Organisaties moeten zich tegenwoordig voortdurend opnieuw uitvinden en dynamisch genoeg zijn om op de juiste manier in te spelen op de uitdagingen waarvoor ze staan. Steeds meer organisaties zijn gestructureerd op basis van rollen en cirkels om te komen tot een werkplek waar alle mensen beschikken over autonomie, inspraak en zelfbewustzijn.
In dergelijke organisaties wordt de zeggenschap verdeeld over de werknemers, worden traditionele leidinggevende functies afgeschaft en worden de overgebleven functies samengevoegd tot kleinere, autonome rollen met samenhangende verantwoordelijkheden. Deze rollen zijn georganiseerd binnen autonome cirkels (teams). Binnen deze zelforganiserende cirkels kunnen rollen communiceren, samenwerken, doelen stellen, beslissingen nemen en hun werk tot een goed einde brengen.
Een cirkel kan een team genoemd worden en kan tot stand komen door verschillende rollen te groeperen, waarbij de teamleden een aantal verschillende rollen bekleden.
In Holaspirit worden cirkels ingebed zodat ze sub-cirkels kunnen vormen. Cirkels kunnen blijvend zijn of voor een beperkte tijd gevormd worden, bv. voor interdisciplinaire projecten. De grootte van de cirkels neemt af naarmate ze dieper in de algemene cirkel liggen. Ze beschikken echter over volledige autonomie binnen hun respectieve domeinen (verantwoordelijkheidsgebieden), mits hun doel bijdraagt aan het doel van hun hoofdcirkel.
Opmerking: Mensen kunnen lid zijn van verschillende cirkels binnen een organisatie.
Verschil tussen een cirkel en een rol
Eigenlijk is een cirkel een rol die zich tot verschillende onderdelen heeft uitgebreid. Een cirkel brengt verschillende rollen samen, die toegewezen zijn aan mensen die een team vormen met hetzelfde doel.
Als je bijvoorbeeld in de rol Sociale Media werkt en je realiseert je dat het werk een eenvoudige rol overstijgt, dan kun je die rol eventueel omvormen tot een cirkel. Je zult in die cirkel nieuwe rollen kunnen aanmaken om het Sociale Mediadoel te vervullen.
Op de rol- of cirkelpagina vind je de volgende informatie:
Naam: Dit is meer dan een officiële functietitel of -benaming: het somt de taken en verantwoordelijkheden op van de werknemer die deze functie zal bekleden.
Doel: Dit verduidelijkt de identiteit en bedoeling van een rol of cirkel. Het doel geeft richting aan het handelen van een rol of cirkel, ook zonder andere expliciete verantwoordelijkheden, domeinen of domeinafspraken.
Domein: Dit vertegenwoordigt een afzonderlijk domein voor beïnvloeding, controle en besluitvorming van een specifieke rol. (Meer lezen)
Verantwoordelijkheden: Elke rol gaat gepaard met een reeks verantwoordelijkheden. Dit beantwoordt de vraag over wat de verwachte resultaten zijn die met de rol verbonden zijn.
Hoe verplaats ik een rol van één cirkel naar een andere?
Een cirkel kan sub-cirkels bevatten, die op hun beurt weer sub-cirkels kunnen bevatten. In sommige gevallen wil je je organisatie misschien reorganiseren en de rollen naar andere cirkels verplaatsen zodat ze beter beantwoorden aan de realiteit.
Kan een gebruiker deel uitmaken van een cirkel zonder een rol toegewezen te krijgen?
In sommige gevallen kan het nodig zijn dat een gebruiker deel uitmaakt van een cirkel, ook al vervult hij/zij er geen rol in. Holaspirit staat je toe leden zonder rol aan cirkels toe te voegen.
Dit betekent dat ze het volgende kunnen:
Het cirkeloverleg bijwonen en de verslagen van het overleg inzien
Voorstellen indienen en/of evoluties toevoegen aan de cirkel
Werken aan de projecten van de cirkel
De activiteiten van de cirkel bekijken en er updates over krijgen
Kan ik mijn cirkel in andere tools integreren?
Elk team heeft zijn eigen manier van werken en gebruikt soms verschillende tools. Terwijl het ene team de voorkeur geeft aan Trello, gebruikt een ander misschien Slack of Jira. Daarom beschikt elke cirkel over de mogelijkheid om die apps te integreren die ze het liefst gebruiken. Zo kan elke cirkel efficiënt en productief werken, ook al verschilt hun manier van werken van die van de rest van de organisatie.
Hoe een cirkel aanmaken, bewerken of verwijderen?
Naarmate je organisatie evolueert, evolueren ook de cirkels waaruit ze is opgebouwd. Als lid van een cirkel kun je eventueel een nieuwe cirkel toevoegen of een bestaande verwijderen of bewerken.