Als jouw baan of functie je niet definieert, is het vaak wel bepalend voor je beslissings- en handelingsbevoegdheid binnen je organisatie. Functiebeschrijvingen helpen om processen te ordenen, te specialiseren en het werk te verdelen. Maar wat gebeurt er als een organisatie de voorkeur geeft aan rollen boven een traditionele functiebeschrijving? Hoe zet je een op rollen gebaseerde bedrijfs-, management- of teamorganisatie op?
Op Holaspirit wordt het werk niet verdeeld over functietitels, maar vastgelegd in rollen die samen cirkels van teams vormen met inspirerende doelen en duidelijke verantwoordelijkheden zodat elk lid van de organisatie een duidelijk beeld heeft van wie waarvoor verantwoordelijk is en wie beslissingsbevoegdheid heeft.
Ga naar:
Waarom verkiezen we rollen boven functiebeschrijvingen?
Rollen veronderstellen de implementatie van een zich ontwikkelende en samenwerkende organisatie. Een op rollen gebaseerde organisatie wordt vooral gekenmerkt door de wens om verantwoordelijkheden en besluitvorming effectief te delen tussen alle werknemers.
In traditionele organisaties, die gekenmerkt worden door een starre hiërarchie en een strikte bevelsstructuur, worden beslissingen en informatie verticaal gecommuniceerd (van boven naar beneden). Bij op rollen gebaseerde organisaties, waar de besluitvorming is verdeeld over een reeks zelforganiserende teams, opereren deze teams zelfstandig, maar ook als onderdeel van het grotere geheel en werken ze samen om het doel van de organisatie te bereiken.
Met rollen kun je het volgende doen:
Je beter aanpassen aan de evolutie van de organisatie en haar leden. De reikwijdte van de rollen kan evolueren naargelang van de organisatie en haar behoeften, maar ook van de mensen die er op een bepaald moment aan bijdragen. Het bedrijf past zich sneller aan zijn context en uitdagingen aan.
Besluitvorming efficiënt delen. Rollen zijn dynamisch: ze kunnen door één of meer personen worden ingevuld en kunnen beslissingen nemen over waar ze verantwoordelijk voor zijn.
Beschrijven wat het werk inhoudt. Met de rolbeschrijving kunnen we de onzichtbare handelingen beschrijven die ter ondersteuning van de groep uitgevoerd moeten worden (bijvoorbeeld documenteren voor anderen, nieuwkomers verwelkomen, etc.). In die zin maken rollen het mogelijk om voorgeschreven werk en echt werk met elkaar in overeenstemming te brengen.
Voldoen aan de werkelijke behoeften van het bedrijf. Rollen beantwoorden aan specifieke behoeften van het bedrijf zoals die worden ervaren door de operationele teams en die bijdragen aan het doel van de organisatie. Rollen, indien vervuld, komen ook tegemoet aan de individuele behoeften van degenen die eraan bijdragen (ontwikkeling van vaardigheden).
Ontwerpen van een op rollen gebaseerde organisatie
Organiseren op basis van rollen is vaak een kwestie van een evenwicht vinden tussen de wens om macht en verantwoordelijkheden te delen of zelfs meer gezamenlijke besluitvorming te bevorderen, en de wens om een efficiënte besluitvorming te waarborgen of te vergroten door iedereen aan het werk te zetten en de wens om resultaten te boeken.
Het geeft mensen zeggenschap over hun werk en stelt hen in staat de organisatie gezamenlijk vorm te geven.
Bij Holaspirit is de hele organisatie opgebouwd rond het doel. Het werk wordt niet langer verdeeld over mensen maar over rollen.
Elke rol wordt gedefinieerd door:
Naam: Dit is meer dan een officiële functietitel of benaming en vat de taken en verantwoordelijkheden samen van de werknemer die deze functie gaat bekleden.
Doel: Het verduidelijkt de identiteit en bedoeling van een rol of cirkel. Het doel stuurt het handelen van een rol of cirkel, ook zonder andere expliciete verantwoordelijkheden, domeinen of domeinafspraken.
Domein: Dit staat voor een afzonderlijk gebied van invloed, controle en besluitvorming van een specifieke rol. (Meer lezen)
Verantwoordelijkheden: Aan elke rol is een reeks verantwoordelijkheden verbonden. Dit beantwoordt de vraag wat de verwachte resultaten zijn die bij de rol horen.
De verduidelijking van de rollen moet toelaten duidelijk vast te leggen wie welke beslissing mag nemen en wie verantwoordelijk is wanneer een beslissing niet wordt uitgevoerd of wanneer acties niet worden geïmplementeerd.
De thuispagina Organigram biedt je een nieuwe organisatiestructuur op basis van rollen en cirkels. Je organisatie telt meer of minder cirkels en rollen, afhankelijk van de complexiteit.
Opmerking: de grootte van de cirkel hangt af van de positie van de rol in de hiërarchie en het aantal rollen dat hij bevat.
Navigeren binnen je organisatie
In Rollen op de Governance-app vind je een lijstje met alle voor jouw organisatie gedocumenteerde rollen.
In Organigram kun je het volgende doen:
Klik ergens binnen een cirkel (maar niet rechtstreeks op een rol) om in en uit te zoomen op je organigram.
Je kunt erin navigeren naar alle rollen. Het zal je helpen op een duidelijke manier te bepalen "wie wat doet", waardoor je gemakkelijk begrijpt hoe alles functioneert. Om de details van een cirkel of een rol te laten zien, beweeg je gewoon je muis over de naam van de cirkel of rol en klik je erop. De informatie schuift dan aan de zijkant eruit.
Om terug te keren naar het organigram klik je op de "X" in de rechterbovenhoek.
Gebruik de zoek- en sorteeroptie rechtsboven in je scherm om te vinden wat je zoekt.
Gebruik de uitgebreide zoekfunctie als je een resultatenlijst wilt krijgen.
