De rollen en cirkels van je organisatie vormen de basis voor de structuur ervan:
Rollen leggen één of meer van je activiteiten vast. In tegenstelling tot traditionele organisaties waar één enkele functiebeschrijving beperkend kan werken, word je op Holaspirit meestal toegewezen aan verscheidene rollen binnen de organisatie.
Cirkels vertegenwoordigen je teams. Een cirkel brengt verschillende rollen samen die aan mensen zijn toegewezen. Een cirkel kan subcirkels bevatten, die op hun beurt weer subcirkels kunnen bevatten. Een cirkel is in feite hetzelfde als een rol, alleen uitgebreid met meer onderdelen.
Ga naar:
Een rol of cirkel toevoegen vanuit de Governance-app
Basisvereiste: Lid zijn van de cirkel waaraan je een rol of een cirkel wilt toevoegen, hetzij als aan een rol toegewezen lid, hetzij als een lid zonder rol. |
Je kunt een rol of een cirkel aanmaken:
Vanuit Rollen in de Governance-app:
Vanuit het organigram in de Governance-app:
Rechtstreeks vanuit de Cirkel-pagina:
Klik op de knop Toevoegen
Selecteer Rol toevoegen of Cirkel toevoegen
Bij het aanmaken van een rol kun je het volgende doen:
Een rol vanuit het niets aanmaken
Kopiëren vanuit een bestaande rol
Een rolsjabloon importeren
Een rol uitnodigen om deel te nemen aan een andere cirkel (transversale rollen)
Bij het aanmaken van een cirkel kun je het volgende doen:
Een cirkel vanuit het niets aanmaken
Selecteer de hoofdcirkel waarin de rol of subcirkel wordt aangemaakt.
Vul voor je rol of cirkel de naam, doel, domeinen en verantwoordelijkheden of je rol of cirkel.
Als je wilt toelichten waarom je de rol of cirkel aanmaakt, klik je op Reden toevoegen.
De volgende stap in het aanmaken van je rol of cirkel hangt af van de besluitvormingsinstellingen die voor je organisatie zijn vastgelegd.
👉 Als je organisatie werkt volgens de vrije besluitvormingsmodus (standaardinstelling na aanmaak), betekent dit dat elk cirkellid een rol of cirkel kan aanmaken zonder toestemming van de andere cirkelleden. Klik op Goedkeuren onderaan op de pagina en je rol of cirkel wordt in real time aangemaakt en wordt zichtbaar in je organigram.
👉 Als je organisatie werkt volgens de besluitvormingsmodus op basis van toestemming, moet je de evolutie (het aanmaken van een rol of cirkel) als voorstel voorleggen aan de andere cirkelleden, zodat ze het kunnen beoordelen en erover kunnen stemmen voorafgaand aan de uitvoering.
Daarna heb je drie opties:
Voorleggen: je voorstel wordt onmiddellijk naar de andere cirkelleden gestuurd, zodat ze het kunnen goedkeuren of afwijzen. Als er binnen de goedkeuringstermijn geen bezwaar wordt gemaakt, wordt je rol of cirkel aangemaakt.
Opslaan als voorstel: een ontwerp van je voorstel opslaan in de Voorstellen-app om te beoordelen, te wijzigen en in te dienen wanneer je klaar bent.
Toevoegen aan een voorstel: als je evolutie overeenkomt met een ander van je bestaande voorstellen, voeg je het gewoon toe aan het voorstel dat is opgeslagen in je Voorstellen-app.
Meer lezen over het aanmaken, indienen en volgen van voorstellen kun je in dit artikel.
Een rol of cirkel toevoegen tijdens een overleg
Basisvereisten:
|
Misschien wil je de aanmaak van een rol of cirkel rechtstreeks met je team bespreken tijdens een overleg. Je kunt je idee op twee manieren indienen:
1. Als je het voorstel hebt aangemaakt, kun je het importeren in het overleg, ongeacht of het als concept is opgeslagen in je Voorstellen-app of dat je het al asynchroon hebt ingediend.
2. Je kunt je idee om een rol of cirkel aan te maken als Agendapunt toevoegen en de evolutie in het overleg aanmaken. Als overlegsecretaris kun je het volgende doen:
Klik op Overlegresultaten toevoegen.
Selecteer Rol of Cirkel.
Klik op Rol toevoegen of Cirkel toevoegen.
Vul de informatie over de rol of cirkel in.
Klik op Opslaan om te bevestigen.
Je kunt het voorstel bespreken met de deelnemers aan het overleg en besluiten het goed te keuren of af te wijzen. Als iedereen ermee instemt, wordt de evolutie door de secretaris van het overleg goedgekeurd en onmiddellijk na de afsluiting van het overleg uitgevoerd.
Lees ook