Rollen vormen de bouwstenen van jouw organisatie. Ze worden gekenmerkt door een doel, een reeks verantwoordelijkheden en de leden ervan. Holaspirit ondersteunt een nieuwe manier om verantwoordelijkheden te omschrijven en taken af te werken: het werk wordt niet verdeeld over mensen, maar over rollen.
Ga naar:
Waarom moeten je rollen en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven zijn binnen je organisatie?
De rollen en verantwoordelijkheden van de leden in je organisatie vastleggen is om tal van redenen van cruciaal belang:
Iedereen weet wat ze doen. Als rollen duidelijk omschreven zijn, weten mensen wat er van hen verwacht wordt, wat ze moeten bereiken en hoe ze dat kunnen bereiken. Bovendien neemt de motivatie toe omdat iedereen ziet hoe belangrijk hun bijdrage is voor het algehele welslagen van het team.
Alles wordt op tijd afgewerkt. In een complexe omgeving en onder strikte deadlines worden taken soms over het hoofd gezien. Als iedereen op de hoogte is van de eigen en andermans verantwoordelijkheden, is er meer verantwoordelijkheidsbesef en wordt niets vergeten.
De juiste mensen voor de job aanwerven. Door van meet af aan duidelijk omschreven rollen te hanteren, weet je welk soort mensen je nodig hebt zodat je gericht te werk kunt gaan en de meest geschikte kandidaten voor de job kunt aanwerven.
Mensen werken beter samen. Er zijn minder conflicten en 'politieke' spanningen als gewichtige taken evenwichtig verdeeld zijn of als gecontroleerd wordt of ze niet aan dezelfde persoon worden toevertrouwd. Ook hebben mensen veel meer respect voor collega's als ze kunnen zien welk aandeel die hebben in het algehele welslagen van het team. In een omgeving waar respect centraal staat, is de sfeer positiever en werkt men beter en creatiever samen.
De communicatie verbetert. Ze wordt niet alleen beter, maar ook efficiënter en daar gaat het om. Gedaan met tijd verliezen om te kijken wat er gedaan wordt, wie het doet en wanneer het klaar moet zijn.
Rollen en verantwoordelijkheden vastleggen
Eerst en vooral moet elk lid van een organisatie zich bewust zijn van drie dingen:
aan wie ze rapporteren
wat hun verantwoordelijkheden en de bijbehorende verwachtingen zijn
welke autoriteit ze moeten hebben om beslissingen te kunnen nemen
Eén persoon kan tegelijkertijd een of meer rollen vervullen, afhankelijk van wat die persoon doet. Ook kan één enkele rol door verschillende personen vervuld worden.
De eerste stap is eenvoudig: bekijk waarover je beschikt en ga na wat je nodig hebt. Dit kan door een overzichtelijke lijst te maken van de mensen in jouw organisatie. Stel dan een tweede lijst op met de rollen en taken die jouw organisatie moet vervullen. Zo zie je waar er een tekort of overschot aan expertise bestaat en kun je de vereiste functies aanmaken, terwijl je die verwijdert die je organisatie niet meer nodig heeft. Je kunt op Holaspirit een eerste versie van jouw organigram opmaken om te zien hoe de verschillende teams binnen de organisatie met elkaar verbonden of verwant zijn.
Een overzichtelijke structuur dient als vertrekpunt en helpt om problemen aan het licht te brengen die voorheen misschien niet zo duidelijk waren.
Rolkenmerken
Beschouw de informatie over de rollen als leidraad of wegwijzer. Zowel voor de rolbekleder als voor het lid of de leden waaraan hij/zij rapporteert, vormt dit een leidraad bij het nastreven van het organisatiedoel.
Op een rolpagina vind je informatie zoals:
Naam: Meer dan een officiële functietitel of -benaming, want hier worden de taken en verantwoordelijkheden samengevat van de werknemer die deze functie gaat bekleden.
Doel: Dit verduidelijkt de identiteit en bedoeling van een rol of cirkel. Het doel geeft richting aan het optreden van de rol of cirkel, ook zonder uitdrukkelijke verantwoordelijkheden, domeinen of domeinafspraken.
Domein: Dit behelst een afzonderlijk gebied met invloed, controle en besluitvorming van een specifieke rol. (Meer lezen)
Verantwoordelijkheden: Elke rol is gekoppeld aan een reeks verantwoordelijkheden. Hiermee wordt antwoord gegeven op de vraag wat de verwachte resultaten zijn die bij de rol horen.
Checklists, projecten en acties: Deze verwijzen naar de specifieke activiteiten of werkzaamheden van de rolvervuller. Checklists zijn terugkerende acties waar andere teamleden zicht op willen en moeten hebben. Projecten zijn een specifiek resultaat dat verscheidene acties vergt om te voltooien. Acties zijn gewoon stappen die ondernomen kunnen worden om een Project te voltooien.
