👉 Boîte de réception et les tensions sont liées à l'app Réunions, inclus dans les plans Rise, Scale et Enterprise. En savoir plus !
Le secret d’une réunion réussie tient en grande partie au temps consacré à sa préparation. Mieux elle est préparée, plus elle est productive. Une réunion doit comporter un ordre du jour établi. Il donne les thématiques et les sujets qui doivent être discutés et/ou décidés.
Pour engager les participants dans la préparation de la réunion, Holaspirit permet à chaque membre d'un cercle d'ajouter ses points à l'ordre du jour des prochaines réunions en avance.
Établir un ordre du jour de manière collaborative permet :
Aux membres d'un cercle de préparer la réunion en avance et ainsi de s'assurer que leurs besoins seront bien pris en compte.
Au Secrétaire et au Facilitateur de réunion d'organiser l'ordre du jour et d'avoir accès aux tensions et propositions du cercle en avance.
👤 Vous devez être membre du cercle pour lequel la réunion est planifiée et le modèle de réunion doit contenir l'étape Agenda.
Ajouter un point à l'ordre du jour à une réunion programmée
Si vous souhaitez partager ou discuter d'un sujet avec votre cercle, vous pouvez ajouter votre idée en tant que point à l'ordre du jour de la réunion.
Dans le module Réunions :
Cliquez sur la réunion de votre choix
Cliquez sur le bouton Ajouter un point à l'agenda
Capturez ce que vous souhaitez partager, votre point sera automatiquement enregistré après avoir tapé le titre et sera affiché dans l'Agenda de la réunion
Vous pouvez également ajouter un point à l'agenda en cliquant sur l'icône "+" à côté de la réunion et en sélectionnant votre prochaine action.
Importer une tension à une réunion programmée
Grâce au module Boite de réception, vous pouvez ajouter et revoir vos tensions pour les importer comme point à l'ordre du jour en avance des réunions de gouvernance et de triage.
📌 Note : Selon le terme défini dans votre organisation, une tension peut également être appelée "Driver", "Spark" ou "Note" dans le module Boite de réception.
Dans le module Réunions :
Cliquez sur la réunion de votre choix.
Pour les réunions de gouvernance, cliquez sur Importer, puis Tension
Pour les réunions de triage, cliquez sur Importer une tension
Sélectionnez la tension que vous souhaitez importer dans la liste déroulante
Vous pouvez également importer votre tension directement depuis le module Boite de réception en utilisant le bouton Apporter en réunion.
📌 Notes :
Les tensions affichées dans la liste déroulante sont celles enregistrées dans le module Boite de réception et qui ont, soit été assignées au cercle auquel la réunion est destinée, soit qui n'ont été assignées à aucun cercle.
Une fois importée dans une réunion, votre tension n'apparaîtra plus dans le module Boîte de réception.
Tous les membres du cercle peuvent lire votre tension avant la réunion.
Importer une proposition à une réunion programmée
Les réunions de gouvernance sont le meilleur endroit pour discuter des évolutions inhérentes à votre cercle avec votre équipe avant de les mettre en œuvre.
⚠️ Le modèle de réunion doit inclure l'étape Agenda permettant de traiter les éléments de Gouvernance.
Vous pouvez importer les propositions que vous avez créées et enregistrées dans votre module Propositions ainsi que celles que vous avez déjà soumises de manière asynchrone à votre cercle. Vous trouverez plus d'informations sur la création, la soumission et le suivi des propositions dans cet article.
Pour importer votre proposition (sauvegardée ou déjà soumise) à la réunion :
Accédez au module Réunions et cliquez sur la réunion de votre choix
Cliquez sur le bouton Importer puis choisissez Proposition
Sélectionnez la proposition que vous souhaitez importer dans la liste déroulante
Vous pouvez également importer votre proposition directement depuis le module Propositions en utilisant le bouton Apporter en réunion.
Modifier ou supprimer un point de l'ordre du jour d'une réunion programmée
Pour modifier votre point à l'ordre du jour, cliquez directement dessus et apportez vos modifications. Elles seront automatiquement enregistrées.
Pour supprimer votre point à l'ordre du jour, cliquez sur la croix à côté.
Ordonner des points de l'ordre du jour avant une réunion programmée
Accédez à l'application Réunions
Cliquez sur la réunion de votre choix
Faites glisser et déposez les éléments de l'ordre du jour qui ont été importés auparavant
