Il est bien connu qu'avoir une documentation claire et structurée est considérée comme l'un des meilleurs moyens de préserver l'efficacité et la transparence au sein de votre organisation.
L'app Publications centralise vos processus afin de rendre les informations facilement accessibles à tous. Elle facilite également la collaboration grâce à des fonctionnalités qui vous permettent de travailler de manière asynchrone tout en tenant votre équipe informée !
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À quoi servent Publications ?
Chaque organisation a des contenus qui doivent être documentés et facilement accessibles à ses membres. Ces contenus existent pour rendre simple et transparente la compréhension du fonctionnement de l'organisation et des différentes équipes. Il peut s'agir de processus pour les tâches quotidiennes, de directives à suivre, d'informations sur l'intégration, etc.
L'app Publications centralise votre documentation et permet aux équipes de collaborer de manière asynchrone pour que tout (et tout le monde) soit à jour. Travailler ensemble sur les publications et demander l'approbation formelle de votre équipe pour les mises à jour devient simple !
Vues des publications
L'application propose trois vues pour faciliter l'accès et la recherche :
Mes publications
Dans Mes publications, vous pouvez consulter les publications publiées dans vos cercles. Cela facilite l'accès aux contenus qui vous concernent et son pertinents pour vos équipes.
En cours de travail
Dans En cours de travail, vous trouverez les publications sur lesquelles les membres de vos cercles travaillent. Il s'agit des publications ouvertes à l'édition collaborative, que vous pouvez facilement rejoindre, ou de celles qui ont été soumises à votre cercle pour être validées.
Toutes les publications
Dans Toutes les publications, vous pouvez facilement trouver et consulter les publications de toute votre organisation.
📌 Note : Les cercles peuvent décider de rendre leurs publications privées directement dans leurs propres paramètres. Voir plus
Collaborer sur les publications
Avec Publications, vous pouvez :
Travailler ensemble en temps réel sur une même publication.
Inviter des membres externes, ne faisant pas partie du cercle, à collaborer sur une publication.
Commenter une publication et mentionner des membres qui seront notifiés.
Travailler sur une publication avec votre cercle
Lorsqu'une publication est créée ou mise à jour, tous les membres du cercle dans lequel la publication existe peuvent rejoindre l'édition.
Pour ouvrir l'édition d'une publication existante, accédez à cette publication et cliquez sur l'icône Édition. Cela ouvrira la même version pour que tous les membres du cercle puissent travailler dessus.
Vous pouvez également créer une nouvelle publication. Il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une publication en haut à droite.
L'édition collaborative est maintenant ouverte pour cette publication. Elle s'affichera dans la vue En cours de travail pour les membres du cercle, leur permettant de rejoindre l'édition de la publication en cliquant simplement dessus.
La publication peut avoir différent statut :
Brouillon signifie qu'elle a été créée, mais jamais publiée.
Édition en cours signifie que l'édition collaborative est ouverte sur une publication qui a déjà été publiée auparavant.
Soumis signifie que la version a été soumise à l'approbation des membres du cercle par le biais d'une proposition. C'est le cas si le consentement est appliqué au type de publication.
📌 Note : vous pouvez visualiser le curseur des membres qui travaillent sur la publication, en temps réel !
Pour inviter des membres externes, c'est très simple : il suffit de les ajouter à la publication elle-même en cliquant sur l'icône Membre. Même s'ils ne sont pas membres du cercle dans lequel la publication existe, ils pourront participer à l'édition !
Collaborez de manière asynchrone avec votre cercle
Pour faciliter encore plus la collaboration asynchrone, les membres travaillant sur une publication peuvent commenter et mentionner directement les autres membres dans les publications.
Pour ouvrir un fil de commentaires sur la publication alors que l'édition est ouverte, cliquez sur l'icône commentaire et sur le bouton + Ajouter un commentaire.
Si vous souhaitez ajouter un commentaire relatif au contenu de la publication, vous pouvez également le faire en surlignant la partie en question et en cliquant sur l'icône commentaire de l'outil d'écriture.
Mentionnez un membre avec @ + son nom à sélectionner dans la liste déroulante. Il recevra une notification par e-mail pour accéder au commentaire sur la publication et y répondre.
Organiser vos publications
Afin d'organiser votre documentation, les administrateurs peuvent créer et personnaliser des types de publications dans les paramètres d'Administration. Ces types pourront être utilisés par tous les membres, pour aider à clarifier la catégorie dans laquelle se trouve la publication et améliorer leur organisation.
Appliquer le consentement aux publications
De nombreuses organisations travaillent avec la prise de décision par consentement, de sorte que les membres participent aux décisions, s'approprient la contribution au travail et restent en contact avec les changements.
Lorsque la prise de décision par consentement est appliquée aux publications, elle permet aux membres demander la validation de la publication aux membres du cercle de manière asynchrone, ou même en réunion.
Le consentement peut être appliqué aux publications dans l'ensemble de l'organisation, au niveau du cercle, mais aussi uniquement pour certains types de publications.
Travailler avec des versions
En travaillant sur des publications, les membres travaillent en fait à la création d'une nouvelle version de cette publication. Chaque fois qu'une publication est publiée, cela signifie qu'une nouvelle version est créée et rendue visible pour l'organisation et ses membres.
Avec l'édition collaborative, il est crucial de garder une trace de tout pour ne pas perdre le travail précédent. C'est pourquoi les publications ont leur propre historique de versions. Il permet aux membres de consulter les modifications apportées au fil du temps, de savoir qui a contribué et de restaurer une version antérieure si nécessaire.