Het doorvoeren van veranderingen binnen een organisatie - vooral bij grote teams - is een monumentale taak die methodisch aangepakt moet worden.
Je team warm maken voor het gebruik van een nieuwe tool verschilt niet wezenlijk van hun vragen zich aan te passen aan zelfmanagementmodellen, en kan een moeilijk proces vormen.
Gelukkig zijn er een aantal strategieën die je kunt toepassen om geleidelijk aan gebruikers in te werken en je te helpen Holaspirit succesvol in te voeren.
Admin, lid & niet-actief
Of je nu net begint met zelfmanagementmodellen of ze al toepast, waarschijnlijk vraag je je af wat de beste strategie is om als team te werken binnen Holaspirit.
Om het proces zowel voor jou als voor de leden van jouw organisatie vlot te laten verlopen, moet je eerst het antwoord weten op een aantal vragen.
Wat moeten al jouw teamleden kunnen zien?
Moeten ze alle beslissingen, projecten, acties en OKR's binnen jouw cirkels zien? (lid)
Is het goed als ze alleen de details voor hun cirkels en rollen kunnen zien? (niet-actief)
Wat moet jouw teamlid kunnen doen?
Moeten ze een cirkeloverleg kunnen bijwonen?
Moeten ze kunnen deelnemen aan het besluitvormingsproces binnen de cirkel?
Door deze vragen te beantwoorden, kun je het machtigingsniveau bepalen waarover een gebruiker op Holaspirit moet kunnen beschikken.
4 gebruikerniveaus
Via het tabblad Gebruikers in Beheer kun je vier soorten gebruikers in je organisatie uitnodigen, beheren en wijzigen:
Admins hebben toegang tot alle pagina's, kunnen nieuwe leden uitnodigen, de organisatie-instellingen wijzigen en factureringsinformatie bekijken of beheren.
Leden hebben toegang tot alle pagina's, maar kunnen geen leden uitnodigen of organisatie-instellingen wijzigen.
Niet-actieven zijn mensen binnen of buiten je organisatie die je uitnodigt om je governance te bekijken. Het gaat om een zeer begrensde rol, want niet-actieven kunnen alleen het tabblad Governance bekijken en de informatie bekijken over de rollen en cirkels waaraan ze zijn toegewezen. Het gaat om gratis gebruikers.
De Eigenaar heeft volledige controle over het account en kan het alleen aan een andere gebruiker overdragen. Degene die het account aanmaakt, wordt automatisch de Eigenaar.
Strategieën voor best practices ⭐
Holaspirit stelt je in staat de tool uit te rollen en je team geleidelijk in te werken, terwijl je het tempo van de invoering toch zelf kunt bepalen. Hieronder vind je een aantal strategieën om je team in te laten werken:
Nodig gebruikers uit met de testmodus ingeschakeld
Je hebt je organigram opgesteld en wilt graag leden aan de rollen toewijzen. Je bent er echter nog niet aan toe om als team in Holaspirit aan de slag te gaan en wilt nog geen uitnodigingen versturen.
Je hoeft slechts de testmodus activeren.
Nu kun je een gebruikersaccount aanmaken zonder uitnodigingen te versturen.
Alleen de admins op het platform zullen meldingen ontvangen.
Zodra je klaar bent, kun je de testmodus uitschakelen en alle uitnodigingen opnieuw versturen en de gebruiker vragen zich aan te melden.
Gebruikers uitnodigen als niet-actieve leden
Begin je met een proefteam?
Dit gebeurt heel vaak als je net met Holaspirit begint. Een team (5-6 mensen) is belast met het in kaart brengen van de rollen en cirkels binnen je organisatie.
Je kunt deze leden uitnodigen om zich aan te melden en de rest van je organisatie uitnodigen als niet-actieve leden.
Deze laatste verwerft alleen weergaverechten en kan je organigram bekijken en navigeren in de rollen en cirkels. Dit is heel doeltreffend om in het begin rolbewustzijn te creëren en gebruikers te helpen vertrouwd te raken met Holaspirit.
Zodra ze klaar zijn om met Holaspirit aan de slag te gaan, kun je hun bevoegdheid veranderen in Leden.
Ga naar Beheer
Klik in de zijbalk op Gebruikers beheren
Klik op de 3 stippen rechts van de niet-actieve gebruiker
Selecteer Lid bewerken
Wijs aan elke gebruiker de meest geschikte rol toe en verleen het meest aangepaste niveau van toegang en controle.
Verwante artikels