👉 Aangepaste overlegsjablonen zijn inbegrepen bij het Start-abonnement (beperkt tot 5) + Rise-, Scale- en Enterprise-abonnementen (onbeperkt). Meer lezen! |
Holaspirit werkt standaard met twee overlegvormen (werkoverleg en roloverleg), maar je kunt ook je eigen overlegstructuur aanmaken met herbruikbare overlegsjablonen die de werkwijzen en procedures van je team vastleggen.
👤 Enkel Beheerders kunnen overlegsjablonen aanmaken en beheren. |
Een overlegsjabloon aanmaken en personaliseren
Om een overlegsjabloon aan te maken, doe je het volgende:
Ga naar de Beheermenu.
Scroll omlaag naar Overleg in het menu links.
Klik op Overlegsjabloon toevoegen.
Geef je nieuwe sjabloon een naam om hem gemakkelijk terug te vinden in je sjabloonbibliotheek.
Om een nieuw overlegsjabloon te personaliseren:
Klik op Stappen toevoegen en selecteer de gewenste stappen. Je kunt de volgorde van de stappen veranderen door ze simpelweg te verslepen.
Je kunt aangepaste stappen aanmaken door te kiezen voor Aangepaste stap in het keuzemenu.
Tip: Voeg een aangepaste stap toe aan je sjabloon als specifieke plaats voor de officiële aantekeningen bij het overleg. De aantekeningen van het overleg kunnen updates, hoogtepunten, nieuws en besluiten bevatten.
Een cruciaal onderdeel van het overleg is de stap Agenda: zo kunnen spanningen besproken en verwerkt worden. De overlegsecretaris kan de acties en agendapunten aanmaken die voortvloeien uit de spanning om de leden verantwoordelijk te kunnen houden en alles vlot te laten verlopen!
Deze acties en items omvatten een nieuwe checklist, actie, indicator, project, OKR, spanning of ander governance-item (verkiezing, toevoegen van een rol).
Om de beschikbare acties te definiëren in de stap Agenda:
Klik je op Stappen toevoegen en selecteer je Agenda.
Klik je op het "+"-pictogram om de activiteiten te selecteren die je in je overleg wilt opnemen.
📌 Opmerking: Is in de stap Agenda geen activiteit geselecteerd, dan zie je de door de leden en secretaris van de cirkel toegevoegde spanningen, zonder dat je er evoluties aan kunt toevoegen.
Klik op Aanmaken wanneer je klaar bent.
👉 Je overlegsjabloon is nu opgeslagen en kan door alle gebruikers in je organisatie worden gebruikt wanneer je een nieuw overleg aanmaakt!
Een overlegsjabloon wijzigen of verwijderen
Om een overlegsjabloon te wijzigen, doe je het volgende:
Ga naar het Beheermenu.
Scroll omlaag naar Overleg in het menu links.
Klik op de 3 stippen naast het sjabloon en selecteer Overlegsjabloon wijzigen.
You can choose to add, remove, edit or event move the steps around, veranderen wat er in je Agenda staat of een andere naam kiezen.
Klik op Opslaan.
Om een overlegsjabloon permanent te verwijderen, selecteer je Overlegsjabloon verwijderen.
Overlegsjablonen in- en uitschakelen
Je kunt ervoor kiezen om de gewenste sjablonen in te schakelen en alle gebruikers in je organisatie toe te staan ze te gebruiken voor het plannen of openen van overleg voor hun cirkel.
Als je een sjabloon uitschakelt, blijft het tussen de andere overlegsjablonen staan, maar verschijnt het niet voor gebruikers die een overleg aanmaken.
📌 Opmerking: Je kunt op elk moment besluiten sjablonen in- en uit te schakelen.
Hoe gebruik ik overlegsjablonen?
Kies bij het aanmaken van een overleg de sjabloon die bij je overlegstructuur past!
Klik op Overleg toevoegen.
Selecteer het gewenste sjabloon in het keuzemenu.
Selecteer de cirkel waarvoor het overleg plaatsvindt.
Vul alle gevraagde velden in.
Klik op Inplannen of Nu openen om je overleg op te slaan.
