Apprendre à connaître les rôles dans Holaspirit

Les rôles sont la base de votre organisation dans Holaspirit.

Un rôle décrit votre ou une de vos activités. A la différence des organisations traditionnelles où vous avez une fiche de poste, vous êtes assignés le plus souvent à plusieurs rôles dans une organisation sur Holaspirit.

Le travail s’organise autour des rôles et non autour des personnes, le tout aligné sur leur raison d'être. Les redevabilités sont clairement définies.

Pourquoi définir clairement les rôles et les responsabilités dans l'organisation ?

Définir les rôles et les responsabilités des membres dans votre organisation est important pour plusieurs raisons.

  • Chacun sait ce qu'il a à faire. Le rôle décrit le travail attendu des uns et des autres. Le rôle fait passer de la posture d’exécutant à celle de contributeur, en mesure d’apporter à l’organisation ce dont elle a besoin pour réaliser sa raison d’être. Il définit les limites, les autorités et les zones d’initiatives de chacun.

  • Tout est fait. Dans des environnements complexes, dans des délais serrés, les tâches passent parfois à la trappe. Lorsque chacun connaît ses responsabilités, ainsi que celles des autres, cela permet de ne rien oublier.

  • Evolution continue. Le rôle apporte de la souplesse, par sa possibilité d’évoluer en fonction des événements et du contexte.

  • Recruter les bonnes personnes pour le poste. Dès le début, le fait de définir clairement les rôles vous permettra d'identifier le type de personnes dont vous aurez besoin, afin de pouvoir cibler et recruter les candidats les plus qualifiés pour le poste.

  • L'équipe coopère plus efficacement. Il y a moins de conflits et de tensions "politiques" lorsque les tâches importantes sont réparties équitablement ou suivies pour s'assurer qu'elles ne sont pas confiées à la même personne. Les membres de l'organisation ont une meilleure compréhension du "qui fait quoi" et comment chacun s'intègre dans la réussite des objectifs. Un environnement respectueux est plus positif, plus collaboratif et plus créatif.

  • La communication est améliorée. Plus besoin de perdre du temps à vérifier ce qui a été fait, qui l'a fait et quand cela devait être fait.


Définir les rôles et les responsabilités

Pour commencer, il y a trois choses que chaque membre d'une organisation doit savoir clairement.

  1. à qui ils doivent reporter

  2. quelles sont leurs responsabilités et les attentes qui en découlent

  3. le niveau d'autorité dont ils ont besoin pour prendre une décision

Il est possible pour une personne d'avoir un ou plusieurs rôles à la fois. De plus, un rôle peut être rempli par plusieurs personnes.

La première étape est simple. Faire la liste des activités de l'organisation et déterminez ce dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs. Vous pouvez dresser une liste simple des personnes présentes dans votre organisation. Créez ensuite une deuxième liste détaillant les rôles et les tâches que votre organisation accomplit. Vous verrez où vous avez un surplus ou un manque d'expertise et vous inclurez les postes que vous n'aviez pas auparavant mais dont vous réalisez maintenant que vous avez besoin, tout en supprimant ceux dont votre organisation n'a plus vraiment d'utilité. Vous pouvez rédiger une première version de votre organigramme sur Holaspirit pour voir comment les différentes équipes de l'organisation interagissent.

Une structure transparente sert de point de départ et aide à mettre en évidence des questions qui n'étaient peut-être pas aussi évidentes auparavant.

Attributs des rôles

La description du rôle représente la feuille de route pour poursuivre la raison d'être de l'organisation. Un rôle est défini par plusieurs éléments :

  • Son nom = un titre évocateur et compréhensible par tous

  • Sa raison d’être = sa mission, la raison pour laquelle il existe

  • Ses domaines de contrôle = périmètre de son droit de regard, par exemple le rôle Finance possède le domaine "budget"

  • Ses redevabilités = activités attendues et importantes

  • Ses documents : la liste de tous les documents attachés au rôle. Vous

    pouvez ajouter des publications et des pièces jointes au rôle pour

    décrire la façon dont il travaille.

