Guide de démarrage pour les Utilisateurs

🎉 Bienvenue sur Holaspirit ! Nous voulons que votre prise en main de Holaspirit soit aussi simple et rapide que possible. C’est pourquoi nous avons rassemblé dans cet article toutes les informations essentielles pour faire vos premiers pas sur la plateforme.

Que trouve-t-on sur Holaspirit ?

Pour faciliter votre travail au quotidien, favoriser la collaboration et la transparence, Holaspirit vous donne accès à des outils simples à utiliser.

Découvrez les différents modules disponibles sur votre plateforme :

• Gouvernance : Naviguez facilement dans votre organisation et accédez à vos rôles et cercles.
• Propositions : Enregistrez, consultez et soumettez des propositions à votre équipe pour adapter la structure et les rôles de votre organisation. Cette interface permet à tout utilisateur de consulter les propositions et de participer au processus décisionnel de son cercle.
• Projets : Organisez et suivez vos projets.
• **Objectifs et Résultats Clés (OKR)** : Alignez-vous sur les priorités des cercles grâce aux OKR liés aux rôles et projets.
• Boîte de réception : Il s’agit de votre espace personnel pour capturer rapidement des éléments, afin de les sortir de votre esprit, puis de les traiter seul ou en équipe.
• Réunions : Retrouvez-vous en temps réel avec les membres de votre cercle.
• Membres : Parcourez l’annuaire de votre entreprise et consultez les rôles, projets… sur lesquels travaillent vos collègues.
• Profil : Gérez les paramètres de votre compte et vos préférences de notification.

Accès et authentification

Commencez par vous connecter à Holaspirit :

1. Rendez-vous sur https://app.holaspirit.com/auth
2. Saisissez votre adresse email et votre mot de passe
3. Cliquez sur Se connecter

👉 En savoir plus sur l’accès et l’authentification

Complétez votre profil

Les autres membres de votre organisation peuvent consulter votre profil, tout comme vous pouvez voir le leur. Ajoutez des informations sur vous pour mieux communiquer sur votre rôle et vos activités auprès de votre équipe !

1. Cliquez sur votre icône de profil en bas du menu de navigation gauche
2. Cliquez sur Mon compte
3. Vous pouvez ajouter et mettre à jour les informations de votre profil (photo, nom, numéro de téléphone, localisation, compétences, biographie, etc.)

👉 En savoir plus sur la mise à jour du profil

Choisissez la langue de votre plateforme

Pour configurer la langue de votre plateforme :

1. Cliquez sur votre icône de profil et sélectionnez Mon compte
2. Allez dans l’onglet Paramètres
3. Choisissez la langue souhaitée dans la liste déroulante Langue de la plateforme
4. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer

👉 En savoir plus sur le choix de la langue de la plateforme

Gérez vos préférences de notification

En tant que membre d’un cercle, vous recevrez des notifications par email concernant différentes activités dans votre cercle :

• Résultats de réunions
• Publications & stratégie
• Réunions planifiées
• Réunions à venir

Pour définir vos préférences :

1. Cliquez sur votre icône de profil et sélectionnez Mon compte
2. Allez dans l’onglet Notifications
3. Choisissez le cercle à configurer via la liste déroulante
4. Cochez ou décochez les cases selon les événements pour lesquels vous souhaitez (ou non) recevoir des notifications

👉 En savoir plus sur la gestion des notifications

Familiarisez-vous avec vos rôles

En tant que membre de l’organisation, vous êtes affecté à un ou plusieurs rôles sur Holaspirit. Les rôles permettent de structurer le travail sans recourir à une description de poste classique, mais avec une raison d’être explicite et des redevabilités claires.

À quoi sert un rôle ?

• Il décrit le travail attendu de ses membres
• Il définit les limites, autorités et champs d’initiative de chacun
• Il apporte de la clarté sur "qui fait quoi" et "qui décide quoi"
• Il favorise la flexibilité, avec des ajustements faciles selon le contexte de l’organisation

Pour consulter vos rôles, rendez-vous dans le module Gouvernance et cliquez sur la section Rôles. Vous aurez accès à deux vues :

• Mes rôles : regroupe tous vos rôles pour vous aider à identifier votre périmètre dans l’organisation
• Tous les rôles : vous donne une vue d’ensemble des rôles de l’organisation, pour savoir sur quoi travaillent les autres membres

👉 En savoir plus sur la consultation des rôles

Mettez à jour vos rôles

Un rôle est composé de 7 sections permettant de partager des informations et de suivre ses activités :

• Aperçu : inclut la Raison d’être (toutes les activités que le rôle peut faire), un ou plusieurs Domaines (activités que les autres rôles ne peuvent pas faire sans autorisation), des Redevabilités (activités que le rôle doit réaliser) et des Politiques.
• Documents : regroupe les documents utilisés par le rôle. Vous pouvez y ajouter des publications ou pièces jointes pour décrire des processus ou clarifier les missions du rôle.
• Activités : suit toutes les modifications et mises à jour du rôle (par qui, quoi, quand).
• Indicateurs : permettent de suivre la performance du rôle. Vous définissez les indicateurs pertinents ainsi que leur fréquence de suivi.
• Listes de vérification : rappels des actions récurrentes à effectuer. Elles aident à ne rien oublier dans le suivi des processus.
• Projets : vous pouvez organiser vos projets sous forme de tableau Kanban pour en suivre la progression et la partager avec votre équipe.
• Sous-tâches : pour mieux organiser vos tâches dans les rôles et recevoir des rappels.

👉 Les indicateurs, checklists et projets peuvent être passés en revue avec les membres de votre cercle lors des réunions tactiques.

Besoin d’aide ?

Contactez-nous via notre chat en direct. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ? N’hésitez pas à joindre notre équipe support !

Mis à jour le : 03/06/2025