👉 Deze extensie is een optie die je kunt toevoegen aan je abonnement. Meer lezen! |
In een wendbare organisatie vervullen mensen meestal een of meer rollen gedurende een bepaalde tijd alvorens nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen. Elk individu deelt de tijd en opdrachten naar eigen inzicht in, waardoor het moeilijk is de middelen en energie in te schatten die daadwerkelijk aan elke rol van de organisatie worden besteed.
Zo kan iemand aan 4 rollen in de organisatie toegewezen zijn en 80% van de tijd besteden aan de verantwoordelijkheden van een bepaalde rol. Op die manier kunnen 10 mensen die aan een rol toegewezen zijn slechts de helft van een voltijds equivalent (VTE) vertegenwoordigen, als ze maar heel weinig tijd aan die rol spenderen.
De extensie Tijd besteed aan rollen biedt je een beter zicht op de middelen en activiteiten die aan elke rol binnen de organisatie toegewezen zijn.
Met Tijd besteed aan rollen is het volgende mogelijk:
Gebruikers kunnen invoeren hoeveel tijd ze bij benadering aan elk van hun rollen besteden.
Leden van de organisatie kunnen informatie krijgen over het aantal Voltijds Equivalenten (VTE) dat bij elke rol van de cirkel betrokken is.
De rol die de leiding heeft over de opdracht binnen de cirkel kan de rol promoten op een marktplaats om andere gebruikers uit te nodigen haar te vervullen.
Beheerders kunnen deze gegevens exporteren in Excel.
Tijd die aan elke rol besteed wordt invoeren
Elke gebruiker kan de geschatte tijd invoeren die hij/zij aan de rollen besteedt. De tijd wordt ingevoerd als een voltijds of deeltijds percentage en uitgedrukt in het aantal gewerkte dagen per maand.
Klik op het Profielpictogram.
Klik op Tijd besteed in rollen.
Schuif voor elke rol de percentageknop tot de gewenste waarde (%).
Het veld "Overig(e)" wordt dienovereenkomstig aangepast, zodat je uitkomt op een totaal van 100%. Dit staat voor de tijd die gebruikers besteden aan andere activiteiten buiten hun rol.
Gebruikers moeten de tijd die ze aan hun rol besteden regelmatig evalueren en bijwerken om de betrouwbaarheid van de in hun organisatie vermelde voltijdequivalenten te garanderen.
De tijd in % wordt omgezet in VTE en weergegeven op de pagina van de bijbehorende rollen en cirkels.
Opmerkingen
Als een gebruiker voltijds werkt en 20% besteedt aan een rol, registreert Holaspirit 20% x 1 = 0.2 VTE op de rolpagina. Als een gebruiker deeltijds werkt (8 dagen per maand) en 20% besteedt aan een rol, registreert Holaspirit 20% x 8 / 18,5 = 0,086 VTE op de rolpagina. Holaspirit beschouwt 18,5 dagen als een maand.
Een formulier met meer dan 100% kan niet worden gevalideerd. In andere gevallen wordt het veld "Overig(e)" dienovereenkomstig aangepast.
De datum van de laatste bijwerking wordt getoond.
Als een gebruiker ontslag neemt uit zijn/haar rol of als zijn/haar rol verwijderd wordt, wordt het veld "Overig(e)" dienovereenkomstig aangepast.
Na het activeren van de app en voor alle leden die de nodige informatie hebben ingevoerd, wordt de aan de rollen gespendeerde tijd getoond door op hun ledenprofiel te klikken in de module Leden:
Weergave van VTE's op de pagina Rollen en Cirkels
Het aantal VTE's is voor alle leden van de organisatie op verschillende pagina's beschikbaar:
Het aantal VTE's van een rol is zichtbaar op het zijpaneel van de rol.
Het aantal VTE's van een cirkel is zichtbaar op het zijpaneel van de cirkel. Het is gelijk aan de som van de VTE's van de rollen in de cirkel (exclusief sub-cirkels).
Opmerking
Holaspirit toont het aantal VTE's en geeft aan hoeveel gebruikers de tijd die ze aan de rol besteden hebben ingevuld, en vertelt ook of de informatie onvolledig is. Zo kun je zien of 4 van de 6 rolbekleders hun tijd hebben opgegeven.
Aanwerving van rollen promoten op de marktplaats
Met deze extensie krijgt de cirkel een beter zicht op het aantal ETP's dat in elke rol van de organisatie werkt. Zo hebben de rollen die belast zijn met het toewijzen van leden aan rollen meer zicht op de middelen van elke rol en kunnen ze leden beter aan rollen toewijzen.
Een optie biedt de rol die belast is met toewijzingen in de cirkel ook de mogelijkheid de rol op een marktplaats te promoten en leden in de organisatie uit te nodigen de rol te vervullen.
Als er plaatselijk geen rol die belast is met toewijzingen is vastgelegd, kunnen alle leden van de cirkel de rol op de markt promoten.
Klik op de 3 stippen op de rolkaart waarvoor mensen worden gezocht of die je zou willen promoten.
Klik op Leden aanwerven. De rol wordt gepromoot in het onderdeel Rollen aanwerven.
Het tabblad Aanwervende rollen in het onderdeel Rol in het menu links laat je alle rollen zien die om meer mensen vragen.
Gebruikers krijgen de mogelijkheid meteen de rol te bekleden of ervoor te solliciteren, afhankelijk van de governance-instellingen in je organisatie.
Gegevens exporteren
Met de extensie Tijd besteed aan rollen kunnen beheerders een lijst exporteren van de rollen en hun bijbehorende VTE's.
Raadpleeg dit artikel om te zien hoe je de gegevens van je organisatie kunt exporteren.