In het huidige tijdperk van telewerken en complexiteit moeten organisaties de vaardigheid ontwikkelen om zich voortdurend aan veranderingen aan te passen en zo sneller en beter beslissingen te nemen. Wij geloven dat collectieve intelligentie een betere besluitvorming mogelijk maakt.
Deze nieuwe Holaspirit-update zorgt voor meer transparantie in het asynchrone besluitvormingsproces en vormt volgens ons een doorbraak in de manier waarop teams bepalen hoe ze samen kunnen werken en zich kunnen organiseren, en dit zowel sneller als inclusiever.
Besluitvorming op basis van toestemming
Bij Holaspirit berust de verantwoordelijkheid voor de manier waarop een team of organisatie werkt niet langer alleen bij de leiders. In plaats daarvan neemt elk lid in de organisatie deel aan en verantwoordelijkheid voor het oplossen van problemen en het inspelen op opportuniteiten. De bedoeling is dat mensen rollen en taken op zich nemen en er verantwoordelijkheid voor opnemen, initiatieven nemen om de organisatie vooruit te helpen en haar resultaten te verbeteren.
Elk cirkellid kan de volgende voorstellen doen:
Wijzigingen aanbrengen in de cirkels en rollen waar ze deel van uitmaken
Cirkels of rollen verplaatsen
Een domeinafspraak toevoegen, wijzigen of verwijderen
Een cirkel herleiden tot een rol of een rol uitbreiden tot een cirkel
Een lid verkiezen tot een verkozen rol
Holaspirit past de beginselen van op toestemming gebaseerde besluitvorming toe. In tegenstelling tot consensus vereist toestemming de afwezigheid van bezwaar. Bij consensus zegt iedereen 'ja', bij consent zegt niemand 'nee'. Daardoor evolueert je organisatie voortdurend als reactie op haar omgeving, als een gedecentraliseerde, voortdurend lerende organisatie.
Voorstellen kunnen op twee manieren worden behandeld:
Asynchroon: door cirkelleden uit te nodigen over het voorstel te stemmen.
Tijdens overleg: door het voorstel naar een cirkeloverleg te importeren.
Navigeren in de Voorstellenmodule
De Voorstellenmodule werd ontworpen om een team te begeleiden bij de stemming over een voorstel. Deze interface stelt elke gebruiker in staat voorstellen op te zoeken en deel te nemen aan het besluitvormingsproces.
Het bestaat uit drie tabbladen:
Mijn voorstellen: Zodra je een voorstel aanmaakt om je organisatie, rollen of domeinafspraken te wijzigen, komt dat in dit tabblad terecht. Je kunt ze wijzigen en je voorstel naar de cirkelleden versturen.
Ingediende voorstellen: Via dit tabblad kunnen medewerkers commentaar geven op de in je cirkel voorgestelde wijzigingen, die wijzigingen goedkeuren of om verdere wijzigingen verzoeken voordat de wijziging wordt doorgevoerd. Elk cirkellid kan meteen in het voorstel reageren en opmerkingen toevoegen om er zeker van te zijn dat de juiste beslissing uit de bus komt.
Voorstellengeschiedenis: je kunt details zien over alle eerdere wijzigingen die binnen jouw organisatie werden doorgevoerd.
Voorstellen & Roloverleg
Het meest gebruikelijke kanaal om dit soort problemen aan te kaarten, is een roloverleg.
Dit overleg is bedoeld om vragen te beantwoorden over de manier waarop de organisatie functioneert. Tijdens dit overleg kun je regels, processen, rollen en beslissingsrechten die de toestemming van jouw team vereisen, bijwerken, verwoorden of schrappen.
Een gebruiker kan voorstellen die in Mijn voorstel staan importeren in elk overleg.
De overlegsecretaris kan lopende voorstellen importeren. Dit betekent dat, als een voorstel asynchroon is ingediend, de voorsteleigenaar en overlegsecretaris het in de vergadering kunnen importeren.
Zodra een voorstel asynchroon verstuurd is, kan het in het overleg ter sprake gebracht worden.
Alle deelnemers aan het overleg kunnen tijdens het overleg deelnemen aan de besluitvorming volgens het besluitvormingsproces binnen jouw organisatie.
Voorstellen buiten een overleg
Voorstellen kunnen ook buiten een overleg om behandeld worden en helemaal asynchroon.
Elk cirkellid kan een wijziging in de organisatie voorstellen, rechtstreeks vanuit de pagina van de betreffende cirkel of rol (meer lezen over hoe je een voorstel aanmaakt).
Als een voorstel klaar is, kan het asynchroon aan de andere teamleden voorgelegd worden of naar het volgende cirkeloverleg geïmporteerd worden.
Zodra een nieuw voorstel wordt ingediend, worden alle cirkelleden hiervan op de hoogte gebracht. Ze kunnen over het voorstel stemmen en ook commentaar leveren of zo nodig vragen ter verduidelijking stellen.
Als er binnen de termijn voor de stemming geen bezwaar wordt geuit, wordt het voorstel meteen aangenomen en worden de cirkelleden per e-mail hiervan op de hoogte gebracht. Komt er wel bezwaar, dan kan het voorstel worden bijgesteld tot iedereen ermee instemt het uit te proberen.
Lopende voorstellen voor een rol of cirkel worden meteen op de rol- of cirkelpagina weergegeven. Door op de link te klikken, kom je bij het voorstel zodat je erover kunt stemmen.
Quick tip ⭐: Maak je niet druk om bijzaken (tijdens een overleg vs. erbuiten)
Niet elke beslissing hoeft tijdens een Overleg besproken te worden. Sommige organisaties besteden buitensporig veel tijd aan beslissingen van ondergeschikt belang in plaats van zich te concentreren op belangrijke beslissingen. Door goed te overdenken welke beslissingen je als groep moet nemen en welke je snel moet nemen, maak je kostbare tijd en middelen vrij. Mogelijk zijn er bepaalde evoluties die je snel ter beoordeling aan je team kunt voorleggen, terwijl je andere misschien beter tijdens een overleg kunt bespreken.