Dans une organisation agile ou auto-gérée, il est possible de décider de l'attribution par élection d'un membre à un rôle pour une durée déterminée.
⚠️ Il vous faut d'abord définir quels rôles seront des rôles-élus, soit au niveau des paramètres généraux de l'organisation, soit au niveau des paramètres de cercle.
Élection dans une réunion
Vous pouvez procéder à une élection lors d'une réunion du cercle dont fait partie le rôle-élu (généralement lors des réunions de gouvernance).
👥 Pour participer à une réunion et ainsi pouvoir voter, il vous faut être membre du cercle pour lequel elle se tient.
Le secrétaire de réunion sera chargé de suivre le processus d'élection sur la Holaspirit et de comptabiliser les votes afin de valider l'élection.
L'élection est traitée comme un point de l'ordre du jour, le modèle de réunion doit donc contenir l'étape Agenda pour permettre le vote.
Dans la réunion, en tant que secrétaire et une fois le point ajouté à l'ordre du jour :
Cliquez sur Ajouter un résultat
Sélectionnez Élection
Sélectionnez le rôle pour lequel l'élection est mise en place dans le menu déroulant
Pour élire un membre, cliquez sur Élire un membre et sélectionnez le membre choisi. Les nouveau membres nominés apparaissent en vert
Pour supprimer un membre, cliquez sur Retirer à côté de son nom. Les membres retirés apparaîtront en rouge. Cliquez sur Ré-élire pour ajouter à nouveau le membre
Cliquez sur Sélectionner une date de fin et choisissez la date de fin de mandat qui s'applique à tous les membres élus au rôle (optionnel)
Cliquez sur Enregistrer
Cliquez sur Valider pour confirmer le résultat de l'élection et clore le point
⭐ Astuce : Lors de l'élection de plusieurs membres, ajoutez un Périmètre pour spécifier leur fonction/champ d'action dans le rôle.
📌 Note : Vous pouvez élire les membres inactifs à ces rôles, cependant ils conserveront toujours un accès limité et ne pourront pas participer aux opérations et décisions du cercle.
Si un membre du cercle a déjà créé une proposition d'élection ou l'a déjà soumise de manière asynchrone aux autres membres du cercle, mais souhaite en discuter en réunion, il peut l'importer à la réunion pour en discuter avec l'équipe.
Une fois l'élection clôturée et le point validé par le secrétaire, le membre élu se verra attribuer le rôle en temps réel.
Élection via une proposition asynchrone
Le mode de décision par consentement doit être activé pour l'organisation ou le cercle concerné par l'élection du rôle.
Pour soumettre une proposition d'élection à votre cercle :
Rendez-vous sur la page du rôle-élu
Cliquez sur Élire un membre
Pour ajouter un membre, cliquez sur Élire un membre et sélectionnez le membre choisi. Les nouveau membres nominés apparaissent en vert.
Pour supprimer un membre, cliquez sur Retirer à côté de son nom. Le ou les membres retirés apparaîtront en rouge. Cliquez sur Ré-élire pour ajouter à nouveau le membre.
Cliquez sur Sélectionner une date de fin et choisissez la date de fin de mandat qui s'applique à tous les membres élus au rôle (optionnel)
À partir de là, vous pouvez :
Cliquer sur Soumettre et envoyer la proposition d'élection aux membres de votre cercle afin qu'ils votent pour la valider ou la rejeter. Vous trouverez votre proposition dans la section Propositions soumises de l'app Propositions.
Cliquer sur Sauvegarder en tant que proposition pour enregistrer votre proposition dans la section Mes propositions de l'app Propositions. À partir de là, vous pourrez la revoir, la modifier et la soumettre au moment qui vous semble opportun.
📌 Note : Vous pouvez élire les membres inactifs à ces rôles, cependant ils conserveront toujours un accès limité et ne pourront pas participer aux opérations et décisions du cercle.
Lorsque tous les membres du cercle ont voté ou que la date limite de vote est atteinte, le membre choisi se verra attribuer le rôle élu.