Un email d'invitation est envoyé lorsqu'un nouveau membre est ajouté à votre organisation. Cet email comprend un lien permettant au nouvel utilisateur de vérifier et de configurer son compte. Dans cet article, nous allons couvrir comment gérer et renvoyer l'email d'invitation aux nouveaux utilisateurs.
📌 Notes :
L'email d'invitation ne peut être renvoyé aux nouveaux utilisateurs que s'ils ne se sont pas encore connectés à leur compte Holaspirit.
Une invitation est valable pendant 6 mois. Après cela, le lien d'activation du compte n'est plus valable et une invitation doit être envoyée manuellement.
⚠️ Important : Si les emails sont désactivés pour votre organisation, l'invitation ne sera pas envoyée aux Utilisateurs et aux membres Inactifs. Elle ne sera envoyée qu'aux Administrateurs.
Gérer les invitations
👤 Seuls les Administrateurs peuvent gérer les invitations de membres.
📌 Note : Les membres apparaîtront comme invités seulement s'ils ne se sont jamais connectés à Holaspirit.
Tout ce qui concerne l'invitation des membres se trouve dans les paramètres de l'organisation. Vous pouvez facilement filtrer les membres invités pour avoir une vue d'ensemble claire :
Allez dans Administration et cliquez sur Gestion des membres
Cliquez sur l'icône à droite de la barre de recherche et filtrez le statut sur Invité(s).
Cliquez sur Rechercher pour filtrer
Vous pouvez facilement suivre l'envoi des invitations :
L'icône bleue signifie que l'invitation a été envoyée. En la survolant, vous pouvez voir la date et l'heure à laquelle la dernière invitation a été envoyée.
L'icône rouge signifie qu'aucune invitation n'a jamais été envoyée, probablement parce que les emails ont été désactivés pour votre organisation. Après avoir réactivé les emails, vous devrez réenvoyer manuellement l'invitation.
Si le membre ne se connecte pas après avoir reçu l'invitation, Holaspirit envoie automatiquement un email de relance 24 heures et 7 jours après l'ajout du membre à la plateforme.
📌 Note : Si une invitation est renvoyée manuellement par un Administrateur, les relances automatiques sont stoppées.
Le membre n'a pas reçu l'invitation ?
L'adresse email est peut-être incorrecte, pour la corriger, il suffit de modifier le membre.
Assurez-vous que les emails sont activés pour votre organisation.
Renvoyer les invitations
👉 Avant de renvoyer l'invitation aux membres, assurez-vous que les emails sont activés pour votre organisation !
Vous pouvez choisir de renvoyer l'invitation aux membres invités sélectionnés ou tous les membres invités en cliquant sur le bouton Renvoyer l'email d'invitation :
... ou la renvoyer à un membre individuellement en cliquant sur les trois points à côté de l'utilisateur et en sélectionnant Renvoyer l'email d'invitation.
⭐ Astuce : Consultez régulièrement les invitations pour identifier les utilisateurs qui n'ont pas encore activé leur compte !