Checklists vormen een dimensie van de rol of cirkel en beschrijven de terugkerende activiteiten ervan.
Open de checklists van een rol vanuit de rol- of cirkelpagina.
De checklists van de leden van jouw organisatie vind je ook op de pagina Leden.
Definitie
Rol- of cirkelchecklists bieden leden van een cirkel en organisatie de mogelijkheid zicht te krijgen op een terugkerende actie van een rol of cirkel.
Alle rolchecklists weergeven is onbegonnen werk, maar het is wel interessant om checklists te documenteren en aan te maken voor terugkerende acties waar andere cirkelleden graag zicht op willen hebben. Op die manier krijgt iedereen de transparantie die hij/zij nodig heeft. Zo wil de rol Financiën bijvoorbeeld weten of de rol Verkoop facturen naar klanten heeft verstuurd. In dat geval kan de rol Verkoop een checklist "Verzonden facturen" aanmaken voor de rol Verkoop.
Een checklist heeft een bepaalde frequentie (dagelijks, wekelijks of maandelijks) en kan aan een rol of lid in de organisatie toegewezen worden.
Checklists worden tijdens cirkeloverleg beoordeeld en goedgekeurd. Voor Holacracy-gebruikers worden checklists besproken tijdens het werkoverleg.
Om checklists toe te voegen, te bewerken en te verwijderen, ga je naar de rollen-/cirkelspagina. Je kunt dit ook doen tijdens het cirkeloverleg.
Een checklist toevoegen
Alle cirkelleden kunnen checklists voor cirkelrollen op Holaspirit toevoegen, bewerken of verwijderen.
Alle leden van een cirkel kunnen checklists toegewezen krijgen.
In het onderdeel Checklists van een rol of cirkel klik je op Checklist toevoegen.
Voeg een titel aan de kaart toe. Je kunt een rol en één of meer leden aanwijzen.
Je kunt de frequentie selecteren en de checklist omschrijven in het veld Omschrijving. Je kunt de checklistkaart koppelen aan een document uit een bestandkiezer of een link.
Checklists sorteren
Groepeer checklists per Frequentie voor een betere organisatie.
Een checklist bewerken
Een checklist bewerken kun je door op de checklistkaart te klikken in een overleg of rechtstreeks vanuit de rol- of cirkelpagina.
Een checklist verwijderen
Verwijder een checklist van een rol of cirkel door op de checklistkaart te klikken of via het menu door op de 3 stippen rechts van de checklist te klikken.
Checklists beoordelen tijdens een overleg
Voorwaarde: open een werkoverleg of een overlegsjabloon met de stap Checklists beoordelen. (zie ook Hoe open ik een overleg?)
Checklists kunnen goedgekeurd worden tijdens een overleg als alle cirkelleden aanwezig zijn. De overlegsecretaris kan de checklists afvinken die door de aangewezen leden en rollen aangemaakt zijn.
In de stap Checklists van het overleg doe je het volgende:
Klik op Checklist toevoegen
Voeg een Titel toe, wijs de gewenste Rol toe, vul de Frequentie in en eventueel de Omschrijving die je volledig kunt aanpassen met de 'rich text editor'-functie
Je kunt ook één of meer leden van de betreffende rol toewijzen
De checklists kunnen veranderen naargelang het overleg op basis van de behoeften van de cirkel. Om te bewerken of te verwijderen, klik je gewoon als overlegsecretaris op de checklist.
Hoe keur je een checklist goed? Bij de beoordeling van de checklist kan elke rol aangeven of hij/zij bepaalde terugkerende acties die nuttig worden geacht al dan niet heeft uitgevoerd. Elke rol antwoordt met "check" of "not check". Je kunt jouw checklists goedkeuren tijdens het werkoverleg of een overleg met de stap Checklist. De overlegsecretaris kan de betreffende checklist aanvinken als lid dat is aangewezen om deze actie uit te voeren.
Tip: Groepeer de checklists in de cirkel volgens Frequentie, Rol en Lid voor een betere weergave.
Belangrijk: Je kunt de checklist niet rechtstreeks vanuit de rol- of cirkelpagina aanvinken.
Verwante artikels