Holaspirit is ontworpen om organisaties te helpen flexibeler te worden dankzij zelfsturende, samenwerkende teams, of ze nu hun eigen aangepaste methoden gebruiken of vasthouden aan populaire managementvormen.

Hier volgen enkele manieren waarop Holaspirit bedrijven helpt te functioneren volgens de principes van Sociocracy en hoe het platform je kan helpen deze overgang gemakkelijker en effectiever te maken!

Bij Sociocracy koppelt een organisatie elk van haar functionele of operationele aspecten aan een cirkel. Elke cirkel vertegenwoordigt een groep mensen die de verantwoordelijkheid heeft zijn eigen processen uit te voeren, te meten en te controleren bij het bereiken van zijn doelen.

Hoe: In Holaspirit wordt jouw organisatie voorgesteld aan de hand van geneste en onderling afhankelijke cirkels. Deze visuele weergave zorgt voor transparantie in de organisatiestructuur en het doel van je team. Dankzij een gemakkelijk te navigeren, levend, op rollen gebaseerd organigram vermijd je dubbel werk en onduidelijke verantwoordelijkheden.

Het toestemmingsprincipe is een besluitvormingsmethode waarbij de argumenten om een besluit te nemen centraal staan, wat tot uitdrukking komt in het feit dat geen van de leden een primordiaal en gefundeerd bezwaar tegen dat besluit heeft.

Toestemming betekent niet consensus - het betekent niet dat iedereen het ermee eens is. Het betekent dat niemand weet heeft van een risico dat de organisatie zich niet kan veroorloven te nemen. De cirkel beslist over het beleid en delegeert de uitvoering ervan aan de leden, m.a.w. het delegeert duidelijke domeinen met de vrijheid om te beslissen.

Alle beleidsbeslissingen worden genomen op basis van instemming. Hoewel de cirkel kan instemmen met het gebruik van een andere besluitvormingsmethode (zie dit artikel als je in de hele organisatie een andere besluitvormingsmethode wilt hanteren).

Hoe: Er bestaan twee verschillende besluitvormingsmodi in Holaspirit: die worden governancemodi genoemd. Een Sociocratische organisatie kan in het menu Beheer kiezen voor de toestemmingsmodus. Met de toestemmingsmodus kunnen de leden van de cirkel hun punten behandelen tijdens een overleg. Je kunt zelfs je eigen sjabloon voor de overlegagenda maken). Alle leden van de cirkel ontvangen een bericht wanneer een overleg geopend is en ontvangen een gedetailleerd verslag ervan in hun inbox.

Om de besluitvorming te versnellen en de verzuchtingen van de cirkelleden in duidelijk beleid om te zetten, kunnen de leden van de cirkel beleidsvoorstellen behandelen buiten een beleidsoverleg om. Als een nieuw voorstel wordt gedaan, krijgen alle cirkelleden de kans om in het volgende overleg een bezwaar of een spanning in te dienen.

Deze functies zorgen ervoor dat iedereen die bij de beslissing betrokken zou moeten zijn, inspraak heeft in wat er veranderd wordt, terwijl een bezwaar-of-geen- bezwaar-methode een op toestemming gebaseerde besluitvorming ondersteunt.

Een cirkel staat in verbinding met de hoger gelegen cirkel, en wel op zodanige wijze dat ten minste twee personen (de functionele leider en ten minste één gekozen vertegenwoordiger uit de cirkel) tot de hoger gelegen cirkel behoren en op gelijkwaardige basis aan de hoger gelegen cirkel deelnemen.

Terwijl de meeste bedrijven een strakke top-down organisatiestructuur hanteren (met managers die instaan voor de link van één niveau van de organisatie met het onderliggende niveau), werken Sociocratische organisaties met een tweede link bottom-up. De rol van operationeel leider zorgt voor de leiding en het stellen van prioriteiten top-down, van de hoger gelegen cirkel naar de onderliggende. De vertegenwoordiger gaat na of de beslissingen in de bovenliggende cirkel uitgevoerd kunnen worden in de onderliggende cirkel.

