Publicaties & processen
De Publicaties-app helpt de samenwerking tussen teams te verbeteren, biedt begeleiding en ondersteunt teamprestaties door informatie gemakkelijk toegankelijk te maken op een gemeenschappelijke locatie
Zoals bekend wordt het bijhouden van juiste en overzichtelijke documentatie beschouwd als een van de beste manieren om chaos te voorkomen en procedures doeltreffend en samenhangend te houden. Daarom is het belangrijk processen te documenteren om zo een leidraad te bieden voor hoe taken van begin tot eind moeten worden uitgevoerd. Het beschrijft de te volgen stappen om activiteiten te stroomlijnen en af te stemmen op wat er in je organisatie wordt verwacht.
Simpel gezegd zorgen processen ervoor dat de juiste dingen op het juiste moment door de juiste mensen worden gedaan!
*
Voordeel van processen
Processen in je organisatie toepassen heeft de volgende voordelen:
Optimalisatie & samenhang
Inefficiëntie kan zo worden opgespoord. Door na te gaan welke processen verbeterd moeten worden, ontstaan nieuwe procesoplossingen om de efficiëntie te verhogen en tijd en middelen te besparen.
Kennis delen
Het is belangrijk om een overzicht bij te houden van processen die slechts bij een paar mensen bekend zijn. Als iemand de organisatie verlaat, vertrekt de proceskennis namelijk meestal mee. Met dit soort documentatie kan kennis worden vastgelegd en gedeeld met andere organisatieleden om de samenwerking en transparantie te verbeteren en mensen te ondersteunen bij veranderingen.
Opleiding & inwerken
Interne documentatie helpt nieuwe leden hun rol(len) te begrijpen, inzicht te krijgen in wat er van hen wordt verwacht en hoe de organisatie werkt en vertrouwd te raken met de processen waarbij ze betrokken zullen zijn. Transparantie maakt van onboarding een fluitje van een cent!
Samengevat is procesdocumentatie waardevol bij het standaardiseren en opschalen van de aspecten die al goed werken, het ontwikkelen van manieren om de aspecten die niet goed werken te optimaliseren en het delen van die informatie met anderen.
*
Stapsgewijs: procesdocumentatie opstellen
Als je met een schone lei begint en er geen processen van kracht zijn binnen je organisatie, zul je waarschijnlijk een procedure moeten doorlopen die procesverkenning wordt genoemd. Door leden die deel uitmaken van een proces hierbij te betrekken, kun je bepalen wat belangrijk is en wat in de praktijk werkt!
🎯 Stap 1: “Waarom” en “hoe” bepalen
Bepaal welk proces gedocumenteerd moet worden door het doel en toepassingsgebied ervan vast te stellen: bepaal waarom en hoe het proces de organisatie ten goede komt. Bepaal ook wat het gewenste resultaat moet zijn en maak een lijst van de middelen die nodig zijn om elk van de stappen uit te voeren.
📝 Stap 2: Stappen vastleggen
Verzamel alle informatie over de processtappen van begin tot eind en leg het beginpunt vast. Zodra dat vastligt, volgt de rest vanzelf zolang je maar de juiste vraag stelt! Wat volgt daarna? Wie doet dit? Hoe weet je wanneer het voltooid is?
🙋 Stap 3: Wie is betrokken?
Bepaal welk(e) lid (leden), rol of cirkel verantwoordelijk zal zijn voor het uitvoeren van de procestaken. Het is belangrijk dat mensen weten wie wat doet om het proces doelgericht en efficiënt te laten verlopen.
💬 Stap 4: Pak het grondig aan
Inventariseer en anticipeer op mogelijke risico's en voeg controlemomenten toe om het proces te bewaken. Door metingen in te stellen om de effectiviteit te bepalen, kun je het proces verbeteren.
✅ Stap 5: Review and test
Haal alle betrokkenen erbij en bekijk samen het proces dat je hebt gedocumenteerd. Zodra het is opgesteld en goedgekeurd, test je het proces en kijk je of je iets over het hoofd hebt gezien!
*
Hoe kan Publicaties helpen bij procesdocumentatie?
Processen in je organisatie documenteren is alleen nuttig als ze worden bijgewerkt, gelezen en uitgevoerd. De Publicaties-app helpt ervoor te zorgen dat de tijd die je investeert in het documenteren van processen niet wordt verspild doordat het voor leden gemakkelijk wordt gemaakt om te vinden wat ze zoeken, deel te nemen aan de totstandkoming van processen en eraan samen te werken!
Met de Publicaties-app kun je het volgende doen:
👉 Gemakkelijk toegankelijk en te doorzoeken
Alle documenten zijn terug te vinden op één plek en gemakkelijk te vinden met behulp van in kleur gecodeerde categorieën en filters.
👉 Actief samenwerken
Werk in real time samen met je teamgenoten om documenten op te stellen en te bewerken, zowel tijdens overleg als asynchroon. Laat reacties achter en gebruik de mogelijkheid tot communicatie om productief samen te werken aan wat belangrijk is.
👉 Zorg ervoor dat het interessant is
Omdat een beeld meer zegt dan duizend woorden, kun je je documenten personaliseren met afbeeldingen en de structuur ervan naar wens opbouwen.
👉 Houd alles up-to-date
Stel evaluatiedatums in en bekijk het activiteitenlogboek van elk document om te zien wie eraan heeft gewerkt, wat er is uitgevoerd en wanneer.
👉 Vraag formele goedkeuring aan je team
Gebruik besluitvorming op basis van toestemming via asynchrone voorstellen zodat je team snel de wijzigingen in documenten kan bekijken en goedkeuren.
Bijgewerkt op: 14/04/2025