👉 Les modèles de réunion personnalisés sont inclus dans les plans Rise, Scale et Enterprise. En savoir plus !
Holaspirit vient en support de deux types de réunion par défaut (les réunions de triage et les réunions de gouvernance), mais vous pouvez également élaborer votre propre structure de réunion en créant des modèles de réunion réutilisables qui capturent vos rituels d’équipe.
Créer et personnaliser un modèle de réunion
👤 Seuls les Administrateurs peuvent créer et gérer les modèles de réunion.
Depuis votre icône de profil, sélectionnez Administration
Faites défiler jusqu'à la section Réunions dans le menu de gauche
Cliquez sur Ajouter un modèle de réunion
Personnaliser votre modèle de réunion
Cliquez sur Ajouter une étape et sélectionnez l'étape souhaitée. Recommencez pour ajouter les étapes de votre choix. Vous pouvez les réorganiser les avec un simple glisser-déposer
Vous pouvez créer des étapes personnalisées en sélectionnant Étape personnalisée dans le menu déroulant
⭐ Astuce : Ajoutez une étape personnalisée à votre modèle pour avoir un espace dédié aux notes de réunion officielles !
Une partie cruciale de la réunion est l'étape Agenda : elle permet de discuter et de traiter les tensions. Le secrétaire de la réunion peut créer les prochaines actions et éléments comme résultats à la tension, pour responsabiliser les membres et faire avancer les choses !
Les résultats de tension peuvent être : une nouvelle checklist, action, indicateur, projet, OKR, des éléments de gouvernance (élection, ajout d'un rôle...) ou proposition.
Pour définir les résultats disponibles dans l'étape Agenda :
Cliquez sur Ajouter une étape et sélectionnez Agenda
Cliquez sur l'icône "+" pour sélectionner les résultats que vous souhaitez inclure dans votre réunion
📌 Note : Si aucune activité n'est sélectionnée dans l'étape Agenda, vous verrez les tensions ajoutées par les membres et le secrétaire du cercle sans pouvoir y ajouter d'évolutions.
Cliquez sur Créer lorsque vous avez terminé
👉 Votre modèle de réunion est maintenant enregistré et peut être utilisé par tous les utilisateurs de votre organisation lors de la création d'une nouvelle réunion !
Modifier ou supprimer un modèle de réunion
Pour modifier un modèle de réunion :
Allez dans le menu Administration
Faites défiler jusqu'à la section Réunions dans le menu de gauche
Cliquez sur les 3 points à côté du modèle et sélectionnez Modifier le modèle de réunion
Vous pouvez choisir d'ajouter, de supprimer, de modifier ou de déplacer les étapes, d'éditer ce qui est inclus dans l'étape Agenda ou de renommer le modèle.
Cliquez sur Enregistrer
Pour supprimer définitivement un modèle de réunion, sélectionnez simplement Sup
Activer et désactiver un modèle de réunion
Vous pouvez choisir d'activer les modèles souhaités afin d'autoriser tous les utilisateurs de votre organisation à les utiliser pour planifier ou ouvrir des réunions pour leur cercle.
Si vous désactivez un modèle, il sera conservé parmi les autres modèles de réunion, mais n'apparaîtra pas pour les utilisateurs lors de la création d'une réunion.
📌 Note : Vous pouvez décider d'activer et de désactiver les modèles à tout moment.
Comment utiliser les modèles de réunion ?
Lors de la création d'une réunion, sélectionnez le modèle qui correspond à la structure de votre réunion !
Dans l'app Réunions, cliquez sur Ajouter une réunion
Sélectionnez le modèle désiré dans la liste déroulante
Sélectionnez le cercle de la réunion
Remplissez l'ensemble des champs demandé
Cliquez sur Planifier ou Ouvrir la réunion maintenant pour valider
