L'app Publications vous permet de travailler avec votre équipe sur sa documentation et ses processus, de manière asynchrone. Cet outil facilite la communication et la transparence au sein de l'organisation grâce à des fonctionnalités simples d'utilisation.
Qu'est-ce que l'édition collaborative ?
Avec Publications, les membres peuvent travailler ensemble en temps réel, grâce à l'édition collaborative. Ce processus permet aux membres d'une équipe de collaborer, et de s'assurer que chacun participe à la documentation de contenu pertinent au cercle.
L'édition collaborative permet aux cercles d'ouvrir une nouvelle version de la publication, afin que tous les membres du cercle puissent travailler ensemble de manière asynchrone et en même temps. L'objectif est de prendre en compte toutes les voix qui peuvent apporter une contribution utile.
N'importe quel membre du cercle peut ouvrir l'édition collaborative d'une publication. Dès qu'une publication existante est ouverte à l'édition, ou si elle vient d'être créée, tous les membres du cercle peuvent y participer. La publication sera ouverte à l'édition jusqu'à ce qu'elle soit publiée.
Qui peut participer à l'édition ?
Seuls les membres du cercle qui est assigné à la publication peuvent participer à son édition, mais des contributeurs externes peuvent également être invités à collaborer.
Pour inviter un membre d'un autre cercle à collaborer à la publication, il suffit de l'ajouter à la publication en cliquant sur l'icône Membre.
📌 Note : Tous les membres du cercle peuvent ajouter des contributeurs externes à la publication.
Comment ouvrir et rejoindre l'édition ?
Ouvrir l'édition d'une publication
Accédez à l'app Publications
Accédez à Mes publications
Cliquez sur la publication de votre choix pour l'afficher.
Cliquez sur le bouton bleu Modifier pour ouvrir l'édition
L'édition collaborative est maintenant ouverte pour cette publication, car elle est marquée de l'étiquette jaune Édition en cours.
Rejoindre l'édition d'une publication
Vous pouvez accéder à l'édition collaborative d'une publication de deux manières :
Depuis Mes publications, cliquez sur la publication en question, puis sur le bouton jaune Accéder à l'édition en haut à droite.
Depuis En cours de travail, où les publications ouvertes à l'édition collaborative apparaissent comme déjà ouvertes. Elles sont marquées comme Brouillon si elles n'ont jamais été publiées, ou comme Édition en cours si une version précédente est déjà publiée, mais est en cours d'édition.
Il suffit de cliquer sur la publication pour rejoindre directement l'édition.
Lorsque plusieurs membres travaillent sur la même publication, ils peuvent voir les curseurs des autres en temps réel. Cela signifie que tous les membres peuvent modifier la publication en même temps, en travaillant sur une version commune !
Fermer l'édition
Pour fermer et arrêter l'édition collaborative d'une publication, cliquez sur les trois points en haut à droite, sélectionnez Annuler l'édition, puis cliquez sur Supprimer.
⚠️ En annulant l'édition, toutes les mises à jour apportées à la publication seront perdues et cette version sera supprimée. La publication reviendra à la version originale.
Commenter et mentionner les membres
Pour faciliter la collaboration, vous pouvez utiliser les publications elles-mêmes pour communiquer avec les membres de votre cercle.
Accédez à la section des commentaires en cliquant sur la bulle de dialogue, et partagez des informations, posez vos questions... contribuez tout simplement !
📌 Note :
Si de nombreux membres utilisent la section des commentaires, n'hésitez pas à filtrer les commentaires par leur statut (fermé ou ouvert) pour simplifier leur lecture.
Les commentaires et les mentions ne sont disponibles que lorsque l'édition collaborative est ouverte.
Cliquez sur + Ajouter un commentaire pour ouvrir un nouveau fil de commentaires, et mentionnez directement les membres avec @ + leur nom (choisissez-les dans la liste). Les membres recevront une notification par e-mail pour accéder au commentaire sur la publication et y répondre.
Une fois que le fil de discussion est terminé, que l'information a été partagée ou que la question a été répondue, cliquez sur l'icône check pour fermer le fil. Vous pouvez également cliquer sur l'icône poubelle à tout moment pour supprimer votre commentaire.
Pour rendre vos commentaires plus spécifiques, surlignez le contenu et cliquez sur l'icône de la bulle de dialogue. En consultant votre commentaire, les membres auront accès au contexte et sauront facilement de quoi vous parlez.
Publier l'édition collaborative
Travailler en collaboration ne signifie pas que tout le monde peut publier la version finale. L'action de publication dépend généralement du mode de décision appliqué aux publications de votre organisation.
Les deux modes de décision disponibles sur Holaspirit peuvent être appliqués aux publications :
Le mode libre est appliqué
Tout le monde peut faire des changements aux publications de son cercle, sans avoir besoin du consentement des autres membres de l'équipe. C'est le mode par défaut pour les publications.
Pour publier une publication, il suffit de cliquer sur Publier en haut à droite.
Le mode par consentement est appliqué
Pour publier une version de la publication, il faut le consentement des membres du cercle.
Lorsque le mode par consentement est en place, les membres peuvent soumettre la version de la publication qu'ils souhaitent dans une proposition. Ils peuvent le faire soit lors d'une réunion, soit de manière asynchrone.
📌 Note : Lorsqu'une proposition de publication est soumise, la publication ne peut pas être modifiée ou ouverte à l'édition collaborative.
