Die Umsetzung von organisationsweiten Veränderungen - insbesondere bei großen Teams - ist eine gewaltige Aufgabe, die mit Bedacht angegangen werden muss.
Ihr Team für die Verwendung eines neuen Tools zu gewinnen, ist nicht anders als die Anpassung an Selbstmanagementmodelle und kann ein schwieriger Prozess sein.
Glücklicherweise gibt es eine Reihe von Strategien, die Sie anwenden können, um die Benutzer schrittweise einzubinden und Holaspirit erfolgreich zu implementieren.
Administrator, Mitglied & inaktiv
Unabhängig davon, ob Sie gerade erst mit Selbstverwaltungsmodellen beginnen oder diese bereits implementieren, haben Sie sich wahrscheinlich gefragt, was die beste Strategie ist, um mit der Teamarbeit in Holaspirit zu beginnen.
Um einen nahtlosen Prozess sowohl für Sie als auch für Ihre Kolleginnen und Kollegen in der Organisation zu schaffen, gibt es einige Fragen, über die Sie nachdenken sollten.
Was müssen Ihre Teammitglieder sehen?
Müssen sie alle Entscheidungen, Projekte, Aktionen und OKRs Ihrer Kreise sehen? (Mitglied)Ist es in Ordnung, wenn sie nur die Details für ihre Kreise und Rollen sehen können? (inaktiv)
Was sollten Ihre Teammitglieder tun können?
Wird von ihnen erwartet, dass sie an den Meetings des Kreises teilnehmen? (Mitglied)Sollen sie an den Entscheidungsprozessen des Kreises teilnehmen? (Mitglied)
Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen, den Grad der Berechtigungen zu bestimmen, die ein Benutzer auf Holaspirit benötigt.
Die 4 Benutzerebenen
Auf der Registerkarte Benutzer in der Verwaltung können Sie die vier Arten von Benutzern in Ihrer Organisation einladen, verwalten und ändern:
Administratoren können auf alle Seiten zugreifen, neue Mitglieder einladen, die Organisationseinstellungen ändern und Rechnungsdaten anzeigen oder verwalten.
Mitglieder können auf alle Seiten zugreifen, können aber keine Mitglieder einladen oder die Organisationseinstellungen ändern.
Inaktive sind Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation, die Sie zur Ansicht Ihrer Governance einladen. Als sehr eingeschränkte Rolle können Inaktive nur die Registerkarte Governance anzeigen und auf Informationen zu den Rollen und Kreisen zugreifen, denen sie zugeordnet sind. Sie sind gebührenfreie Benutzer.
Der Besitzer hat die volle Kontrolle über das Konto und kann es nur an einen anderen Benutzer übertragen. Die Person, die das Konto erstellt, wird automatisch zum Eigentümer.
Strategien für bewährte Praktiken
Holaspirit ermöglicht es Ihnen, die Software einzuführen und Ihr Team schrittweise einzubinden - ganz nach Ihrem eigenen Tempo der Implementierung. Im Folgenden finden Sie Strategien, um Ihr Team an Bord zu holen:
Benutzer mit aktiviertem Testmodus einladen
Sie haben Ihr Organigramm abgebildet und möchten den Mitgliedern Rollen zuweisen. Sie sind jedoch noch nicht bereit, als Team in Holaspirit zu arbeiten und möchten keine Einladung versenden.
Sie müssen nur den Testmodus aktivieren.
Sie können dann ein Benutzerkonto erstellen, ohne eine Einladung zu versenden. Nur die Administratoren der Plattform werden Benachrichtigungen erhalten.
Sobald Sie bereit sind, können Sie den Testmodus deaktivieren, alle Einladungen erneut versenden und die Benutzer auffordern, sich zu registrieren.
Benutzer als inaktive Mitglieder einladen
Sie beginnen mit einem Pilotteam?
Das ist sehr üblich, wenn man gerade mit Holaspirit anfängt. Es gibt ein Team (5-6 Personen), das für die Abbildung von Rollen und Kreisen in Ihrer Organisation zuständig ist.
Laden Sie dieses Team als Admin-Benutzer ein.
Laden Sie den Rest Ihrer Organisation als inaktive Benutzer ein.
Inaktive sind kostenfreie Benutzer, die die Organisation einsehen können, aber keine Rechte haben, mit den Aktivitäten und Rollen zu interagieren. Sie können Rollen/Kreisen zugewiesen werden, aber sie können nicht an Entscheidungen teilnehmen.
Inaktive Nutzer:
Können Rollen zugewiesen werden (außer Kernrollen)
Können nicht über die Governance-Vorschläge des Kreises abstimmen.
Können weder Dokumente hinzufügen, noch Kennzahlen, Checklisten, Projekte, Aktionen oder OKRs hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Sie können auch nicht für diese Elemente zugewiesen werden.
Können weder an Sitzungen teilnehmen noch die Sitzungsberichte einsehen.
Dies ist sehr effizient, um zu Beginn ein Rollenbewusstsein zu schaffen und den Anwendern zu helfen, sich mit Holaspirit vertraut zu machen und zu verstehen, "wer für was" in der Organisation zuständig ist.
3. Sobald sie bereit sind, mit Holaspirit zu arbeiten, können Sie ihre Berechtigung auf Mitglieder ändern.
Gehen Sie zur Verwaltung
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Benutzer verwalten
Klicken Sie auf die 3 Punkte auf der rechten Seite des inaktiven Benutzers
Wählen Sie Mitglied bearbeiten
Weisen Sie jedem Benutzer die am besten geeignete Rolle zu und geben Sie ihm die am besten geeignete Zugriffs- und Kontrollstufe, die er benötigt.