Dans un environnement devenu incertain et complexe, les organisations se doivent d'adapter leur façon de travailler pour prendre des décisions de qualité, mais aussi de les prendre rapidement. Plusieurs études démontrent que l'intelligence collective permet une multiplicité des points de vue et, de ce fait, une meilleure prise de décision.
Cette nouvelle mise à jour d'Holaspirit vous offre plus de transparence sur le processus de décision en asynchrone afin de permettre aux équipes de participer activement à la prise de décision.
La prise de décision par consentement
Sur Holaspirit, le pouvoir de décision est distribué au sein de l'organisation. Chaque membre de l'organisation prend la responsabilité de résoudre les problèmes et d'agir lorsque des opportunités se présentent.
Il peut proposer de :
Modifier les cercles et les rôles dont il fait partie
Déplacer les cercles ou les rôles
Ajouter, modifier ou supprimer une politique
Réduire un cercle à un rôle, ou agrandir un rôle en un cercle
Suggérer l'élection d'un membre à un rôle élu
Holaspirit applique les principes de la prise de décision par consentement. Contrairement au consensus, le consentement requiert l'absence d'objection. En consensus tout le monde dit « oui », en consentement, personne ne dit « non ».
Les propositions d'évolution peuvent être gérées de deux façons :
En asynchrone, en invitant les membres du cercle à voter sur la proposition.
En réunion de cercle, en important un point à l'agenda de la réunion.
Grâce à un mode de décision participatif, l'organisation évolue de manière systémique et améliore ses résultats.
Navigation sur l'app Propositions
L'app Propositions est conçue pour guider une équipe à consentir à une proposition. Cette interface permet à chaque utilisateur de consulter et de participer au processus de décision.
Elle comprend trois onglets :
Dans « Mes propositions », Holaspirit affiche les propositions que vous avez créées depuis la page d'un rôle ou d'un cercle (en savoir plus). Depuis cette page, vous pouvez les soumettre en asynchrone à votre cercle.
Dans « Propositions en cours », vous pouvez suivre les propositions en cours de validation pour chacun des cercles dont vous êtes membre. Depuis cette page, consultez les propositions qui requièrent votre vote. Vous pouvez poser une question au propriétaire de la proposition si quelque chose n'est pas clair avant de prendre votre décision de la valider ou la rejeter. Tout membre du cercle peut réagir et commenter directement sur la proposition pour s'assurer qu'il prend la bonne décision.
Dans « Historique des décisions », vous avez accès à l'historique des décisions mises en place dans votre organisation.
Mise en pratique avec les Réunions de Gouvernance
Les propositions d'évolutions peuvent être traitées en réunions de gouvernance.
Ces réunions sont destinées à répondre à des questions centrées sur l'organisation du travail dans l'entreprise.
Une proposition peut facilement être importée à l'agenda d'une réunion.
Elle sera alors traitée selon le processus de gouvernance préalablement défini. Tous les participants de la réunion pourront prendre part à la décision.
📌 Note : Si une proposition a été soumise de manière asynchrone, il est possible pour le propriétaire de la proposition ainsi que pour le secrétaire de la réunion de l'importer dans la réunion.
Mise en pratique avec les propositions asynchrones
Les propositions peuvent également être traitées en dehors des réunions, en asynchrone.
Chaque membre d'un cercle peut suggérer un changement dans l'organisation directement depuis la page du cercle ou du rôle en question ou directement depuis l'app Propositions.
Si une proposition sauvegardée est prête, elle peut être soumise aux autres membres de l'équipe de manière asynchrone ou importée lors de la prochaine réunion du cercle.
Dès qu'une nouvelle proposition est soumise, tous les membres du cercle sont notifiés. Ils peuvent alors exprimer leurs objections qui seront ensuite traitées par la personne qui propose l'évolution. Les membres du cercle peuvent commenter une proposition et poser des questions si besoin de clarification.
S'il n'y a pas d'objection dans le délai de consultation, la proposition est immédiatement appliquée dans l'organisation. Les membres du cercle sont notifiés de la décision par email. S'il y a une objection, la proposition peut être modifiée jusqu'à ce que tout le monde consente à la mettre en place.
Dès qu'une proposition est en cours de validation, elle est accessible directement sur la page du rôle ou du cercle. Accédez à la proposition en cliquant sur le lien pour participerà la décision.
