Vous avez une suggestion et vous voulez changer quelque chose dans votre organisation, que ce soit un rôle, un cercle, une politique, une élection ? Vous pouvez créer ce que nous appelons une proposition asynchrone.
Comment créer une proposition ?
Tous les membres du cercle peuvent créer une proposition pour leur cercle. Si le mode de décision par consentement est activé pour l'organisation, les membres peuvent soumettre des propositions asynchrones.
La création d'une proposition vous permet d'effectuer les modifications suivantes :
Modifier des cercles ou des rôles
Déplacer des cercles ou des rôles
Ajouter, modifier ou supprimer une politique
Réduire un cercle à un rôle, ou étendre un rôle à un cercle
Proposer une élection
👉 Vous pouvez créer une proposition directement depuis l'app Propositions. Consultez cet article pour en savoir plus !
👉 Voici les étapes à suivre pour créer une proposition directement depuis la page du cercle ou du rôle concerné :
Depuis l'app Gouvernance, rendez-vous sur la page du rôle ou cercle pour lequel vous souhaitez créer une proposition
Cliquez sur Modifier le rôle ou le cercle ou si vous souhaitez ajouter un rôle ou un cercle, cliquez simplement sur le bouton Ajouter
Dans la nouvelle fenêtre, créez votre proposition
Cliquez sur ajouter une raison, pour expliquer à votre équipe pourquoi vous voulez faire ces changements. Si votre organisation travaille en Holacracy, c'est ici que vous pouvez enregistrer votre tension.
Décidez que faire de votre proposition, trois options s'offrent à vous :
Sélectionner une proposition : sauvegardez votre proposition. Vous pourrez ensuite y revenir, la modifier et la soumettre à votre équipe soit en asynchrone soit dans une réunion.
Ajouter une proposition : si vous souhaitez traiter plusieurs évolutions au sein d'une même proposition, vous pouvez ajouter cette proposition à une proposition existante déjà sauvegardée. Vous pourrez revoir l'ensemble de la proposition dans l'app Propositions et la soumettre à votre équipe soit en asynchrone, soit dans une réunion.
Soumettre : votre proposition est instantanément envoyée aux membres de votre équipe. En fonction du mode de décision par consentement que votre organisation mis en place, les membres de votre équipe auront plus ou moins de temps pour réagir, discuter et voter pour votre proposition.
Comment traiter une proposition en asynchrone ?
Une fois sauvegardée, une proposition se retrouve dans l'app Propositions, dans la section Mes propositions.
Cliquez sur la proposition pour la soumettre et l'envoyer aux membres de votre cercle par email. Lorsque vous soumettez une proposition asynchrone, les autres membres de votre cercle ont la possibilité d'indiquer s'ils ont une objection. Ils seront invités à voter sur la proposition.
Une fois qu'une proposition est soumise de manière asynchrone, tous les membres du cercle concerné peuvent suivre le processus de validation de la proposition à partir de l'onglet Propositions soumise et voir :
Combien de membres du cercle ont voté sur la proposition ?
Combien de jours restent avant la validation automatique de la proposition ?
Y a-t-il des questions ?
Si quelqu'un rejette la proposition en ajoutant une objection, l'initiateur de la proposition en sera informé par email. Si modifiée, la proposition pourra être de nouveau soumise même après qu'elle a été votée. Vous pouvez soumettre à nouveau votre proposition après qu'elle a été votée si vous la modifiez.
Si votre proposition est validée, elle sera automatiquement appliquée dans votre organisation. Si elle est rejetée, rien ne change.
Comment traiter une proposition en réunion ?
Vous pouvez importer une proposition soumise ainsi que toute proposition sauvegardée à une réunion pour en discuter avec votre équipe.
Vous pouvez facilement importer une proposition existante à l'ordre du jour d'une réunion programmée. Les propositions seront alors automatiquement chargées dans la réunion, prêtes pour les prochaines étapes du processus de gouvernance.
Vous pouvez aussi simplement importer votre proposition à une réunion en cours. Cliquez sur le bouton Importer. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez les propositions sur lesquels vous êtes prêt à agir.
Si une proposition est en cours de validation, le secrétaire de la réunion ou le créateur de la proposition peuvent l'ajouter à l'agenda.
Vous pouvez également importer votre proposition directement depuis l'app Propositions en utilisant le bouton Apporter en réunion.
⚠️ Important : une proposition ne peut être importée uniquement dans le cercle pour lequel la proposition a été créée.