Inbox: een overzicht
Inbox is geïnspireerd op David Allens productiviteitsmethode Getting Things Done en vormt de plek waar je al je spanningen kunt noteren, zodat je ze achter je kunt laten en later kunt beslissen wat je ermee gaat doen.
Vanuit Inbox kun je het volgende doen:
Spanningen vastleggen die je moet aanpakken. Dit kan gaan van een gelegenheid om iets te verbeteren tot een endemische kwestie die binnen de organisatie aandacht verdient.
Verwerk wat je hebt vastgelegd in duidelijke en concrete actiestappen:
Als je weet hoe je je spanningen moet verwerken, kun je ze snel omzetten in acties, projecten, OKR's of governancevoorstellen.
Als je een spanning met je team wilt bespreken, kun je de spanning gewoon inbrengen bij het volgende overleg en er een agendapunt van maken.
Met Inbox kun je snel organiseren en snellere, betere beslissingen nemen om meer werk gedaan te krijgen!
Quick tip: Evalueer je spanningen en neem regelmatig je lijsten door om te zorgen dat alles op tijd behandeld wordt.
Ga naar:
Wat is een spanning?
📌 Opmerking: Afhankelijk van de formulering in je organisatie voor Inbox kan een spanning ook "Driver", "Spark" of "Note" genoemd worden. |
Het woord Spanning staat voor drang tot innovatie en verandering! Je kunt het als iets slechts zien, maar dat is het niet! In feite vormt het de brandstof die je nodig hebt voor verandering, verbetering en vernieuwing. Een spanning kun je omschrijven als het verschil tussen de huidige situatie en wat ze zou kunnen zijn. Werkt iets niet optimaal? Spanning. Zie je een kans die je bedrijf niet grijpt? Spanning. Werk dat gedaan moet worden, maar niemand is er verantwoordelijk voor? Spanning.
Een spanning vormt een opportuniteit, een gevoel dat iets anders zou kunnen, zoals een procedure verbeteren, een idee delen, een project uitvoeren...
Binnen je organisatie vliegen frustraties, uitdagingen en ideeën je elke dag om de oren. Hoe we ons voelen, vormt een fantastisch teken voor positieve verandering. Als zich een opportuniteit voordoet, kunnen leden van de organisatie hun spanningen gemakkelijk delen op Holaspirit en de juiste mensen inschakelen om samen de juiste beslissingen te nemen. Ze kunnen deze spanningen bespreken tijdens cirkeloverleg of ze omvormen om actie te ondernemen.
Als je spanningen binnen je rol, cirkel of organisatie bespeurt, is het jouw verantwoordelijkheid om ze te behandelen door er verantwoordelijkheid voor te nemen, de zorgen bij de juiste mensen aan te kaarten en oplossingen aan te dragen. Gebruik de inbox-module om je spanningen te registreren, ze te bewerken en ze om te zetten in projecten, acties en OKR's, of leg ze voor aan je cirkeloverleg.
Spanningen verwerken
Op Holaspirit hoeven beslissingen om spanningen te behandelen niet bekrachtigd te worden door de leiding van de organisatie, en ook niet door consensus binnen de gemeenschap. Een spanning is per definitie privé tot je besluit ze te behandelen. Spanningen kunnen voor onbepaalde tijd in je inbox blijven zitten tot je ze behandelt.
Er zijn een aantal stappen die mensen kunnen nemen om een spanning aan te pakken en positieve veranderingen door te voeren:
Reageren: Wanneer je een probleem of opportuniteit opmerkt, kun je het initiatief nemen om een spanning te creëren of dit aan iemand anders overlaten.
Bespreken: Je kunt om inbreng vragen om de verschillende standpunten over het voorwerp van jouw spanning te beluisteren alvorens actie te ondernemen.
Actie ondernemen: Om de spanning op te lossen, kun je er een actie, een project of een OKR van maken of haar voorleggen aan het overleg van jouw cirkel.
Een spanning kan met andere woorden tijdens een overleg opgelost worden. Als je weet wat de volgende stappen zijn, zet je actie dan om in een actie, project of OKR, of, als je liever het advies van je team vraagt, kun je de spanning op de agenda van het volgende overleg zetten.
Hoe verwerk je je spanning?
Zet je spanning om in een project, actie, OKR of governancevoorstel om. (Meer lezen)
Breng je spanning rechtstreeks vanuit inbox naar je volgende cirkeloverleg. (Meer lezen)
Alle leden kunnen hun eigen spanningen importeren in een overleg wanneer ze er klaar voor zijn: hetzij wanneer het overleg gepland is of wanneer het al geopend is.
Tip: Noteer al je spanningen. Houd je ogen open en noteer je ideeën en opportuniteiten in inbox. Deze module stelt je in staat je spanningen bij te houden, ze te bekijken, ze voor jezelf te houden of ze te behandelen wanneer je daar de behoefte toe voelt. Werken met inbox vormt een innovatieve en efficiënte manier om je gedachten te ordenen. Het verandert de structuur van je organisatie, de manier waarop je beslissingen neemt en de bevoegdheidsverdeling. Het biedt jou de gelegenheid en de tools om elke spanning daadwerkelijk als brandstof te gebruiken.