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Dans une organisation agile, les individus s’engagent à remplir un ou plusieurs rôles pour un temps, avant d’en prendre de nouveaux en fonction des opportunités qui se présentent. Chaque membre organise son temps et ses missions de façon autonome.
Cette pluralité des rôles et cette autonomie tendent à créer un manque de visibilité sur les ressources réellement disponibles sur le rôle. Par exemple, une personne peut être associée à 4 rôles dans l’organisation et focaliser 80% de son temps aux missions d’un rôle en particulier. Ainsi, 10 personnes associées à un rôle peuvent ne représenter que la moitié d’un Équivalent Temps Plein (ETP), s’ils ne passent que très peu de temps sur ce rôle.
Grâce à l’application Temps Passé dans mes Rôles vous disposez de davantage de visibilité sur les ressources et efforts alloués à chaque rôle de l’organisation.
Cette fonctionnalité vous offre la possibilité de :
Saisir le temps approximatif que vous passez dans chacun de vos rôles.
Disposer d’une information sur les ressources engagées dans chaque rôle du cercle exprimées en ETP (Équivalent Temps Plein).
Permettre au rôle en charge de l’assignation au sein du cercle de promouvoir le rôle pour inviter d’autres utilisateurs à venir le remplir.
Permettre aux administrateurs d’exporter ces données au format Excel.
Saisie du temps passé dans chaque rôle
Dans la section Profil, chaque utilisateur peut saisir le temps approximatif qu’il passe dans chacun de ses rôles. La saisie de cette évaluation est réalisée de façon déclarative en pourcentage sur une base Temps Plein ou Temps partiel exprimée en nombre de jours travaillés par mois.
Cliquez sur l'icône de votre profil
Sélectionnez Temps Passé dans mes rôles
Pour chaque rôle, positionnez le curseur de pourcentage à la valeur souhaitée
Un champ Autres est ajusté en conséquence, permettant d’avoir une somme à 100% et représentant le temps passé par l'utilisateur dans d'autres activités.
Les utilisateurs doivent mettre à jour de façon régulière le temps qu’ils passent dans leurs rôles afin d’assurer la pertinence des informations.
Un visuel du temps passé dans les rôles pour chaque utilisateur est visible en cliquant sur le profil du membre dans le module Membres.
Les temps enregistrés sont alors traduits en équivalent temps plein sur la page des rôles et des cercles concernés.
Par exemple, si un utilisateur travaille à Temps Plein et passe 20% dans un rôle, Holaspirit enregistre 20% x 1 = 0,2 ETP sur la page du rôle. Holaspirit considère un mois à 18,5 jours.
📌 Notes :
Un formulaire qui totalise plus de 100% ne peut pas être validé. Dans les autres cas, c’est la valeur "Autres activités" qui s’adapte.
Dans le cas où l'utilisateur se retire d’un rôle ou si son rôle est supprimé, la valeur "Autres activités" s’adapte en conséquence.
Affichage des Equivalent Temps Plein au niveau du rôle et du cercle
Le nombre d’ETP du rôle sont accessibles par tous les membres de l’organisation. Cette information est affichée sur plusieurs pages :
Le nombre d’ETP du rôle est visible sur la page du rôle
Le nombre d’ETP du cercle est visible sur la page du cercle. Il correspond à la somme des ETP des rôles du cercle (les ETP des sous-cercles sont exclus de cette somme).
Une information indique si les membres n'ont pas saisi leurs informations : "Pas de valeur enregistrée".
Promotion des rôles dans le market place
Cette fonctionnalité permet également au cercle de disposer d’informations précieuses sur le nombre d’ETP engagé sur chaque rôle du cercle. Ainsi, le rôle en charge de l’assignation au sein du cercle gagne en visibilité sur les temps de travail sur chacun des rôles et peut ainsi décider des assignations de façon optimale.
Une option permet aussi au rôle en charge des assignations dans le cercle de promouvoir le rôle et inviter les membres de l’organisation à le remplir.
Si aucun rôle en charge des assignations n’est défini pour le cercle, tous les membres du cercle peuvent promouvoir le rôle dans le market place.
Cliquez sur les 3 points en haut à droite du rôle pour lequel vous souhaitez recruter.
Cliquez sur Recruter des membres.
Le rôle est alors visible avec un symbole signalant son statut spécifique
Les utilisateurs ont la possibilité de rejoindre le rôle ou d'y postuler, selon les modes de gouvernance utilisé dans votre organisation.
Exporter les données
L’application Temps passé dans les rôles offre aux administrateurs d’exporter tous les rôles et leurs ETP associés.