L'application Publications aide à améliorer la collaboration et la performance performances des équipes en rendant l'information facilement accessibles dans un endroit commun à tous.
Il est bien connu que le maintien d'une documentation claire et organisée est considéré comme l'un des meilleurs moyens d'éviter le chaos et de garder les choses efficaces et cohérentes. C'est là que la documentation des processus entre en action, pour fournir des conseils sur la façon dont les tâches sont exécutées du début à la fin. Il décrit les étapes à suivre afin de rationaliser les activités en alignement avec ce qui est attendu dans l'organisation.
En termes simples, les processus garantissent que les bonnes choses sont faites par les bonnes personnes au bon moment !
Processus dans l'organisation : quels sont les avantages ?
Avoir des processus en place dans votre organisation est bénéfique pour :
Optimisation & cohérence
Il permet d'identifier les inefficacités. En évaluant quels processus doivent être améliorés, de nouvelles solutions de processus émergent pour augmenter l'efficacité, économiser du temps et des ressources.
Partager ses connaissances
Il est crucial de garder une trace des processus connus seulement de quelques personnes. Sans cela, quand quelqu'un part, la connaissance des processus part généralement avec lui. Ce type de documentation permet d'enregistrer et de partager les connaissances avec les membres de l'organisation pour améliorer la collaboration, la transparence et aider les gens à avancer lorsque des changements se produisent.
Formation et intégration
La documentation interne aide les nouveaux membres à comprendre leur(s) rôle(s), ce qu'on attend d'eux, le fonctionnement de l'organisation et à se familiariser avec les processus dans lesquels ils seront impliqués. La transparence rend l'intégration aussi simple que possible !
En résumé, la documentation des processus est précieuse pour normaliser et mettre à l'échelle les choses qui fonctionnent déjà pour vous, identifier les moyens d'optimiser les choses qui ne fonctionnent pas et partager ces informations avec les autres.
Comment créer une documentation de processus
Si vous partez d'une page blanche et qu'aucun processus n'est en place au sein de votre organisation, vous devrez probablement passer par ce qu'on appelle la découverte de processus. Impliquer les membres dans le processus aidera à déterminer ce qui est crucial et ce qui fonctionne de manière réaliste !
🎯 Étape 1 : Définir le "pourquoi" et le "comment"
Définir quel processus doit être documenté en trouvant son objectif et sa portée : déterminer pourquoi et comment le processus bénéficiera à l'organisation. Déterminez quel devrait être le résultat souhaité et dressez la liste des ressources nécessaires pour mener à bien chacune des étapes.
📝 Étape 2 : Établir les étapes
Rassemblez toutes les informations sur les étapes du processus du début à la fin et identifiez le point de départ. Une fois que vous avez établi cela, le reste suivra naturellement en posant la bonne question ! Que se passe-t-il ensuite ? Qui fait ça ? Comment savez-vous qu'il est terminé ?
🙋 Étape 3 : Qui est impliqué ?
Décidez quel(s) membre(s), rôle ou cercle seront responsables de l'exécution des tâches du processus. Il est important que les gens sachent qui fait quoi pour que le processus soit utile et efficace.
💬 Étape 4 : Rendez-le à l'épreuve des balles
Identifiez et anticipez où les risques pourraient survenir et ajoutez des points de contrôle pour aider à surveiller le processus. Établir des mesures pour déterminer son efficacité aidera à l'améliorer.
✅ Étape 5 : Révisez et testez
Rassemblez toutes les personnes impliquées et passez en revue le processus que vous avez documenté. Une fois qu'il est configuré et accepté, testez le processus et voyez si vous avez oublié quelque chose !
Comment Publications aide-t-il à documenter les processus ?
Avoir des processus documentés dans votre organisation n'est bénéfique que s'ils sont tenus à jour, lus et exécutés. L'application Publications permet de s'assurer que le temps que vous investissez dans la documentation des processus n'est pas perdu en permettant aux membres de trouver facilement ce qu'ils recherchent, de participer à l'élaboration des processus et d'y collaborer !
L'application Publications permet :
👉 Accès facile et possibilité de recherche
Tous les documents peuvent être trouvés en un seul endroit, faciles à trouver avec des catégories et des filtres à code couleur.
👉 Collaboration active
Collaborez avec vos coéquipiers en temps réel pour rédiger et modifier des documents pendant les réunions ou de manière asynchrone. Laissez des commentaires et une communication ouverte pour travailler de manière productive sur ce qui est important.
👉 Rendez-le intéressant
Parce qu'une image vaut mille mots, personnalisez vos documents avec des images et construisez sa structure en toute liberté.
👉 Tenez-le à jour
Définissez des dates de révision et accédez au journal d'activité de chaque document pour savoir qui y a travaillé, ce qui a été fait et quand.
👉 Demandez l'approbation formelle de votre équipe
Utilisez la prise de décision par consentement via des propositions asynchrones pour que votre équipe examine et approuve rapidement les modifications apportées aux documents.