La Réunion de Triage est un processus emprunté à l'Holacratie.
Elle permet de :
Faire un état des lieux sur le travail opérationnel du cercle, un point sur les projets et actions en cours et leur avancement.
Transformer les points bloquants concrets (appelés « tensions ») en prochaines actions.
La Réunion de Triage a généralement lieu toutes les semaines, voire tous les jours en fonction de l'activité de l'organisation. Au cours de ces réunions, les équipes peuvent créer de nouvelles actions, projets ou préparer des tensions de gouvernance. Elles sont aussi un moyen de partager des informations, des mises à jour ou des demandes aux autres rôles du cercle, et ce pour discuter des sujets à l'ordre du jour et lever les obstacles afin que le travail puisse avancer.
Alors que la Réunion de Gouvernance traite des problématiques de structure du cercle, la Réunion de Triage se concentre sur le travail opérationnel afin d'aider les équipes à se synchroniser efficacement.
5 étapes clés de la Réunion de Triage
Tour d'inclusion : Un centrage puis un tour de météo rapide permettant à chacun d'exprimer comment il se sent ici et maintenant, en quelques mots, pour s'ancrer dans la réunion.
Checklists : La revue de la Checklist permet à chaque rôle de dire s'il a complété ou non certaines actions récurrentes jugées utiles à suivre par l'équipe. Par exemple : "ai-je mis à jour le statut de mes projets ?" Chacun son tour dit "check" ou "pas check". Cette checklist peut évoluer d'une réunion à une autre, en fonction des besoins du cercle.
Indicateurs : Dans la même logique, la revue des indicateurs permet à chaque rôle du cercle, au travers d'indicateurs clés préalablement établis, d'avoir une vision globale de la performance du cercle : "où en sommes-nous aujourd’hui ?" Le rôle qui donne la valeur de l’indicateur peut, s’il le souhaite, commenter très brièvement.
Projets : Les nouvelles sur les projets permettent à chaque rôle de faire un point sur les actions et projets importants à partager avec les autres rôles : ce qui s'est passé depuis la dernière fois, ce qui a été fait et ce qui est en cours. On ne partage que l'essentiel à connaître par tous et de façon synthétique. Les projets sont mis à jour dans le kanban de projets.
Agenda : Il s'agit là de l'étape essentielle de la réunion, le but étant de construire l'ordre du jour. Les membres peuvent ajouter des questions de triage pour en discuter à raison d'une à la fois. Le secrétaire de la réunion est en charge d'ajouter un élément à chaque tension apportée au cours de la réunion. Le secrétaire peut également revenir sur les points traités en réunion et les modifier.
Tour de clôture : Il fournit un espace pour que chacun puisse partager ses commentaires et ressentis sur la réunion.
📌 Note : En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier la structure de votre réunion en modifiant les modèles de réunion. Consultez cet article pour plus d'informations.