馃憠 Inbox en spanningen zijn gekoppeld aan de Overleg-app en inbegrepen bij de Start-, Rise-, Scale- en Enterprise-abonnementen. Meer lezen! |
Het opstellen van de overlegagenda is van cruciaal belang: hoe meer tijd je besteedt aan de voorbereiding van een overleg, hoe productiever het wordt. Bij doeltreffend overleg hoort een duidelijke agenda, zodat iedereen op koers blijft en weet wat er gebeurt en gaat gebeuren.
Best practice: Werk zoveel mogelijk samen met je teamgenoten aan de agenda en vraag daarbij om hun inbreng. Zodra de overlegagenda is voorbereid, deel je die en neem je de agendapunten aan het begin van het overleg nog eens door.
Samenwerken aan de overlegagenda maakt het volgende mogelijk:
Alle deelnemers zijn voorbereid en werken gerichter en productiever.
De secretaris en facilitator krijgen een beter inzicht in de besprekingen tijdens het overleg en organiseren vooraf de overlegagenda.
Om je agenda optimaal voor te bereiden, kun je in Holaspirit items toevoegen en ook spanningen en voorstellen importeren in geplande overlegmomenten.
Voorwaarden:
|
Hoe voeg ik een agendapunt toe aan een gepland overleg?
Wil je een onderwerp met je cirkel delen of bespreken, dan kun je het als agendapunt aan het overleg toevoegen.
In de Overleg-app doe je het volgende:
Klik op het overleg van je keuze.
Klik op de knop Agendapunt toevoegen.
Leg vast wat je wilt delen. Het wordt dan automatisch opgeslagen na het typen van de titel en weergegeven in de overlegagenda.
Je kunt ook klikken op het "+"-pictogram naast het overleg en je volgende actie selecteren.
Hoe importeer ik een spanning in een gepland overleg?
Met de Inbox-app kun je spanningen vooraf toevoegen, bekijken en opslaan om ze te importeren in de overlegagenda voorafgaand aan rol- en werkoverleg.
Opmerking: Afhankelijk van de bewoording binnen je organisatie voor Inbox kan een spanning ook "Driver", "Spark" of "Note" genoemd worden. |
In de Overleg-app doe je het volgende:
Klik op het overleg van je keuze.
Voor roloverleg klik je op de knop Importeren en dan kies je Spanning.
Voor werkoverleg klik je op de knop Spanning importeren.Selecteer de spanning die je wilt importeren in het keuzemenu.
Voorafgaand aan het overleg kun je je spanning ook rechtstreeks vanuit de Inbox-app naar de overlegagenda importeren met de knop Aan een overleg voorleggen.
Opmerking:
De spanningen in het keuzemenu zijn de in Inbox opgeslagen spanningen die ofwel zijn toegewezen aan de cirkel waarvoor het overleg is, ofwel helemaal niet aan een cirkel zijn toegewezen.
Alle cirkelleden kunnen je spanning lezen v贸贸r aanvang van het overleg.
Hoe importeer ik een voorstel in een gepland overleg?
Roloverleg zijn de beste plaats om de evoluties die inherent zijn aan je cirkel met je team te bespreken alvorens ze uit te voeren.
Voorwaarde: Het overlegsjabloon moet de stap Agenda bevatten zodat Governance-agendapunten kunnen worden verwerkt.
Je kunt de voorstellen die je hebt aangemaakt en opgeslagen in je Voorstellen-app importeren, net als de voorstellen die je al asynchroon bij je cirkel hebt ingediend. Meer informatie over het aanmaken, indienen en volgen van voorstellen vind je in dit artikel.
Om je (opgeslagen of al ingediende) voorstel te importeren in de agenda van het overleg, doe je het volgende:
Ga naar de Overleg-app.
Klik op het overleg van je keuze.
Klik op de knop Importeren en kies dan Voorstel.
Selecteer in het keuzemenu het voorstel dat je wilt importeren.
Je kunt ook de knop Voorleggen aan overleg gebruiken om je voorstel te importeren in de overlegagenda.
Hoe bewerk of verwijder ik een agendapunt dat is toegevoegd aan een gepland overleg?
Om het agendapunt te bewerken, klik je op het agendapunt zelf en breng je de wijzigingen aan.
Om het agendapunt te verwijderen, klik je op het kruisje ernaast.
