👉 Overleg is inbegrepen bij het Start-abonnement (beperkt tot 300) + Rise-, Scale- en Enterprise-abonnementen (onbeperkt). Meer lezen! |
Teamoverleg vormt een van de beste momenten om binnen een organisatie overeenstemming en zichtbaarheid te creëren.
Hoewel organisaties met probleemloze en doeltreffende teamvergaderingen waarschijnlijk ook op andere gebieden efficiënter en productiever zijn, is het omgekeerde ook waar. Als ze slecht verlopen, kan dit bedrijfsoverleg veel tijdverspilling opleveren. Daarom is het van cruciaal belang dat er duidelijk gecommuniceerd wordt over het doel van het overleg, de agenda, de doelen en welke resultaten er verwacht worden.
Goed georganiseerd overleg gebeurt op basis van een degelijke vergaderagenda. Omdat teamvergaderingen meestal regelmatig plaatsvinden (wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, enz.) is het verstandig te investeren in het opstellen van een agendasjabloon waarin veel voorkomende agendapunten staan opgesomd. Zo ben je altijd klaar voor je volgende vergadering.
Holaspirit biedt een krachtig platform om je vergaderingen te managen.
Je kunt het volgende doen:
Doelen stellen om productief te blijven
Het is belangrijk vooraf te bepalen welke resultaten je met de vergadering hoopt te bereiken om de productiviteit te maximaliseren. Voorbeelden zijn: voortgangsverslagen over projecten krijgen, ideeën uit je team verzamelen, governancebeslissingen nemen, enz.
Het is aan jou om de details van je doelstelling nader te bepalen. Het belangrijkste is dat de doelstelling duidelijk omschreven, gedocumenteerd en meegedeeld wordt.
Werken met overlegsjablonen
Holaspirit wordt geleverd met twee standaard overlegvormen (werk- en roloverleg), maar je kunt ook je eigen overlegstructuur opbouwen door herbruikbare overlegsjablonen aan te maken die de werkwijzen en procedures van je teams vastleggen.
🎬 Hoe kan ik een overlegsjabloon aanmaken en gebruiken?
Onnodig te zeggen dat overzichtelijke vergaderstadia je vergadering doelgericht, efficiënt en productief houden. Kies de stadia van je vergaderingen en organiseer je vergaderflow.
Productief overleg wordt gewoonlijk afgesloten met toewijzing van activiteiten en acties aan de deelnemers. Als gevolg van een door het team besproken overlegagenda kan het nodig zijn een nieuw project aan te maken om de discussie af te sluiten en verder te gaan.
De logistiek organiseren
Goed georganiseerde vergaderingen beginnen op tijd. Dat betekent dat alle aanwezigen voorbereid moeten zijn. Met Holaspirit is het eenvoudig om al je vergadervariabelen te delen.
Elk cirkellid kan nieuwe vergaderingen plannen en de frequentie en duur ervan instellen. Zorg ervoor dat je een locatie of videoconferentielink aan jouw vergadering toevoegt.
Als vergaderingen vooraf gepland zijn, kunnen cirkelleden de vergaderingen zelfs synchroniseren met hun persoonlijke Google, iCal of Microsoft-kalenders, zodat ze niets hoeven te missen.
Je vergadering voorbereiden
De beste vergaderagenda's zijn op samenwerking gericht, waarbij alle aanwezigen hun inbreng hebben. Zo kunnen de aanwezigen goed voorbereid de vergadering ingaan en hun doelstellingen bereiken, wat leidt tot kortere en betere vergaderingen.
Omdat het doel van het overleg van tevoren wordt meegedeeld, kunnen cirkelleden vooraf onderwerpen voorbereiden die ze willen bespreken en hun eigen onderwerpen aan de overlegagenda toevoegen. Ze kunnen spanningen of voorstellen aanmaken om aan te brengen tijdens een gepland overleg of een reeds geopend overleg.
Iedereen kan besluiten agendapunten openbaar te maken door ze aan de agenda toe te voegen voor aanvang van het overleg. Elk lid kan het agendapunt gewoon importeren in het geplande overleg. Het geeft iedereen een beter idee van de besprekingen tijdens het overleg en hoe de overlegagenda van tevoren georganiseerd kan worden.
Meer over:
👉 Een spanning of governancevoorstel aanmaken
Deliverables toewijzen en volgen
Iedereen bijeenroepen voor een vergadering vergt middelen en logistieke verplichtingen. Om het de moeite waard te maken, moeten de aanwezigen vertrekken met duidelijke actiepunten en begrijpen hoe het hun toegewezen actiepunt helpt om de grotere doelstellingen te bereiken. Met Holaspirit kun je de resultaten van het overleg bepalen om productief te blijven en zo te zorgen dat cruciale vervolgstappen plaatsvinden.
Als er activiteiten beslist zijn, kan de overlegsecretaris ze onmiddellijk aanmaken, ze aan de leden van de cirkel toewijzen en ervoor zorgen dat ze opgevolgd worden.
Het overlegrapport delen met je team
Het einde van een overleg betekent dat er een beslissing genomen werd, een conclusie getrokken werd of ideeën gegenereerd werden. In elk geval moeten die besluiten, conclusies of ideeën je volgende stappen bepalen.
De overlegverslagen worden in Holaspirit gecentraliseerd en gedeeld. Verslagen leggen de resultaten van vergaderingen vast en maken het mogelijk ze te delen, zodat je team op de hoogte blijft en anderen in de onderneming hun voordeel kunnen doen met de informatie die tijdens het overleg besproken werd. Elke stap van de vergadering wordt automatisch opgeslagen om tijd te besparen.
Een samenvatting van het overleg wordt aan het eind van elke vergadering per e-mail naar alle cirkelleden gestuurd. Je kunt de overleggegevens van je cirkel zelfs koppelen aan de communicatietool van je bedrijf, zoals Slack, MS Teams of Talkspirit.
