Le management du changement à l'échelle d'une organisation - en particulier pour de grandes équipes - représente une étape cruciale qui doit être abordée avec méthode.
Accompagner les utilisateurs et favoriser l'adoption d'un nouvel outil est un processus difficile au même titre que la mise en place de nouvelles méthodes d'organisation et de gouvernance partagée.
lI existe des leviers clés pour mettre en place Holaspirit avec succès et inviter progressivement les utilisateurs.
Admin, membre et inactif
Peu importe le niveau de maturité de votre organisation vis-à-vis des nouvelles méthodes de self-management et de gouvernance partagée, vous vous êtes probablement demandé quelle était la meilleure stratégie pour commencer à travailler en équipe sur Holaspirit.
Pour créer un processus transparent pour vous et les membres de votre organisation, il y a quelques questions auxquelles vous devez réfléchir :
Qu'est-ce que les membres de votre équipe ont besoin de voir sur l'outil ?
Ont-ils besoin de voir l'ensemble des décisions, projets, actions et OKRs des cercles ? (statut = membre)
Peuvent-il se contenter de voir uniquement les détails de leurs cercles et de leurs rôles sans pouvoir les modifier ? (statut = inactif)
Que doit pouvoir faire un membre de votre équipe ?
Doivent-ils assister aux réunions du cercle ?
Prennent-ils part au processus de décision du cercle ?
Répondre à ces questions vous aide à déterminer le niveau de permissions dont un utilisateur pourrait avoir besoin sur Holaspirit.
Les 4 niveaux d'utilisateurs
La page Utilisateurs dans Administration vous permet d'inviter, de gérer et de modifier les quatre types d'utilisateurs de votre organisation :
Les administrateurs peuvent accéder à toutes les pages, inviter de nouveaux membres, modifier les paramètres de l'organisation et gérer les informations de facturation.
Les membres peuvent accéder à toutes les pages, mais ne peuvent pas inviter de membres ou modifier les paramètres de l'organisation.
Les inactifs sont des personnes internes ou externes à votre organisation que vous invitez à consulter votre gouvernance. C'est un type d'utilisateur très limité, les inactifs peuvent uniquement consulter l'onglet "Gouvernance" et accéder aux informations relatives aux rôles et aux cercles qui leur sont attribués. Ce sont des utilisateurs gratuits.
Le propriétaire a un contrôle total sur le compte et est le seul à pouvoir transférer la propriété à un autre utilisateur. La personne qui crée le compte devient automatiquement le propriétaire
Bonnes pratiques ⭐
Holaspirit vous permet d'inviter progressivement votre équipe - en suivant votre propre rythme d'implémentation. Vous trouverez ci-dessous des stratégies pour intégrer progressivement votre équipe :
Invitez des utilisateurs avec le Mode Test activé
Vous avez créé votre organigramme et vous souhaitez assigner les rôles aux membres de votre organisation. Cependant, vous n'êtes pas encore prêt à commencer à travailler dans Holaspirit en tant qu'équipe et ne voulez pas envoyer d'invitation.
Vous pouvez simplement activer le mode test. Vous pourrez créer tous les utilisateurs sans leur envoyer d'invitation. Seuls les administrateurs de la plateforme recevront des notifications.
Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez désactiver le mode test et renvoyer toutes les invitations. Les utilisateurs pourront se connecter et créer leur compte Holaspirit.
Inviter des utilisateurs en tant que membres inactifs
Vous commencez avec une équipe pilote ?
La plupart des organisations débute avec une petite équipe. Il y a alors une équipe (5-6 personnes) en charge de définir les rôles et les cercles dans l'organisation.
Invitez ces membres en tant qu'administrateurs de la plateforme. Invitez-les à compléter la création de votre organigramme, ses rôles et ses cercles.
Inviter le reste de votre organisation en tant qu'inactifs.
Un utilisateur inactif est un membre disposant d'un accès à Holaspirit pour consulter l'organisation. Il n'a pas besoin de licence pour se connecter, il est donc gratuit. Il ne possède que des droits de lecture et ne peut pas interagir avec les fonctionnalités :
Il peut être assigné à un ou plusieurs rôles (à l'exception des rôles structurels)
Il ne peut pas prendre part aux décisions de gouvernance du cercle.
Il ne peut ni participer aux réunions du cercle ni consulter les rapports de réunions.
Il ne peut pas ajouter de document ou ajouter, modifier, supprimer des Indicateurs, Checklists, Projets, Actions, OKRs. Il ne peut pas être assigné sur ces éléments non plus.
Cette méthode est très efficace pour sensibiliser les utilisateurs aux rôles, les aider à comprendre le "qui fait quoi" et se familiariser avec Holaspirit (sans leur donner accès à l'ensemble du périmètre fonctionnel).
3. Une fois qu'ils sont prêts à commencer à travailler avec Holaspirit, vous pouvez changer leur privilège en tant qu'Utilisateurs.
En cliquant sur l'icône de votre profil, rendez-vous dans Administration
Choisissez la section Gérer les utilisateurs
Cliquez sur les 3 points à droite du membre concerné
Dans la section Privilège, sélectionnez, à l'aide de la liste déroulante, le privilège que vous souhaitez attribuer au membre
Cliquez sur Enregistrer.
