Les réunions avec vos équipes restent le meilleur moment pour créer de l'alignement et partager l'information afin de garantir une transparence optimale.

Si les organisations dont les réunions d'équipe sont fluides ont plus de chances d'être efficaces et productives de manière générale, l'inverse est également vrai. Lorsqu'elles sont mal gérées, ces réunions de travail peuvent être une grande perte de temps. C'est pourquoi il est essentiel de communiquer clairement sur l'objet de la réunion, son ordre du jour, ses objectifs et les résultats attendus.

Une réunion bien organisée a un ordre du jour défini. Les réunions d'équipe étant généralement récurrentes (hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, etc.), vous devriez investir dans la création d'un modèle d'ordre du jour qui énumère les étapes récurrenttes. Ainsi, vous serez toujours prêt pour votre prochaine réunion.

Holaspirit offre une plateforme pour gérer vos réunions. Vous pouvez :

Il est important de définir les objectifs que vous souhaitez obtenir d'une réunion afin de maximiser la productivité. Par exemple : obtenir des rapports d'avancement sur des projets, solliciter les idées de votre équipe, prendre des décisions de gouvernance...

C'est à vous de définir les détails de votre objectif. L'important est que celui-ci soit clairement identifié, documenté et communiqué.

Il existe 3 modèles de réunions intégrés dans Holaspirit pour vous aider dans la conduite vos réunions :

Le contenu de vos réunions comprendra probablement plusieurs mêmes éléments. Plutôt que d'ajouter ces éléments manuellement à chaque nouvelle réunion, vous pouvez créer un modèle :

Il va sans dire que des étapes de réunion claires permettent à votre réunion d'être efficace et productive. Sélectionnez les étapes de vos réunions et organisez le déroulement de votre réunion.

Les réunions productives se terminent généralement par des activités assignées.

En ajoutant une étape de réunion, vous pouvez les définir clairement et responsabiliser les personnes assignées.

Vous pouvez créer des activités telles que :

Vous pouvez également ajouter une étape personnalisée à votre modèle comme espace dédié aux notes officielles de la réunion. Celles-ci resteront accessibles en permanence dans la section Rapports. Pour chaque réunion, vous souhaiterez probablement désigner un preneur de notes ou un secrétaire officiel.

Les éléments courants des étapes personnalisées sont les suivants :

Après avoir créé votre modèle, vous pouvez rapidement en faire le cadre de n'importe quelle réunion.

Dans l'app Réunions, ouvrez une réunion et sélectionnez votre modèle.

Une fois le modèle défini pour chaque réunion à venir, vous pourrez renseigner l'objectif et l'ordre du jour. Vous pouvez ensuite communiquer sur la réunion auprès des participants pour qu'ils l'examinent au préalable.

Voir aussi : Comment créer des modèles de réunion

Nous pourrions étendre cette fonctionnalité à d'autres cas d'utilisation, et nous attendons avec impatience de travailler avec la communauté Holaspirit afin de faire de cette ressource une opportunité pour les équipes autogérées. Vous pouvez vous adresser à [email protected] ou nous envoyer un message in-app pour demander de nouveaux modèles de réunion.

Les réunions bien gérées commencent à l'heure. Cela signifie que tous les participants doivent être prêts.

Avec Holaspirit, il est facile de partager avec les membres toutes les informations relatives à votre réunion.

Tous les membres du cercle peuvent programmer de nouvelles réunions, en définir la fréquence et la durée.

N'oubliez pas d'ajouter un lieu de vidéoconférence à votre réunion.

Lorsque les réunions été programmées à l'avance, les membres du cercle peuvent également les synchroniser avec leurs calendriers personnels Google, iCal ou Microsoft afin de ne rien manquer.

Tous les membres participants à la réunion doivent être préparés. Les ordres du jour de réunion les plus efficaces sont collaboratifs, permettant ainsi à tous les participants d'y contribuer. Le but est d'obtenir des réunions plus courtes et plus intéressantes.

Pendant les réunions, chacun peut ajouter ses propres points à l'ordre du jour. De plus, cela permet de préparer votre tension à l'avance afin de maximiser l'efficacité de la réunion, chacun pouvant ainsi aborder ses sujets.

Chacun peut partager ses points à l'ordre du jour avant le début de la réunion. Chaque membre peut ajouter sa tension, ou en créer une nouvelle pour la réunion prévue. Vous aurez ainsi une idée plus précise du contenu des discussions de la réunion et pourrez organiser l'ordre du jour à l'avance.

Réunir les membres pour une réunion nécessite des ressources et des engagements logistiques. Pour que cela en vaille la peine, les participants doivent quitter la réunion avec des actions assignées claires et comprendre de quelle façon l'action qui leur a été assignée contribue à atteindre des objectifs plus larges.

Une fois que des livrables ont été définies, le secrétaire de la réunion peut les créer en temps réel et les attribuer aux membres du cercle.

La fin d'une réunion signifie qu'une décision a été prise, qu'une conclusion a été tirée ou que des idées ont été générées. Dans tous les cas, ces décisions, conclusions ou idées doivent guider vos prochaines étapes.

Les rapports de réunion sont centralisés et partagés dans Holaspirit dans la page Rapports. Les rapports de réunion capturent les idées de la réunion pour garder votre équipe alignée et s'assurer que d'autres membres de l'organisation pourront bénéficier des informations mentionnées pendant la réunion. Chaque étape de la réunion est automatiquement sauvegardée pour vous faire gagner du temps !

Le rapport de réunion est envoyé par mail à tous les membres du cercle à la fin de chaque réunion. Vous pouvez également partager ces rapports par le baisis de l'outil de communication utilisé par votre entreprise, tel que Slack ou Talkspirit.

Avec l'aide d'agendas de réunion solides, la productivité augmente et le désengagement diminue.