Rollen en cirkels zijn dynamisch. Ze kunnen zich in de loop van de tijd aanpassen aan de steeds veranderende behoeften van de organisatie en haar leden.
Ga naar:
Een rol of cirkel wijzigen vanuit de Governance-app
Basisvereiste: |
Om een rol of cirkel te bewerken, ga je naar de Governance-app en doe je het volgende:
Ga naar de rol- of cirkelpagina.
Klik op Rol wijzigen of Cirkel wijzigen.
Breng in het pop-upvenster de wijzigingen aan die je nodig acht.
Klik op Reden toevoegen als je wilt toelichten waarom je de rol of cirkel bewerkt.
De volgende stap in het aanmaken van je rol of cirkel hangt af van de besluitvormingsinstellingen voor jouw organisatie.
👉 Als je organisatie werkt volgens de vrije besluitvormingsmodus (standaard ingesteld na het aanmaken), betekent dit dat elk cirkellid een rol of een cirkel kan bewerken zonder toestemming van het andere cirkellid. Klik op Goedkeuren onderaan op de pagina en je rol of cirkel wordt in real time bewerkt en de wijzigingen worden automatisch toegepast.
👉 Als je organisatie werkt volgens de besluitvormingsmodus op basis van toestemming, zul je je evolutie (het wijzigen van een rol of cirkel) als een voorstel moeten voorleggen aan de andere cirkelleden zodat ze erover kunnen oordelen en stemmen voordat de wijziging wordt doorgevoerd.
Daarna heb je drie opties:
Indienen: je voorstel wordt onmiddellijk naar de andere cirkelleden gestuurd, zodat ze het kunnen goedkeuren of afwijzen. Als er binnen de goedkeuringstermijn geen bezwaar wordt gemaakt, wordt je rol of cirkel gewijzigd.
Opslaan als een voorstel: sla een ontwerp van je voorstel op in de Voorstellen-app om te beoordelen, te bewerken en in te dienen als je klaar bent.
Toevoegen aan een voorstel: als je evolutie overeenkomt met een van je bestaande voorstellen, voeg het dan gewoon toe aan dat voorstel in je Voorstellen-app.
📌 Opmerking: Als je een rol bewerkt die gesynchroniseerd is met een rolsjabloon, wordt de rol niet meer gesynchroniseerd met haar sjabloon (Meer lezen).
Een rol of cirkel wijzigen tijdens een overleg
Basisvereisten:
|
Misschien wil je de wijziging van een rol of cirkel rechtstreeks met je team bespreken tijdens een overleg. Je kunt je idee op twee manieren indienen:
1. Als je je voorstel al hebt aangemaakt, kun je het importeren tijdens het overleg ongeacht of het als concept is opgeslagen in je Voorstellen-app of dat je het al asynchroon hebt ingediend.
2. Je kunt je idee om een rol of cirkel te wijzigen toevoegen als agendapunt en de evolutie in het overleg gaandeweg aanmaken. De overlegsecretaris zal dan het volgende doen:
Klik op Overlegresultaten toevoegen.
Selecteer Rol of Cirkel.
Klik op Rol wijzigen of Cirkel wijzigen.
Selecteer de rol die je wenst te wijzigen in het keuzemenu.
Wijzig de informatie over de rol of cirkel.
Klik op Opslaan om te bevestigen.
Je kunt het voorstel met de deelnemers aan het overleg bespreken om het goed te keuren of af te wijzen. Als iedereen instemt, wordt de evolutie goedgekeurd door de overlegsecretaris en meteen na de afsluiting van het overleg uitgevoerd.
Een rolsjabloon toepassen op een bestaande rol
Als je organisatie zich ontwikkelt en zich aanpast aan veranderingen, doen je rollen dat ook. Mettertijd kunnen sommige rollen veranderen en in steeds meer cirkels terugkomen.
Daarom kun je met Holaspirit rolsjablonen toepassen op bestaande rollen om tijd te besparen bij het herontwerpen en structureren van je organisatie.
Basisvereiste:
|
⚠️ Opgelet: Als je een rolsjabloon toepast op een bestaande rol, worden de naam, het doel, de domeinen en de verantwoordelijkheden permanent vervangen door die van het sjabloon.
Om een rolsjabloon op een bestaande rol toe te passen, doe je het volgende:
Ga naar de rolpagina.
Klik op de drie stippen rechts bovenaan.
Selecteer Toepassen op rolsjabloon.
Selecteer het rolsjabloon in het keuzemenu.
Als je organisatie werkt volgens de vrije besluitvormingsmodus, klik je op Goedkeuren onderaan op de pagina om de evolutie toe te passen.
Als je organisatie werkt volgens de besluitvormingsmodus op basis van toestemming, klik je op Indienen om je voorstel naar je teamgenoten te verzenden zodat ze erover kunnen stemmen of op Opslaan als voorstel in je Voorstellen-app om later te bekijken en in te dienen.
De rol en het bijbehorende sjabloon zijn gesynchroniseerd:
👉 Als het sjabloon wordt gewijzigd, wordt ook de rol gewijzigd.
👉 Wordt de rol gewijzigd, dan worden ze niet langer gesynchroniseerd. Je krijgt hiervan bericht bij het wijzigen van de rol.
