Alle organisaties hebben zo hun eigen methoden om tot beslissingen te komen. Ook vandaag nog is het soms lastig om traditionele, hiërarchische structuren achter zich te laten om de communicatie en samenwerking in het besluitvormingsproces te verbeteren.
Holaspirit helpt organisaties zich van deze beknellende gewoontes te bevrijden door in het besluitvormingsproces voorrang te geven aan samenwerking en toestemming.
Ga naar:
Hoe een voorstel aanmaken en indienen?
Als cirkellid kun je wijzigingen (voorstellen) indienen die relevant lijken zodat gelijktijdig veranderingen kunnen worden aangebracht die aansluiten bij de behoeften. Als je bijvoorbeeld de rol zoekt die belast is met budgetten en je vindt er geen, dan is de kans groot dat je eigenlijk een rol daarvoor verantwoordelijk moet maken en een governancevoorstel moet indienen.
Hoe je voorstellen kunt aanmaken, indienen en opvolgen, lees je in dit artikel.
Waar kan ik een open voorstel vinden?
Iemand uit jouw team heeft misschien een voorstel ingediend en wacht op jouw reactie, feedback en stem over zijn/haar voorstel.
Als een cirkellid een nieuw voorstel heeft gedaan, ontvang je een e-mail zodat je kunt reageren. (Merk op dat je ook Slack mag gebruiken voor deze voorstellen)
Bovendien ontvang je een bericht. Door op de link te klikken, open je de voorstelpagina.
In het andere geval open je Voorstellen in de navigatiebalk. Als je op het label Ingediende voorstellen klikt, zie je alle open voorstellen voor cirkels waarvan je lid bent:
Als er in jouw cirkel voorstellen in behandeling zijn, wordt de informatie ook weergegeven op de pagina Cirkel of Rol. Klik gewoon op de link om het voorstel te bekijken.
Stemmen over voorstellen
Als een cirkellid buiten een overleg om (asynchroon) een nieuw voorstel heeft ingediend, wordt elk cirkellid uitgenodigd te stemmen om de wijzigingen al dan niet toe te passen.
Als je de wijziging niet schadelijk acht voor de organisatie en haar doel, keur dan de wijziging goed. Als je een risico bespeurt, wijs het voorstel dan af in zijn huidige vorm.
De procedure berust op besluitvorming op basis van toestemming en verloopt als volgt:
Het voorstel wordt gedurende een bepaald aantal dagen geopend voordat het automatisch goedgekeurd wordt (als niemand in de kring bezwaar maakt tegen de wijziging).
Ontvangt een voorstel ten minste één bezwaar, dan wordt het niet goedgekeurd en ook niet in de organisatie toegepast. De indiener kan het voorstel aanpassen en opnieuw indienen tot het voor iedereen werkbaar is.
Is er geen bezwaar (iedereen stemt toe), dan wordt de wijziging automatisch toegepast.
Als één of meer leden van de cirkel niet gestemd hebben, uit vrije keuze of omdat ze te laat waren, beslist de meerderheid over het eindbesluit.
Zo breng je jouw stem uit:
Om het voorstel te aanvaarden, klik je op Goedkeuren en nog eens om te bevestigen
Om het voorstel af te wijzen (als je vindt dat het schadelijk kan zijn voor je organisatie):
Klik op Afwijzen
Vermeld de reden voor je bezwaar (facultatief). Je reactie wordt gepubliceerd in de tijdlijn van het voorstel.
Klik op Afwijzen om te bevestigen
Om tot een juiste beslissing te komen, kunnen alle cirkelleden bij het voorstel opmerkingen plaatsen en om toelichting vragen in het onderdeel Activiteit.
Na de stemming wordt het lid dat het voorstel indiende op de hoogte gebracht van jouw stem.
Opmerking: Na een bepaalde termijn (die afhangt van de instellingen in Beheer) wordt het voorstel automatisch toegepast als niemand het voorstel afwijst. De resterende tijd om te stemmen staat vermeld in het voorstel. Zorg ervoor dat je die termijn niet overschrijdt, anders kun je niet meer meebeslissen en wordt de wijziging van kracht.
Groepsbesluitvorming tijdens een overleg
Elke persoon kan een voorstel doen tijdens een overleg. Via een integratief besluitvormingsproces bekijken we of het voorstel een stap vooruit betekent voor de organisatie. We zorgen ervoor dat het geen achteruitgang voor ons betekent en niet schadelijk is. Iedereen heeft een stem en kan een bezwaar tegen het voorstel naar voren brengen. Het voorstel wordt een besluit als het voor iedereen werkbaar is.
Zodra je op Importeren klikt, kun je het voorstel dat je hebt voorbereid importeren. Merk op dat je ook open voorstellen kunt importeren.
De secretaris van het overleg kan ook open voorstellen importeren en het besluit vastleggen.
