Ondanks de oneindige mogelijkheden kan vanaf nul beginnen overweldigend aanvoelen. Waar moet je starten? Wat wil je bereiken? Je organisatie in kaart brengen om relaties, rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken is een hele stap. In deze gids beschrijven we hoe je moet beginnen met het in kaart brengen van je organisatie, wat je moet documenteren en hoe je dit het beste aanpakt.
Ga naar:
Waarom mijn organisatie in kaart brengen?
Organisaties veranderen voortdurend. Mensen komen en gaan. Het werk past zich aan een veranderende markt aan. Wanneer er zoveel achter de schermen gebeurt, is het moeilijk om alles bij te houden:
Wie werkt momenteel met wie en waaraan?
Waar is er hulp nodig?
Wie heeft de bevoegdheid om welke beslissing te nemen?
Naar welk doel werkt onze organisatie precies toe?
Het in kaart brengen van je organisatie helpt je het huidige werk weer te geven, zorgt voor onderlinge afstemming binnen het team, helpt om het werk efficiënt te verdelen en geeft iedereen de vereiste informatie om te ontdekken hoe hij of zij het beste kan bijdragen.
Hoe is Holaspirit georganiseerd?
Je werkruimte is gebaseerd op cirkels (d.w.z. teams) en rollen (activiteiten). Het vormt het kloppende hart van het platform en biedt je een overzichtelijke manier om je organisatie op te delen in zelfgeorganiseerde items en te bepalen wat er bereikt moet worden rond doelen en verantwoordelijkheden.
Beginnen met in kaart brengen
Het is tijd om content toe te voegen aan je organigram. De bedoeling is om werk te bundelen in rollen die actief bijdragen aan het doel van je organisatie. Zorg ervoor dat je rollen beschrijft die de huidige realiteit weerspiegelen, niet een geïdealiseerde toekomst.
Stap 1 – Voer de naam van je organisatie in
Stap 2 – Bewerk je algemene cirkel
Door de ruimste cirkel in de organisatie te bewerken, kun je de eerste steen van je organisatie leggen. Je hoeft enkel lid te zijn van die cirkel om eraan te kunnen werken!
Stap 3 – Rollen vastleggen
Veel organisaties hebben hun organisatiestructuur in de een of andere vorm al gedocumenteerd (bijvoorbeeld in organigrammen, spreadsheets of een schets op PowerPoint). Als het document nog actueel is, neem dan dat als vertrekpunt. Als dit de eerste keer is dat je rollen en verantwoordelijkheden optekent, hoef je niet te wanhopen. Mogelijk vind je neergeschreven sporen van je structuur in andere documenten, zoals functiebeschrijvingen, personeelsadvertenties of e-mailhandtekeningen.
Begin met de naam. Probeer duidelijk te maken wat de rol tot stand brengt, zoals Webinar Master of Key Accounts Manager. Geef nu een korte beschrijving van het doel van de rol, als antwoord op de vraag "Waarom bestaat deze rol?". Zo kan het doel van de Key Accounts Manager zijn: “Onze belangrijke klanten een probleemloze ervaring en duurzaam succes bieden.”
Vaak krijgen we de vraag hoe gedetailleerd rollen en verantwoordelijkheden moeten worden beschreven. Als je het niet zeker weet, beperk je dan tot het minimum om ervoor te zorgen dat het team elkaar beter begrijpt. Je kunt altijd beginnen met een minimale beschrijving en die later uitbreiden als je schema zich verder ontwikkelt.
Pro tip: Gebruik rolsjablonen
Win tijd door een bibliotheek met rolsjablonen aan te leggen. Als je rollen hebt die deel uitmaken van verschillende teams, maak dan sjablonen aan die je in je organigram kunt importeren.
Stap 4 – Rollen groeperen in cirkels
Nu je de rollen in kaart hebt gebracht, is het tijd om structuur aan te brengen. Het groeperen van rollen helpt om de mensen die vaak samenwerken bijeen te brengen. Voor het groeperen van rollen volgen hier enkele ideeën: je kunt rollen groeperen in thema's of onderwerpen, per productcategorie, per geografisch gebied, enz.
Ongeacht hoe je in dit eerste ontwerp je rollen indeelt in groepen, je kunt ze in de toekomst altijd reorganiseren om de samenwerking te optimaliseren en beter te laten aansluiten bij de veranderende werkelijkheid.
👉 Eerst maak je de cirkel aan op dezelfde manier waarop je een rol aanmaakt. Daarna verplaats je de rollen erin.
Bij het in kaart brengen van je organisatie moet je misschien ook rollen en cirkels verwijderen. Zo doe je dit:
Je team uitnodigen
Het opstellen van een organigram hangt nauw samen met wie je erbij betrekt.
Wie moet al het werk doen? Welke mogelijkheden zijn er voor wie meehelpt bij het opstellen van je schema? We beschikken over een hele reeks methoden.
Het ene uiterste bestaat uit een volledig gecentraliseerd proces: één enkele persoon beschrijft elke rol en zijn verantwoordelijkheden en wijst vervolgens teamleden toe aan hun rol. Aan het andere uiterste ligt een volledig gedecentraliseerd proces: elk lid binnen de organisatie neemt deel door zijn of haar eigen rollen te creëren en te beschrijven.
Er zijn ook tussenopties. Een klein team van vrijwilligers kan het project bijvoorbeeld leiden of een vertegenwoordiger van elk team of elke afdeling kan de verantwoordelijkheid nemen voor het invullen van hun deel van het schema. Welke methode je ook kiest, later moet je je organigram met alle mensen delen om ze te helpen deze nieuwe transparantie te omarmen.
👉 Een gebruiker uitnodigen: betrek de mensen die in de functies gaan werken erbij. Zoek daarvoor naar Lid toevoegen in het onderdeel Gebruikers van het menu Beheer.
Wat als sommige gebruikers geen volledige toegang tot de tool nodig hebben? Bekijk eens de verschillende soorten leden (beheerder, gebruiker, niet-actief) en kies de juiste status, afhankelijk van je behoeften.
Moet je een grote hoeveelheid gebruikers importeren? Neem dan contact met ons op via [email protected].
Rollen toewijzen
Elke persoon in je organisatie kan verschillende rollen hebben. Rollen kunnen ook meer dan één rolbekleder tellen. Als beheerder kun je heel eenvoudig rollen toewijzen aan gebruikers.
Vergeet niet, nadat je mensen aan rollen hebt toegewezen, iedereen te vragen om te bevestigen dat hun rollen hun huidige werk goed weergeven en of ze weten hoe ze naar specifieke rollen of verantwoordelijkheden moeten zoeken.
Je organisatie op poten zetten
Transparantie en zelfmanagement gaan wel gepaard met een aantal regels. Neem eens een kijkje in je beheerderspaneel en regel een aantal belangrijke instellingen voor hoe je organisatie in elkaar zit.
Pro tip: Rollen en cirkels kunnen beschikken over aangepaste velden (competenties, compensatieniveaus,...). Deze informatie vind je met de zoekfunctie. Je kunt ze gebruiken om mensen te helpen gemakkelijk te vinden wat ze zoeken binnen je organisatie.
Video 🎬
Bekijk eens onderstaand filmpje over Holaspirit!