Prestatiemanagement en Indicatoren: Het is ook belangrijk vast te leggen hoe de persoon in die rol beoordeeld zal worden met betrekking tot de prestaties. Welke indicatoren zullen daarbij worden gebruikt? Wat zijn de prestatiedoelstellingen? Dit verwijst naar de tabbladen Indicatoren of OKR's op de rolpagina.
Rollen bekijken
Het heeft geen zin rollen en hun verantwoordelijkheden vast te leggen als mensen er niet van op de hoogte zijn. Elke werknemer moet duidelijk op de hoogte gebracht worden van wat er van hem/haar verwacht wordt. Hierbij komt Holaspirit goed van pas.
Mensen kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot hun eigen rollen en die van de volledige organisatie. Ze kunnen door de Governance-app navigeren en in het onderdeel Rollen of het organigram zoeken naar de gewenste informatie.
Verschillende soorten rollen
Een kernrol is een rol met een speciale status in je organisatie. Dit kan een coördinator- of een woordvoerderrol voor de cirkel zijn. Voor gedecentraliseerd management en modellen voor organisatiegovernance zoals Holacracy en Sociocracy zijn dat bijvoorbeeld Cirkel Lead, Cirkel Rep, Secretaris en Facilitator.
Een rolsjabloon wordt gebruikt voor een rol die in meer dan één cirkel in jouw organisatie nodig is. Om tijd te besparen, kun je rolsjablonen aanmaken en ze eenvoudig in je organigram importeren.
Een leiderrol kan nodig zijn in je organisatie. Hoewel werken in een wendbaar team gepaard gaat met veel autonomie, kun je bepaalde rollen selecteren die als leider van de cirkel fungeren, om bijvoorbeeld functioneringsgesprekken te doen en mensen te coachen.
Een vertegenwoordigende rol kan door beheerders en door de cirkel geselecteerd worden om hen in de hoofdcirkel te vertegenwoordigen. Dit kan een rol zijn met speciale verantwoordelijkheden die optreedt als woordvoerder van de cirkel wanneer een bepaalde kwestie het werkterrein van de cirkel overschrijdt.
Een roltoewijzer is een rol die belast is met het toewijzen van mensen aan rollen binnen de cirkel. Er bestaan verschillende opties om mensen aan rollen toe te wijzen, afhankelijk van je organisatiemodel.
Verkozen rollen kunnen ingesteld worden, wat betekent dat rolbekleders voor een bepaalde termijn verkozen worden door de cirkelleden. Door een rol als verkiesbaar aan te merken, kun je de termijnen instellen.
Een transversale rol is een rol die door een andere cirkel wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de beslissingen en verrichtingen van diens cirkel. Zo wordt een brug geslagen tussen twee cirkels met een kopie van de rol in de cirkel die het verzoek doet, waardoor de uitwisseling van vaardigheden wordt verbeterd.
Rollen in een evoluerende organisatie
Een rol is dynamisch en evolueert mee met de behoeften van de organisatie, wat betekent dat ze regelmatig worden bijgewerkt zodat ze aangepast zijn aan de steeds veranderende omgeving.
Een organisatorische verandering kan vele vormen aannemen. Ze kan een verandering inhouden van de bedrijfsstructuur, strategie of domeinafspraken. Op Holaspirit worden deze veranderingen governancewijzigingen genoemd.
In tegenstelling tot de traditionele opvatting over bevelsstructuren beschikt elke rolvervuller in de organisatie over inspraak in de organisatiestructuur en kan hij/zij via voorstellen bepaalde evoluties op Holaspirit voorstellen om ervoor te zorgen dat het organigram nooit verouderd geraakt.
Wat kan een rolbekleder doen?
Als rolbekleder beschik je over de volle bevoegdheid om elke actie te ondernemen die je gepast lijkt om het doel van je rol te bereiken. Je mag echter geen invloed uitoefenen op een domein dat eigendom is van een andere rol, tenzij je daartoe gemachtigd bent door een domeinafspraak.
Je kunt gemakkelijk de autoriteit van een rol bekijken en snel zien of je gemachtigd bent om een bepaalde beslissing te nemen. Als rolbekleder en kerncirkellid kun je het volgende doen:
Rollen toevoegen, bewerken of verwijderen
Deelnemen aan overleg van je cirkels
Indicatoren en OKR's aanmaken, bewerken en verwijderen voor je cirkel en rollen
Checklists, acties en projecten voor je cirkel en rollen aanmaken, bewerken en verwijderen
Documenten toevoegen aan je rollen (Meer lezen)
Je spanning vastleggen en een voorstel indienen