  • Checklists, Projets et Actions : Il s'agit des tâches et activités du rôle.
    Les Checklists sont des listes de choses à faire ou de livrables pour le rôle

    sur lesquelles d'autres membres du cercle veulent avoir une visibilité.
    Les Projets représentent un ensemble d'actions à réaliser afin d'aboutir à un

    résultat.
    Les Actions sont des tâches simples et singulières à réaliser par le rôle.

  • Gestion et indicateurs de performance : Il est également important de définir comment la personne assigné rôle est évaluée par rapport à ses performances. Quels sont les indicateurs à suivre ? Quels sont les objectifs et résultats clés (OKRs) du rôle ?


Communiquer sur les rôles et les responsabilités

La page des rôles permet à chacun d'identifier les rôles qu'il occupe, de comprendre ses responsabilités et de consulter tous les rôles de l'organisation. Cette vue vous permet d’obtenir une vision claire des responsabilités et attentes de chacun.

La transparence est clé. Tous les membres ont accès par défaut à l'organigramme et à tous les rôles de l'organisation.


Les différents types de rôle

  • Rôle structurel : Un rôle qui est identifié comme ayant un statut spécial pour votre organisation. Il peut s'agir d'un coordinateur, d'un rôle de porte-parole du cercle. Pour les modèles de gouvernance partagée (comme Holacracy, Sociocracy), le leader du cercle, le représentant du cercle, le secrétaire et le facilitateur sont des rôles structurels, par exemple.

  • Rôle modèle : Un rôle qui est présent dans plusieurs cercles de votre organisation. Pour gagner du temps, vous pouvez créer des rôles modèles et facilement les importer dans l'organigramme de votre organisation.

  • Leader de cercle : Bien que le travail au sein d'une équipe agile s'accompagne d'une grande autonomie, vous pouvez sélectionner un rôle qui agira comme un leader du cercle pour faire des évaluations de performance et coacher les membres du cercle.

  • Représentant du cercle : Les administrateurs et les membres du cercle peuvent choisir un certain rôle pour les représenter auprès du cercle parent. Il peut s'agir d'un rôle doté de responsabilités particulières, qui agit en tant que porte-parole du cercle lorsqu'une question dépasse le cadre du cercle.

  • Rôle élu : Les rôles peuvent être configurés comme étant élus, ce qui signifie que le détenteur du rôle est élu pour une période. Vous pouvez choisir la durée du mandat.

  • Rôle transversal : Un rôle qui est invité par un autre cercle à participer aux décisions et aux opérations. Il crée un pont entre deux cercles avec une copie du rôle dans le cercle qui fait la demande, améliorant ainsi le partage des compétences.


Une organisation qui évolue

Un rôle n'est pas une description de poste, il est dynamique et évolue en fonction des besoins de l'organisation.

Les rôles sont mis à jour régulièrement afin de s'adapter à un environnement en constante évolution.

Le changement organisationnel peut prendre de nombreuses formes. Il peut impliquer un changement de la structure de l'entreprise, de la stratégie, des politiques... Tous ces éléments font référence au changement de gouvernance dans Holaspirit.

Contrairement à la vision traditionnelle et hiérarchique, chaque membre assigné à un rôle dans l'organisation a son mot à dire sur la structure organisationnelle et peut suggérer une évolution dans Holaspirit, garantissant que votre "organigramme" reste à jour.


Qu'est ce qu'un membre d'un rôle peut faire ?

En tant que membre d'un rôle, vous avez l'autorité nécessaire pour prendre n'importe quelle action que vous pensez être utile afin de remplir la raison d'être de votre rôle. Cependant, vous ne pouvez pas impacter un domaine possédé par un autre rôle, à moins que ne soyez autorisé à le faire (par une politique).

Vous pouvez facilement consulter l'autorité d'un rôle et identifier rapidement si vous êtes en position de prendre une décision. En tant que membre structurel d'un rôle, vous pouvez :

  • Modifier vos rôles

  • Participer aux réunions des cercles dont vous être membre

  • Créer des projets, des checklists et des actions pour vos cercles et vos rôles

  • Créer, modifier, supprimer les indicateurs et les OKRs pour vos cercles et vos rôles

  • Attachez des documents à vos rôles

  • Enregistrer vos tensions et soumettre des propositions


Voir aussi

Comment ajouter un rôle ou cercle ?

Assigner ou retirer les rôles

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