Inleiding
Holaspirit user club voor OKR's werd opgestart op initiatief van verschillende klanten die graag in contact wilden komen met andere zelfsturende organisaties. Naast actuele informatie over Holaspirit bood deze sessie de gelegenheid om te netwerken met, te leren van en ideeën uit te wisselen met andere gebruikers.
De eerste sessie van user club ging over het OKR-raamwerk.
Mensen uit 10 verschillende landen hebben aan het evenement deelgenomen en hun ervaringen met OKR's gedeeld. Anne Nynke (spreker, trainer & consultant voor Happy and Productive, werkte eerder bij Springest, NL) en Urs Baumgartner (Agile Coach & bedenker van OKR Circle) openden met een inleiding over OKR's en Philippe Pinault (ceo van Holaspirit) lichtte de belangrijkste evolutie van de OKR-module op Holaspirit toe.
De bijeenkomst werd afgesloten met een rondetafelgesprek over de uitwisseling van ervaringen tussen Holaspirit-gebruikers. Veel gesprekken gingen over hoe je voordeel kunt halen uit deze methode, over hoe je het OKR-raamwerk kunt gebruiken in Holacracy en hoe je het kunt inzetten in je bedrijfsvoering.
In dit artikel worden de belangrijkste lessen uit deze gesprekken uiteengezet.
Wat zijn OKR's?
OKR's zijn bedoeld om voor een bepaalde periode de strategie en doelen voor een organisatie en teams te bepalen. OKR heeft twee componenten, de Objective (doelstelling) en de Key Results:
Doelstellingen zijn gemakkelijk te onthouden, kwalitatieve beschrijvingen van wat je wilt bereiken. Dit moet kort en inspirerend zijn om het team te motiveren en uit te dagen.
Key results zijn een reeks indicatoren die je vorderingen op weg naar de doelstelling meten. Alle key results moeten kwantitatief en meetbaar zijn.
De typische structuur van een value-based key result is:
ABC-indicatoren verhogen/verlagen van X naar Y.
Waarbij X de uitgangswaarde vormt (waar we starten) en Y het streefdoel is (wat we willen bereiken).
Wanneer gebruik je OKR's?
Aan het eind van een periode bieden je OKR's een maatstaf om te evalueren hoe goed je je doelstellingen hebt verwezenlijkt. OKR's volgen deze cadanstypes:
Strategische cadans met ambitieuze OKR's voor het hele bedrijf: Jaarlijkse strategische OKR's voor het bedrijf (en misschien ook voor grote BU's)
Tactische cadans met OKR's op kortere termijn voor het team: Per kwartaal/trimester OKR's voor de teams met een evaluatie halverwege het kwartaal
Een doorlopende cadans met regelmatige check-ins om de resultaten te monitoren: (tweewekelijkse) check-ins om de resultaten te monitoren
In Holaspirit kun je OKR's evalueren in een werkoverleg tijdens de indicatorenronde. Zo beoordelen veel van onze klanten momenteel hun OKR's. We zijn echter van plan een specifieke ronde aan de agenda toe te voegen en ook de mogelijkheid te voorzien om overlegsjablonen toe te voegen. Het is aan de leden van de organisatie om de OKR's te evalueren en de voortgang regelmatig bij te werken in Holaspirit.
Toepassing
Gewoonlijk worden OKR's bepaald met behulp van de volgende stappen:
Lead link van de algemene cirkel bepaalt de OKR's voor het hele bedrijf, terwijl hij of zij feedback vergaart bij leden van de organisatie.
Lead link van subcirkel ontwikkelt OKR's voor het team.
Lead links moeten zorgen voor afstemming met andere teams en initiatieven.
Wekelijkse (tweewekelijkse) check-ins om resultaten en initiatieven en toegang te toetsen aan de uitgangswaarde.
Evaluatie van de OKR's halverwege het kwartaal tijdens een tussentijdse OKR-evaluatie.
Aan het eind van de cyclus opgedane ervaringen delen en opnieuw beginnen.
Een aantal tips om aan de slag te gaan met OKR's
Houd de cadans hoog! OKR's definiëren en evalueren kost tijd. Begin vroeg en anticipeer op de doelstellingen voor het volgende kwartaal. Neem de tijd om OKR's te plannen en na elke termijn voldoende te evalueren.
Gebruik OKR's als communicatietool om richting te geven zodat elk lid van de organisatie begrijpt hoe hij of zij kan bijdragen aan de missie. Doeltreffende OKR's worden breed gedragen en moeten door teams en personen goed worden begrepen. Daarom kun je op Holaspirit gemakkelijk over OKR's communiceren met alle leden van de organisatie.
Evalueer de OKR's tweewekelijks. Het is belangrijk om de doelstellingen in het oog te houden.
Blijf flexibel. Het is niet erg om OKR's onderweg te wijzigen.
Weet wat je uitgangswaarde is! Zoek de relevante gegevens en bepaal de nulmeting.
Wees niet te ambitieus! Als je met OKR's begint, wil je natuurlijk dat ze haalbaar zijn. Het verdient de voorkeur om in het begin slechts één OKR per cirkel te hebben voor een duidelijke focus en prioriteitstelling.
Leid nieuwkomers op.
Evalueer en leer.
Toekomstige evoluties op Holaspirit
Wij streven ernaar het beste product te ontwikkelen voor je organisatie.
Dit zijn de evoluties die we hebben gepland:
OKR cascading tree: OKR's kunnen in Holaspirit op elkaar worden afgestemd. Cascadering van OKR's van boven naar beneden helpt om de verschillende cirkels binnen de organisatie af te stemmen op dezelfde overkoepelende doelen. In de toekomst krijg je de mogelijkheid om OKR-afstemming in een grafiek weer te geven en zo beter te begrijpen welke OKR's en projecten bijdragen aan de doelstelling.
Overlegsjabloon: Holaspirit ontwikkelt aangepaste overlegsjablonen waarmee organisaties hun eigen overlegvormen kunnen ontwerpen, inclusief de mogelijkheid om rondes en overlegresultaten in te voeren. Je zult een OKR-ronde kunnen toevoegen om je voortgang tijdens een overleg te kunnen toetsen!
Als je de sessie nog eens wilt bekijken, dan kan dat hier!