Pour adapter l'espace de travail Holaspirit de votre organisation à ses besoins, vous pouvez définir quelles applications sont disponibles pour tous ses membres.
À vous activer ou de désactiver, si vous le souhaitez, les applications suivantes : Actions, Projets, OKR, Réunions ou Boîte de réception.
Lorsque les utilisateurs se connectent à l'organisation, ils n'ont accès qu'aux applications qui ont été activées dans les paramètres d'Administration.
Activer et désactiver les applications
👤 Seuls les Administrateurs peuvent activer et désactiver les apps Holaspirit.
Pour accéder aux paramètres des applications Holaspirit :
Cliquez sur l'icône de votre profil et sélectionnez Administration
Faites défiler jusqu'à la section Apps
Cliquez sur l'application de votre choix
Cliquez sur le bouton Activer/Désactiver
📌 Note : L'application est activée si le bouton est bleu, et désactivée lorsqu'il est gris.
Que se passe-t-il si je désactive une application ?
Dans le cas où vous avez désactivé une application, celle-ci sera masquée de la barre de navigation bleue. Les utilisateurs n'ont plus accès à l'application.
Les éléments existants actuellement dans l’application ne seront pas supprimés et seront restaurés lorsque vous réactivez l’application.
Les modèles de réunions seront modifié selon que vous désactivez une des applications Projets, Actions, OKRs. Par exemple, si vous désactivez l'application Actions, le secrétaire de la réunion ne pourra pas créer de nouvelles actions pour le cercle.
L'activation ou la désactivation d'une application n'a pas d'impact sur votre facturation.
🪄 Bonne pratique : Si vous désactivez une ou plusieurs applications, pensez à communiquer l'information en interne aux utilisateurs !
Quelles applications pour mon organisation ?
Holaspirit s'adapte à l'ensemble de vos besoins et ceux de vos équipes.
Vous pouvez choisir de désactiver certaines applications d'Holaspirit dans le cas où :
Vos équipes utilisent un autre outil pour la gestion des projets, le suivi des actions et des objectifs.
Vous souhaitez faciliter l’adoption de la plateforme en donnant accès uniquement aux applications dont les utilisateurs ont besoin.
Vous préférez commencer simplement et vous concentrer sur les cas d'usages prioritaires.
Comment savoir si les membres utilisent les applications ?
Depuis l'onglet Statistiques, vous pouvez suivre l'utilisation de chaque application par les membres de votre organisation au cours des 12 derniers mois. Ces données vous donnent un aperçu du nombre d'éléments créés (actions, projets, OKR et réunions) ainsi que de l'utilisation de chaque application.
Si vous constatez qu'une application n'est pas utilisée par les membres de votre organisation, vous pouvez toujours la désactiver !
Chaque application répond à des cas d'usage particuliers et permet d'améliorer les processus internes.
Projets :
Créer un tableau de bord de projets personnalisé pour chaque équipe/cercle
Visualiser tous les projets en cours dans l'organisation
Visualiser les rôles et les membres liés à un projet
Archiver les projets ou les relancer à tout moment
Définissez une date d’échéance, assignez des personnes, ajoutez une liste de tâches, des étiquettes, des documents et bien plus
Actions :
Assurer un suivi de chaque tâche
Intégration avec des outils externes
Visualiser toutes les actions en cours et achevées dans l'organisation
🪄 Bon à savoir : Les applications Projets & Actions fonctionne mieux lorsqu'elles sont toutes les deux activées. Il est alors possible de créer des listes de sous-tâche dans chacun des projets et de définir une personne/rôle assigné à chaque action.
Objectifs et Résultats clés (OKR) :
Définir les objectifs stratégiques des rôles et des groupes de rôles
Suivre le progrès en pourcentage
Définir les cycles des d'objectifs
Suivre la progression des objectifs dans l’ensemble de l’organisation dans une hiérarchie de OKR
Compatible avec la méthodologie OKR
Réunions :
Structure les réunions d'équipes
Définir des modèles de réunions adaptés à chaque processus
Planifier et organiser des réunions d’équipe
Travailler sur un ordre du jour de manière collaborative
Attribuer et suivre les prochaines actions et les décisions
Générer un rapport de réunion automatiquement pour partager les décisions et les prochaines actions
Boite de réception :
Capturer et travailler sur vos tensions, idées et suggestions
Transformer vos tensions en actions, projets, OKRs ou propositions de gouvernance
Apporter vos tensions aux réunions
Voir les tensions qui ont été traitées dans votre Historique des tensions