Hoe:

Eerst moet je rolmodellen aanmaken voor de dubbelelink-rollen. Zorg ervoor dat hun verantwoordelijkheden ten opzichte van de cirkels duidelijk omschreven zijn. Bij de cirkelinstellingen in Beheer kun je de rollen definiëren als links tussen de cirkels van je organisatie.

In het geval van Sociocracy verkiezen cirkels personen voor functies, taken en rollen op basis van toestemming en transparantie.

Rollen en Vertegenwoordigers moeten uitdrukkelijk gekozen worden met toestemming van de cirkel die ze vertegenwoordigen. Dit zorgt ervoor dat de organisatie verweven is op basis van instemming en dat de macht in cirkels door de hele organisatie loopt.

Hoe: Er zijn twee manieren om te beslissen welke rollen verkozen dienen te worden in Holaspirit.

Sociocracy kent "procesrollen", die in Holaspirit "kernrollen" heten. Deze kennen vooraf vastgelegde rollen voor elke cirkel die op basis van Holacracy functioneert, maar kunnen gemakkelijk vervangen worden door de varianten van Sociocracy met behulp van de functie Rolmodellen. Volg daarvoor deze stappen!

Facilitator en Secretaris zijn al standaard rollen in Holaspirit, dus daar hoef je in principe niets te veranderen om je ontdekkingstocht door Sociocracy te beginnen of voort te zetten!

Bij Sociocracy worden over het algemeen Operationeel en Beleidsoverleg gehouden om duidelijkheid te scheppen omtrent het werk dat door en binnen een cirkel verricht wordt. Omdat Sociocracy algemener is dan bijvoorbeeld Holacracy, zijn er echter geen vastomlijnde overlegsjablonen. Bij het aanwenden van Sociocracy voor wat zinvol is voor de werking van de organisatie, is het echter zinvol om sjablonen te gebruiken!

Overlegsjablonen in Holaspirit laten je toe jouw eigen overlegformaat op te stellen op basis van jouw eigen praktijk.

Elk overleg omvat 3 fasen, elk met hun eigen doel:

Je bepaalt zelf de inhoud van het overleg! Je kunt zelfs vooraf persoonlijk overleg of feedbackoverleg instellen.

De beginselen vereisen ook transparantie binnen de organisatie. Omdat de besluitvorming over de hele organisatie verspreid is, moeten alle leden van de organisatie toegang hebben tot informatie. In Holaspirit hebben leden van de organisatie direct toegang tot de informatie die ze nodig hebben om op het terrein van hun verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid degelijke beslissingen te nemen. Een duidelijk organigram, welomschreven rollen en verwachtingen, projecten, indicatoren en zelfs de uitkomsten van overleg en de besluiten van de cirkel zijn transparant. Dit helpt gebruikers van Sociocracy meteen goed van start te gaan, omdat de meeste gegevens transparant zijn.

Alle activiteiten van de organisatie worden binnen Holaspirit op hun doel afgestemd, van de projecten van de cirkel tot de OKR's. Zo kun je gemakkelijker zien hoe goed elk initiatief presteert en wat het netto effect is van de doelen die de organisatie nastreeft.
​
Naarmate deze informatie binnenstroomt, kunnen regelmatig en doeltreffend wijzigingen in het bestuur van de organisatie worden aangebracht. Dit maakt het gemakkelijk om op te volgen wat werkt en wat niet en laat de organisatie toe te evolueren.

Holaspirit maakt het gemakkelijk om binnen de Sociocracy-paradigma's te werken en elk klein detail aan te passen aan de specifieke noden van jouw organisatie. Zijn er functies die je graag ingevoerd zou zien, maar die nog niet te vinden zijn op onze openbare roadmap? Laat het ons dan weten via [email protected].

Bijkomende bronnen: