Wat houdt Governance in?
Governance is het overzicht van de huidige architectuur van jouw organisatie, inclusief rollen, cirkels en de verschillende bevoegdheden. Dit stelt je in staat een structuur op te bouwen en tegelijkertijd duidelijke verwachtingen te stellen en een duidelijk beeld te geven van de bevoegdheden op elk niveau binnen de organisatie.
De Governance-app in Holaspirit verleent je toegang tot het organigram van je organisatie en de lijst met rollen en cirkels.
Ga naar:
Rollen in plaats van jobomschrijvingen
Rollen vormen de bouwstenen van jouw organisatie. Ze worden gekenmerkt door een doel, een reeks verantwoordelijkheden en de leden. Holaspirit ondersteunt een nieuwe manier om verantwoordelijkheden te definiëren en het werk af te krijgen: het werk wordt niet verdeeld over mensen, maar over rollen.
De rollen worden door elk team (cirkel) vastgelegd volgens een collectieve governanceprocedure. Ze worden regelmatig bijgewerkt om ze aan te passen aan de steeds veranderende behoeften van de organisatie.
Belangrijkste eigenschappen van rollen:
Begin met te bekijken wat je rollen inhouden
Evolueer met je organisatie en pas je rollen aan
Neem nieuwe verantwoordelijkheden op je en solliciteer naar een rol
Als de rol die belast is met toewijzen zoek je naar de beste match tussen rollen en mensen en wijs je iemand toe of verwijder je iemand uit een rol
Voeg overeenkomsten en samenwerkingsdocumenten toe om de processen, domeinafspraken en andere werkmethoden van je rol te verduidelijken in de Documenten
Personaliseer het overzicht van je rol met behulp van aangepaste velden
Leg de indicatoren, checklists, projecten en acties van je rol vast om enkele operationele items voor je rollen in te vullen
Cirkels als structuur
In Holaspirit zijn de cirkels hiërarchisch georganiseerd en hebben ze elk een duidelijk doel en een reeks verantwoordelijkheden.
Een cirkel is een rol die is uitgegroeid tot verschillende onderdelen. Een cirkel brengt verschillende rollen samen die toegewezen zijn aan mensen en die een team vormen met hetzelfde doel.
Elke cirkel beschikt over de bevoegdheid om zichzelf naar eigen inzicht te organiseren om zijn doel zo goed mogelijk te bereiken. Cirkels kunnen hun eigen overleg voeren, cirkelleden toewijzen om rollen te vervullen en verantwoordelijkheid nemen voor het uitvoeren van werkzaamheden binnen hun bevoegdheden (domeinen).
Belangrijkste eigenschappen van cirkels:
Geef de structuur van je organisatie weer met het organigram
Personaliseer binnen je cirkel de regels voor roltoewijzing, verkiezingen en besluitvorming
Vergader met cirkelleden tijdens teamoverleg
Beheer de projecten van je cirkel
Maak een voorstel aan en dien het in bij je team om je idee om te zetten in een concrete evolutie
Governanceprocedures
In plaats van om de paar jaar een grote herstructurering door te voeren, kan elk lid van de organisatie wijzigingen aanbrengen aan de bedrijfsstructuur zodra hij/zij merkt dat er iets verbeterd kan worden. Als gedecentraliseerde en lerende organisatie ontwikkelt je organisatie zich voortdurend in reactie op de omgeving.
Dit gebeurt op elk niveau van de organisatie, aangezien elke cirkel zijn eigen governanceprocedure heeft om zijn rollen en domeinafspraken aan te maken en regelmatig bij te werken.
Holaspirit biedt twee soorten governancebesluitvorming aan:
Een gestructureerd proces met de naam Toestemmingsmodus dat berust op een gezamenlijk besluitvormingsproces waarbij voorstellen worden ingediend om wijzigingen aan te brengen in de governance.
Een open proces met de naam Vrije modus waarmee gebruikers gemakkelijk wijzigingen in de governance kunnen doorvoeren zonder voorafgaande goedkeuring van cirkelleden.
Governance-evoluties
Governance draait om de structuur van je organisatie. Hier worden rollen aangemaakt en aangepast om het werk dat uitgevoerd moet worden in kaart te brengen.
Holaspirit moedigt individuele cirkelleden aan initiatieven te nemen door hen een proces aan te reiken waarmee hun zorgen of ideeën kunnen worden aangekaart. Het systeem van gespreide bevoegdheden vermindert de druk op de leiders om alle beslissingen te nemen.
Daarom kan elk lid van de organisatie op Holaspirit nieuwe governance-evoluties indienen, waaronder:
Rollen en cirkels toevoegen, bewerken en verwijderen
Verkiezingen organiseren voor verkozen functies
Domeinafspraken binnen de cirkel toevoegen, bewerken en verwijderen
De organisatie herstructureren door een rol of cirkel van het ene naar het andere deel van de organisatie te verplaatsen
Belangrijkste eigenschappen van governance-evoluties:
Een evolutievoorstel aanmaken en indienen bij je team en je idee omzetten in een concrete verandering
Stemmen over een voorstel dat is ingediend door een lid van je cirkel
Een verkiezing organiseren voor een verkozen rol
Wijzig de structuur van uw organisatie door een rol of cirkel toe te voegen, te bewerken of te verwijderen
Een rol of cirkel verplaatsen van het ene deel van de organisatie naar het andere