Les rôles et les cercles de votre organisation sont la base de sa structure.
Un Rôle décrit votre ou une de vos activités. A la différence des organisations traditionnelles où vous avez une fiche de poste restrictive, sur Holaspirit vous êtes assigné, le plus souvent, à plusieurs rôles au sein d'une organisation.
Un Cercle représente une équipe. Un cercle rassemble différents rôles assignés aux membre de votre organisation ayant une raison d'être commune. Un cercle peut contenir des sous-cercles qui peuvent eux même contenir des sous-cercles. Vous pouvez également faire partie de plusieurs cercles à la fois.
Il y a plusieurs façons d'ajouter un rôle ou un cercle sur Holaspirit :
En asynchrone, depuis la page Gouvernance
Ajouter un rôle ou un cercle depuis le module Gouvernance
Pré-requis : Etre membre du cercle dans lequel vous souhaitez ajouter un rôle, soit en tant que membre soit en tant que membre sans rôle. |
Pour créer un rôle ou un cercle :
Depuis la sections Rôles du module Gouvernance
Depuis la page du cercle
Sélectionnez Ajouter, puis Ajouter un rôle ou Ajouter un cercle
Pour la création d'un rôle sélectionnez une des options proposées :
Créer un rôle à partir de zéro
Copier à partir d'un rôle existant
Importer un rôle modèle (voir Rôles modèles)
Inviter un rôle à participer dans un autre cercle (voir Rôle Transversal)
Pour la création d'un cercle sélectionnez une des options proposées :
Créer un cercle à partir de zéro
Sélectionnez le Cercle Parent dans lequel le rôle/cercle sera créé
Renseignez le Nom, la Raison d'Être, les Domaines et les Redevabilités de votre rôle/cercle
Sélectionnez le Cercle Parent dans lequel le rôle ou cercle sera créé
Remplissez le Nom, la Raison d'Être, les Domaines et les Redevabilités de votre rôle ou cercle
Si vous souhaitez expliquer la création de votre rôle ou cercle, cliquez sur Ajouter une raison.
L'étape suivante de la création de votre rôle ou cercle dépend des paramètres de gouvernance définis pour votre organisation.
👉 Si votre organisation est configurée en mode de décision ouvert (défini par défaut lors de sa création), cela signifie que tout membre du cercle peut créer un rôle ou un cercle sans avoir besoin du consentement des autres membres du cercle. Cliquez sur Valider en bas de page et votre rôle ou cercle sera créé en temps réel et visible dans votre organigramme.
👉 Si votre organisation est configurée en mode de décision par consentement, vous devrez soumettre votre évolution sous forme de proposition aux autres membres du cercle pour qu'ils l'examinent et votent avant sa mise en place.
A partir de là, vous avez trois options :
Soumettre : votre proposition est immédiatement envoyée aux autres membres du cercle pour qu'ils la valident ou la rejettent. S'il n'y a pas d'objection pendant la période de validation, votre rôle ou cercle sera créé.
Enregistrer en tant que proposition : enregistrez une ébauche de votre proposition dans le module Propositions pour la réviser, la modifier et la soumettre lorsque vous êtes prêt.
Ajouter une proposition : si votre évolution fait écho à une autre de vos propositions existantes, ajoutez-la simplement à cette proposition enregistrée dans votre module Propositions.
Plus d'information sur comment créer, soumettre et suivre une proposition ici.
Ajouter un rôle ou un cercle pendant une réunion
Pré-requis :
|
Lorsque vous souhaitez modifier la structure de votre organisation en ajoutant un cercle ou un rôle, vous pouvez en discuter en réunion, de deux manières :
1. Si vous avez déjà créé votre proposition, vous pouvez l'importer dans la réunion, peu importe si elle est enregistrée dans le module Propositions ou si vous l'avez déjà soumise de manière asynchrone.
2. Vous pouvez ajouter votre idée de création de rôle ou cercle en tant que point à l'ordre du jour et créer l'évolution au fur et à mesure de la réunion, avec votre cercle. En tant que secrétaire de réunion :
Cliquez sur Ajouter un résultat
Sélectionnez Rôle ou Cercle
Cliquez sur Ajouter un rôle ou Ajouter un cercle
Renseignez les information de votre rôle ou cercle
Cliquez sur Enregistrer, puis Valider
Vous pourrez discuter de la proposition avec les participants de la réunion pour décider ensemble de la valider ou de la rejeter. Si tout le monde y consent, l'évolution sera validée par le secrétaire et sera mise en place dès la clôture de la réunion.
Voir aussi
Comment modifier un rôle ou un cercle ?
Comment supprimer un rôle ou un cercle ?
Qu'est-ce qu'une réunion de gouvernance?
Que sont les modes de gouvernance ?