Publicaties: een overzicht

Zoals bekend wordt het bijhouden van nauwkeurige en overzichtelijke documentatie beschouwd als een van de beste manieren om de zaken in je organisatie efficiënt en samenhangend aan te pakken.

De Publicaties-app centraliseert je processen om informatie gemakkelijk toegankelijk te maken voor iedereen. Het vergemakkelijkt ook de samenwerking dankzij functies waarmee je asynchroon kunt werken terwijl je team op de hoogte blijft!

🚀 Activeer de Experimentele functies-modus om de nieuwe Publicatie-app te testen en je feedback met ons team te delen!

*

Waarvoor dienen publicaties?

Elke organisatie beschikt over informatie die moet worden gedocumenteerd en gemakkelijk toegankelijk moet zijn voor de leden. Deze content is er om de manier waarop de organisatie en de verschillende teams werken begrijpelijk en transparant te maken. Het kan gaan om processen voor dagelijkse taken, richtlijnen die gevolgd moeten worden, inwerkinformatie en dergelijke.

De Publicaties-app centraliseert je documentatie en laat je teams toe soepel en asynchroon samen te werken zodat alles (en iedereen) up-to-date blijft. Samenwerken aan publicaties en de formele goedkeuring van je team vragen voor updates wordt zo een fluitje van een cent!

*

Publicaties-overzichtsmodi

De app biedt drie overzichtsmodi voor snel en eenvoudig toegang krijgen en opzoeken:

Mijn publicaties

In Mijn publicaties kun je de publicaties bekijken en openen die in jouw cirkels zijn gepubliceerd. Dit maakt het gemakkelijker om de content te vinden die betrekking heeft op jou en je team(s).

Werk in uitvoering

In Werk in uitvoering vind je de publicaties waarmee mensen in jouw cirkel(s) bezig zijn. Dit zijn de publicaties die open staan voor gezamenlijke bewerking, waaraan je gemakkelijk kunt deelnemen, of de publicaties die ter goedkeuring zijn voorgelegd aan jouw cirkel.



Alle publicaties

In Alle publicaties kun je gemakkelijk de publicaties uit je volledige organisatie opzoeken en raadplegen.

📌 Opmerking: Cirkels kunnen ervoor opteren hun publicaties in besloten kring te houden met behulp van hun eigen instellingen, wat betekent dat de publicaties in deze cirkels niet zichtbaar zijn voor niet-cirkelleden.



*

Samenwerken aan publicaties

Met Publicaties kun je het volgende doen:

In real time samenwerken aan dezelfde publicatie.

Externe leden, die geen deel uitmaken van de cirkel, uitnodigen om mee te werken aan een publicatie.

Reageren op een publicatie en leden vermelden, waarna die een bericht ontvangen.

👉 Meer over gezamenlijk bewerken

👉 Meer over publicaties toevoegen en publiceren

Werken aan een publicatie binnen je cirkel

Wanneer een publicatie wordt aangemaakt of bijgewerkt, kunnen alle leden van de cirkel waarin de publicatie bestaat, deelnemen aan het bewerken ervan.

Om de bewerking van een bestaande publicatie te openen, ga je naar die publicatie en klik op Bewerken. Hierdoor wordt dezelfde versie geopend waaraan alle cirkelleden kunnen werken.



Je kunt ook een nieuwe publicatie aanmaken. Daarvoor klik je gewoon op Publicatie toevoegen rechts bovenaan.



Gezamenlijk samenwerken is nu geopend voor jouw cirkel. Dit betekent dat de publicatie bij leden van de cirkel wordt weergegeven in de modus Werk in uitvoering, waardoor ze kunnen deelnemen aan de publicatie door er gewoon op te klikken.

De publicatie kan de volgende status hebben:

Concept betekent dat het is aangemaakt maar nooit gepubliceerd.

Bewerken in uitvoering betekent dat gezamenlijk bewerken is geopend voor een publicatie die al eerder is gepubliceerd.

Ingediend betekent dat de versie ter goedkeuring is voorgelegd aan de cirkelleden door middel van een voorstel, op voorwaarde dat toestemming vereist is voor het publicatietype.

📌 Opmerking: Je kunt de cursor van de leden die aan de publicatie werken in real time bekijken!



Externe leden uitnodigen is heel eenvoudig: voeg ze gewoon toe aan de publicatie zelf door te klikken op het Lid-pictogram. Zelfs als ze geen lid zijn van de cirkel waarin de publicatie bestaat, kunnen ze deelnemen aan de bewerking ervan! Meer lezen



Asynchroon samenwerken met je cirkel

Om asynchroon samenwerken nog gemakkelijker te maken, kunnen leden die aan een publicatie werken rechtstreeks in de publicaties reageren en andere leden vermelden.

Om reacties op de publicatie te openen terwijl het bewerken nog open is, klik je op Reageren en +Reactie toevoegen.

Als je een reactie wilt toevoegen met betrekking tot de inhoud van de publicatie, kun je dat ook doen door het betreffende deel te markeren en te klikken op Reageren.

Om een lid te vermelden, typ je gewoon @ en selecteer je hun naam in het keuzemenu. Ze ontvangen een e-mailbericht om toegang te krijgen tot het commentaar op de publicatie en te reageren.



*

Je publicaties organiseren

Om je documentatie georganiseerd te houden, kunnen Beheerders publicatietypes aanmaken en aanpassen in de Beheerinstellingen. Deze types kunnen door alle leden worden gebruikt om duidelijk te maken in welke categorie de publicatie valt en om de categorisering te verbeteren.

👉 Meer over Publicatie-instellingen



*

Toestemming toepassen bij publicaties

Veel organisaties werken volgens besluitvorming op basis van toestemming, waarbij leden deelnemen aan de besluitvorming, verantwoordelijkheid nemen door bij te dragen aan de werkzaamheden en op de hoogte blijven van de wijzigingen.

Wanneer besluitvorming op basis van toestemming wordt toegepast op publicaties, kunnen de cirkelleden formele goedkeuring vragen voor content, maar ook de mening van je team vragen door middel van voorstellen tijdens overleg of asynchroon.

Toestemming kan worden toegepast bij publicaties in de hele organisatie, op cirkelniveau, maar ook uitsluitend voor bepaalde publicatietypes.

👉 Meer over besluitvorming op basis van toestemming bij publicaties

*

Werken met versies

Wanneer leden aan publicaties werken, werken ze eigenlijk aan het aanmaken van een nieuwe versie van die publicatie. Telkens wanneer een publicatie wordt gepubliceerd, betekent dit dat er een nieuwe versie wordt aangemaakt en zichtbaar wordt gemaakt voor de organisatie en haar leden.

Bij gezamenlijk bewerken is het van cruciaal belang om altijd alles goed bij te houden, zodat je eerder werk niet kwijtraakt. Daarom hebben publicaties hun eigen versiegeschiedenis. Zo kunnen leden de wijzigingen die in de loop der tijd zijn aangebracht raadplegen, weten ze wie een bijdrage heeft geleverd en kunnen ze indien nodig een vorige versie herstellen.

👉 Meer over de versiegeschiedenis van publicaties

Bijgewerkt op: 14/04/2025