🚀 La nouvelle Application Projets est disponible en mode expérimental ! N'hésitez pas à la tester et à partager vos commentaires avec notre Équipe !
L'app Actions offre une vue d'ensemble des tâches en cours et terminées dans l'organisation. La liste des actions vous permet d'organiser, suivre et compléter vos tâches dans les délais.
Qu'est-ce qu'une action ?
Les actions représentent les tâches à réaliser pour vous, les membres et équipes de votre organisation. Chaque action contient l’ensemble des documents et informations qui s’y rapportent. Les actions sont des tâches simples qui ne peuvent généralement pas être décomposées en sous-tâches (Ex : Monter une vidéo pour une prochaine campagne, envoyer des emails à la base client...)
Les actions sont souvent liées à un projet la forme d'une liste de tâches pour être plus faciles à retrouver et à visualiser par tous les membres de l’équipe.
⭐ Astuce : Si une action est récurrente, vous pouvez créer des checklists pour vos rôles.
Les différentes vues de l'app Actions
Mes actions
Par défaut, en accédant à l'app Actions, vous arrivez sur la page Mes actions et verrez celles qui vous sont attribuées en tant que membre ou à vos rôles ou cercles.
Utilisez la liste déroulante Trier par pour filtrer vos actions par ancienneté, ordre alphabétique ou date d'échéance.
Utilisez la barre de recherche pour filtrer vos actions par cercle, rôle ou en utilisant des mots clés.
Actions complétées
Dans cette section, vous avez accès à toutes les actions complétées : les vôtres et de tous les autres membres de l'organisation.
Toutes les actions
Dans cette section, accédez à toutes les actions en cours et complétées de votre organisation. Tous les membres de l’organisation ont accès aux actions des autres membres et cercles pour rapidement identifier qui fait quoi.
Trier et filtrer les actions
Vous pouvez trier et filtrer les actions :
Utilisez la liste déroulante Trier par pour trier les actions par ordre alphabétique, chronologique ou par date d'échéance.
Utilisez la barre de recherche pour filtrer les actions par cercle, rôle, statut (complété ou en cours) ou en utilisant des mots-clés.
Ajouter une carte action
Les cartes d'action contiennent une grande variété d'informations utiles. Une action représente simplement une tâche qui doit être complétée. Tous les membres du cercle peuvent ajouter, suivre et marque des tâches comme complétées pour leur cercle.
Créez une action directement depuis l'app Actions :
Ou depuis l'onglet Actions de la page du rôle ou du cercle :
Une fois l'action créée, complétez ses informations :
Titre : Choisissez des titres de cartes d'action courts pour faciliter la compréhension du résultat attendu.
Description : Ajoutez des détails sur l'action ou donnez des instructions claires.
Le panneau latéral de la carte vous offre encore plus d'options :
Cercle : Sélectionnez l'équipe assignée à l'action.
Rôle ou Membres : Assignez un rôle ou des membres aux cartes actions pour visualiser facilement qui fait quoi et ce qu'il reste à faire.
Date d'échéance : Ajoutez une date à l'action pour respecter les délais. (Voir plus)
Pièce jointe : Ajouter des documents depuis votre ordinateur ou bien un lien vers Dropbox, Google Drive et OneDrive. (Voir plus)
Activité : Des commentaires peuvent être ajoutés aux cartes pour collaborer et communiquer avec les autres membres du cercle (n'hésitez pas à mentionner un ou des rôles). Le flux d'activité est une chronologie de tous les commentaires et actions effectuées sur une carte. (Voir plus)
Accès et confidentialité des actions
Par défaut, tous les membres de l'organisation peuvent consulter les actions de tous les cercles, même ceux dont ils ne font pas partie (sauf les membres inactifs) mais seuls les membres du cercle peuvent opérer sur les actions de leur cercle (ajouter, modifier, cocher et supprimer les actions).
Si un cercle travaille avec des informations confidentielles, un gestionnaire de cercle ou administrateur peut rendre la liste d'actions du cercle privée pour qu'elle ne soit accessible qu'aux membres du cercle.
Les actions en réunion
Lors des réunions de cercle, les actions des rôles et membres du cercle peuvent être revues par ceux-ci, le plus souvent lors des réunions de triage.
Le modèle de réunion doit soit contenir l'étape Actions, soit contenir l'étape Agenda qui elle-même peut inclure les actions. Vous devez être membre du cercle pour lequel la réunion est programmée.
Intégration avec d’autres outils
Si vous utilisez Omnifocus ou Todoist comme outil de gestion des tâches personnelles, vous pouvez lier l'une de ces applications en quelques clics.
L'intégration d'Holaspirit avec un outil externe vous permet d'envoyer automatiquement les actions créées sur Holaspirit vers l'application.
