Il existe de nombreuses possibilités de cartographier son organisation pour clarifier les relations, les rôles et les responsabilités. Pour éviter le syndrome de la page blanche, nous avons rassemblé dans cet article les étapes pour construire votre organigramme sur Holaspirit, ce qu'il faut documenter et dans quel ordre.

Les organisations changent constamment. Les équipes vont et viennent. Le travail s'adapte à un marché en mutation. Avec tant de choses qui se passent, il devient difficile de garder une trace de :

Cartographier l'organisation et faire évoluer cette représentation au fil du temps permet d’apporter une compréhension globale du fonctionnement d’une entreprise, d'aligner les équipes, aide à répartir efficacement le travail et donne à chacun les informations nécessaires pour trouver la meilleure façon de contribuer.

Votre organisation est basée sur des cercles (c'est-à-dire des équipes) et des rôles (activités). Il se trouve au cœur de la plateforme et vous offre un moyen organisé de décomposer votre organisation en éléments autoorganisés et de décrire ce qui doit être accompli autour d'une raison d'être et de responsabilités explicitent.

👉 En savoir plus sur la manière de structurer votre organisation avec des rôles.

Il est temps d'ajouter du contenu à votre organigramme. L'objectif est de regrouper le travail en rôles qui contribuent activement à la raison d'être de votre organisation. Veillez à décrire des rôles qui reflètent la réalité actuelle - et non un avenir idéalisé.

En modifiant le cercle le plus large de l'organisation, vous posez la première pierre de votre organisation et aligner les équipes sur votre raison d'être. Il vous suffit d'être membre de ce cercle pour pouvoir y travailler !

Beaucoup d'organisations possèdent déjà une certaine forme de structure organisationnelle documentée (par exemple , dans des graphiques, des feuilles de calcul ou un PowerPoint). Si le document est à jour, commencez par là. En revanche, si c'est la première fois que vous écrivez des rôles et des responsabilités, ne désespérez pas. Vous pourrez reconstituer des traces écrites de votre structure éparpillées dans d'autres documents tels que des descriptions de poste, des offres d'emploi ou des signatures de mails.
​

👉 Commencer à créer des rôles

Commencez par le nom. Il devrait être facile de comprendre ce que le rôle accomplit comme Réseau Sociaux ou Chargé de comptes clés. Puis, ajoutez la raison d'être du rôle en répondant à la question « Pourquoi ce rôle existe-t-il ? ». Par exemple, la raison d'être du Chargé de compte clés. pourrait être : "Offrir une expérience optimale et un succès continu à nos clients clés".
​

On nous demande souvent dans quel niveau de détails les rôles doivent être décrit.

Si vous n'êtes pas sûr, décrivez le rôle de façon simple pour assurer une compréhension mutuelle au sein de l'équipe . Vous pouvez toujours commencer par une description simple et élaborer plus tard au fur et à mesure que votre organigramme évolue.

⭐ Bonne pratique : utiliser des modèles de rôle
Gagnez du temps en créant une bibliothèque de modèles de rôle. Si vous avez des rôles qui feront partie de différentes équipes, créez des modèles à importer dans votre organigramme.

Maintenant que vous avez ajouté tous les rôles, il est temps d'y mettre de la structure. Regrouper les rôles aident à rassembler ceux qui travaillent fréquemment ensemble et les aider à synchroniser le travail pendant des réunions, des projets.

Vous pouvez regrouper les rôles par thèmes ou sujets, catégorie de produits, zones géographiques. Il vous suffit de créer un cercle et de déplacer les rôles dans le cercle.

👉 Comment déplacer un rôle

Quelle que soit la façon dont vous regroupez les rôles, vous pouvez toujours réorganiser à l'avenir pour mieux optimiser la collaboration et pour correspondre à la réalité en constante évolution de la façon dont vous travaillez réellement ensemble.

Le processus de création de votre organigramme est étroitement lié aux personnes que vous impliquez.

À qui revient la charge de travailler sur le design de l'organigramme ? Qui doit y participer ? Ils existent plusieurs méthodes.

Certains mettent en place un processus entièrement centralisé : une seule personne décrit chaque rôle et ses responsabilités, puis affecte les membres de l'équipe à leurs rôles. À l'autre extrême se trouve un processus complètement décentralisé : chaque membre de l'organisation participe en créant et en décrivant ses propres rôles.

Il existe également des options intermédiaires. Par exemple, une petite équipe de bénévoles peut diriger le projet, ou un représentant de chaque équipe ou service peut prendre la responsabilité de remplir sa propre section de l'organigramme. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous pouvez inviter des utilisateurs à rejoindre Holaspirit.

👉 Inviter les utilisateurs

Que se passe-t-il si certains utilisateurs n'ont pas besoin d'avoir un accès illimité à l'outil ? Découvrez les différents types d'utilisateurs (administrateurs, membres, inactifs) et choisissez le bon en fonction de vos besoins.

Si vous avez besoin d'importer une liste d'utilisateurs ? Contactez-nous à [email protected].

Chaque personne de votre organisation peut occuper plusieurs rôles. Les rôles peuvent aussi avoir plusieurs membres. En tant qu'administrateur, vous pouvez simplement attribuer les rôles aux utilisateurs.

Après avoir attribué des rôles aux membres de votre organisation, demandez à chacun de vérifier que leurs rôles représentent bien le travail qu'ils accomplissent au quotidien.

La transparence et l'autogestion s'accompagnent d'un ensemble de règles. Configurez certains paramètres importants sur la structure de votre organisation depuis le panneau de configuration :

👉 Configurer les paramètres de mon cercle

⭐ Bonne pratique : les rôles et les cercles peuvent avoir des champs personnalisés (compétences, niveaux de rémunération...). Ces informations remontent dans la recherche. Vous pouvez les utiliser pour aider les personnes de votre organisation à trouver facilement qui fait quoi.

Vous pouvez également consulter notre vidéo démo sur les premières étapes de la création d'une organisation. Au programme :