Les rôles et les cercles sont dynamiques : ils sont susceptibles d'évoluer au fil du temps pour s'adapter aux besoins en constante évolution de l'organisation et de ses membres.
Modifier un rôle ou un cercle depuis l'app Gouvernance
👤 Vous devez être un membre structurel du cercle dont fait partie le rôle que vous souhaitez modifier.
👤 Vous devez être un membre structurel du cercle parent pour en modifier ses sous-cercles.
Pour modifier un rôle ou un cercle, accédez à l'app Gouvernance :
Rendez-vous sur la page du rôle ou du cercle
Cliquez sur Modifier le rôle ou Modifier le cercle
Effectuez les modifications que vous jugez nécessaires
Cliquez sur Ajouter une raison si vous souhaitez expliquer pourquoi vous modifiez le rôle ou le cercle (optionnel)
L'étape suivante de la création de votre rôle ou cercle dépend des paramètres de gouvernance définis pour votre organisation ou votre cercle.
👉 Si votre organisation est configurée en mode de décision ouvert (défini par défaut lors de sa création), cela signifie que tout membre du cercle peut modifier un rôle ou un cercle sans avoir besoin du consentement des autres membres du cercle. Cliquez sur Valider en bas de page et votre rôle ou cercle sera créé en temps réel et visible dans votre organigramme.
👉 Si votre organisation est configurée en mode de décision par consentement, vous devrez soumettre votre évolution sous forme de proposition aux autres membres du cercle pour qu'ils l'examinent et votent avant sa mise en place.
À partir de là, vous avez trois options :
Soumettre : votre proposition est immédiatement envoyée aux autres membres du cercle pour qu'ils la valident ou la rejettent. S'il n'y a pas d'objection pendant la période de validation, votre rôle ou cercle sera créé.
Sauvegarder en tant que proposition : enregistrez votre proposition dans l'app Propositions pour la revoir, la modifier et la soumettre lorsque vous estimez qu'elle est prête.
Ajouter une proposition : si votre évolution fait écho à une autre de vos propositions existantes, ajoutez-la simplement à cette proposition sauvegardée dans votre app Propositions.
Découvrez comment créer, soumettre et suivre une proposition dans cet article.
Modifier un rôle ou un cercle en réunion
👤 Vous devez être le secrétaire de la réunion pour capturer les résultats de la réunion.
👤 Le modèle de réunion utilisé pour la réunion doit contenir l'étape Agenda. Dans cette étape, l'option Gouvernance doit être cochée comme résultat à obtenir. Par défaut, et pour les praticiens d'Holacratie, les réunions de gouvernance sont le lieu idéal pour aborder ces sujets, car l'étape Agenda est déjà incluse.
Lorsque vous souhaitez modifier la structure de votre organisation en ajoutant un cercle ou un rôle, vous pouvez en discuter en réunion, de deux manières :
1. Si vous avez déjà créé votre proposition, vous pouvez l'importer à la réunion, peu importe si elle est sauvegardée dans l'app Propositions ou si vous l'avez déjà soumise de manière asynchrone à votre cercle.
2. Vous pouvez ajouter votre idée de modifier un rôle ou cercle en tant que point à l'ordre du jour et créer l'évolution au fur et à mesure de la réunion, avec votre cercle. En tant que secrétaire de réunion :
Cliquez sur Ajouter un résultat
Sélectionnez Rôle ou Cercle
Cliquez sur Modifier un rôle ou Modifier un cercle
Sélectionnez le rôle que vous souhaitez modifier dans la liste déroulante
Modifier les informations sur le rôle ou le cercle
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer
Vous pourrez discuter de la proposition avec les participants de la réunion pour décider ensemble de la valider ou de la rejeter. Si tout le monde y consent, l'évolution sera validée par le secrétaire et sera mise en place dès la clôture de la réunion.
Appliquer un rôle modèle à un rôle existant
Au fur et à mesure que votre organisation évolue, vos rôles aussi se transforment. Au fil du temps, il se peut que certains rôles soient ajoutés de manière récurrente dans l'organisation.
C'est pourquoi Holaspirit vous permet d'appliquer des rôles modèles aux rôles existants afin de gagner du temps lors de la (re)structuration de votre organisation.
👤 Vous devez être membre du cercle dont le rôle fait partie.
👤 Le rôle modèle que vous souhaitez appliquer au rôle doit déjà être créé dans les paramètres d'Administration. Si ce n'est pas le cas, demandez à un administrateur d'en créer un.
⚠️ Important : En appliquant un rôle modèle à un rôle existant, son nom, sa raison d'être, ses domaines et ses redevabilités seront définitivement remplacés par ceux du modèle. Si ce modèle est verrouillé, il sera possible d'ajouter des redevabilités et des domaines supplémentaires.
Pour appliquer un rôle modèle à un rôle existant :
Aller sur la page du rôle
Cliquez sur les trois points en haut à droite
Sélectionnez Appliquer un rôle modèle
Sélectionnez le rôle modèle dans la liste déroulante
Si votre organisation est configurée en mode de décision ouvert, cliquez sur Valider en bas de page pour appliquer l'évolution
Si votre organisation est configurée en mode de décision par consentement, cliquez sur Soumettre pour envoyer votre proposition aux membres de votre cercle ou sur Enregistrer en tant que proposition dans votre app Propositions pour l'examiner et la soumettre ultérieurement.
Le rôle et son modèle sont synchronisés :
👉 Si le modèle est modifié, le rôle le sera également.
👉 Si le modèle est verrouillé, il sera uniquement possible d'ajouter des redevabilités et des domaines supplémentaires à son contenu de base.
👉 Si le modèle de rôle n'est pas verrouillé, il sera possible de modifier le contenu de base du rôle. Ils seront alors désynchronisés. Vous en serez informé lors de l'édition.
