Toutes les organisations ont leurs propres façons de prendre des décisions. À ce jour, il peut être difficile d'abandonner les structures hiérarchiques traditionnelles afin d'améliorer la communication et la collaboration dans le processus de prise de décision.
Holaspirit aide les organisations à sortir de ces habitudes restrictives en privilégiant la coopération et le consentement lors de la prise de décision.
Dans cet article, nous verrons:
Comment créer et soumettre une proposition
En tant que membre d'un cercle, vous pouvez soumettre des évolutions qui vous semblent pertinentes afin que des modifications puissent être apportées en réponse à ce qui est nécessaire d'implémenter. Par exemple, si vous recherchez le rôle responsable du budget et que vous n'en trouvez aucun, il y a de fortes chances que vous deviez en créer en soumettant une proposition de gouvernance.
Vous trouverez toutes les informations sur la création et la soumission de propositions dans cet article.
Où trouver une proposition ouverte ?
Un membre de votre cercle a peut-être soumis une proposition et attend votre réaction, vos commentaire et votre vote.
Lorsqu'un membre du cercle soumet une nouvelle proposition, vous recevez un e-mail afin que de pouvoir voter. (Notez que vous pouvez également utiliser Slack pour ces propositions).
Vous recevez également une notification sur Holaspirit. Cliquez sur le lien pour accéder directement à la proposition.
Les propositions ouvertes pour les cercles dont vous êtes membre sont visibles dans la section Propositions soumises de l'app Propositions.
Les propositions en cours dans votre cercle apparaîtront également sur la page du cercle ou rôle concerné. Cliquez simplement sur le lien pour accéder à la proposition.
Voter sur une proposition asynchrone
Lorsqu'un membre du cercle soumet une nouvelle proposition en dehors d'une réunion (de manière asynchrone), tout membre du cercle est invité à voter pour que les modifications soient appliquées ou non.
Si vous considérez que le changement n'est pas préjudiciable à l'organisation et à son objectif, alors validez le changement. Si vous sentez un risque, rejetez la proposition.
Le processus repose sur la prise de décision par consentement :
La proposition sera ouverte pendant un certain nombre de jours avant d'être automatiquement approuvée si personne dans le cercle ne s'y est opposé.
Si une proposition obtient au moins une objection, elle n'est pas approuvée ni appliquée dans l'organisation. Le proposant peut modifier la proposition et la soumettre à nouveau jusqu'à ce qu'elle soit réalisable par tout le monde.
S'il n'y a pas d'objection (tout le monde la valide), le changement s'applique automatiquement.
Si un ou plusieurs membres du cercle n'ont voté par choix ni à temps, la majorité l'emporte toujours sur la décision finale.
Pour accepter la proposition, cliquez sur Valider, deux fois
Pour rejeter la proposition :
Cliquez sur Rejeter
Donnez la raison de votre objection (facultatif), votre réaction sera publiée sur le fil d'activité de la proposition.
Cliquez sur Refuser pour confirmer
Pour s'assure de prendre la bonne décision, tous les membres du cercle peuvent commenter et poser des questions de clarification dans la section Activité directement sur la proposition.
Après avoir voté, le membre qui a soumis la proposition sera avisé de votre vote.
📌 Note : Après un certain délai (qui peut dépendre des paramètres choisis dans l'Administration), la proposition sera automatiquement appliquée si personne ne l'a rejetée. Le temps restant pour voter est affiché sur la proposition, attention à respecter ce délai, sinon votre vote ne sera pas pris en compte.
Apporter une proposition asynchrone déclinée en réunion
Lorsque vous vous opposez à une proposition asynchrone, vous souhaiterez peut-être poursuivre la discussion avec votre équipe afin de résoudre la tension et de prendre la bonne décision avec votre cercle.
👉 Vous pouvez utiliser le bouton Apporter en réunion lorsque vous vous opposez à une proposition et l'importer directement à la prochaine réunion de gouvernance :
Les décisions collaboratives en réunion
Chaque personne peut faire une proposition lors d'une réunion. En suivant un processus de prise de décision intégratif, la proposition est examinée pour savoir si elle serait bénéfique à l'organisation. Chacun peut s'exprimer et s'opposer à la proposition. La proposition devient alors une décision si elle est réalisable pour tout le monde.
Une fois que vous avez cliqué sur Importer, vous pouvez importer la proposition que vous avez préparée. Notez que vous pouvez également importer des propositions ouvertes.
Le secrétaire de réunion peut également importer des propositions ouvertes pour le cercle et capturer la décision.
Voir aussi