Werkoverleg richt zich op het operationele werk van de kring. Het is geïnspireerd op Holacracy en het doel ervan is problemen die in de loop van de week zijn opgedoken te behandelen en eventuele belemmeringen uit de weg te ruimen zodat het werk goed kan vorderen.
Elke cirkel houdt zijn eigen werkoverleg. Dit vindt doorgaans wekelijks plaats en wordt ingepland door de secretaris van de cirkel.
De formele output van werkoverleg bestaat uit projecten en acties, maar het kan gebruikt worden voor elke operationele behoefte: informatie delen, updates geven, projecten en acties vragen aan andere rollen, enz.
Waar roloverleg zich richt op de structuur van de cirkel, richt werkoverleg zich op het gebruik van de huidige rolstructuur om werk doeltreffend en doelmatig uit te voeren.
Werkoverleg bestaat uit de volgende 6 stappen:
Check-in: Geeft alle deelnemers de gelegenheid uiting te geven aan hun gevoelens, te vertellen wat ze van het overleg verwachten of uit te spreken wat hen bezighoudt. Het is belangrijk dat één persoon per keer spreekt, zonder onderbreking.
Checklists: Terugkerende acties worden snel geëvalueerd als al dan niet afgehandeld met de betreffende rollen voor de vooraf gedefinieerde periode.
Indicatoren: De indicatoren van de cirkel worden kort geëvalueerd door de hun toegewezen rollen. Zo krijgt elke rol via de sleutelindicatoren een totaalbeeld van de prestaties van de cirkel. De rol die de waarde van de indicator meedeelt, kan daar een korte toelichting bij geven.
Projecten: Er worden statusupdates gegeven over projecten om de vooruitgang sinds het laatste overleg te evalueren: wat is er gebeurd, wat is er gedaan en wat is in uitvoering? De deelnemers moeten belangrijke updates delen en vragen om toelichting zijn toegestaan, maar geen discussie.
Agenda: waar het grootste deel van het overleg plaatsvindt. Leden kunnen werkgerelateerde onderwerpen toevoegen om ze één voor één te bespreken. De secretaris van het overleg kan outputs toevoegen aan elke tijdens het overleg aangevoerde spanning. De secretaris kan ook terugkomen op de outputs van het overleg en ze corrigeren.
Check-out: biedt ruimte voor iedereen om feedback over het overleg te delen.
Opmerking: Als beheerder kun je de structuur van je overleg wijzigen door de overlegsjablonen te wijzigen. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie.