Mit all ihren unendlichen Möglichkeiten kann sich eine leere Arbeitsfläche überwältigend anfühlen. Wo soll man anfangen? Was wollen Sie erreichen? Die Abbildung Ihrer Organisation zur Klärung von Beziehungen, Rollen und Zuständigkeiten ist ein großer Schritt. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit der Abbildung Ihrer Organisation beginnen sollten, was zu dokumentieren ist und wie Sie dabei vorgehen.
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1. Warum die Organisation abbilden?
Organisationen sind ständig im Wandel. Einzelne Personen kommen und gehen. Die Arbeit passt sich an einen sich verändernden Markt an. Bei so vielen Entwicklungen ist es schwierig, den Überblick zu behalten:
Wer arbeitet derzeit mit wem und woran?
Wo wird Hilfe benötigt?
Wer hat die Befugnis, welche Entscheidung zu treffen?
Worauf genau arbeitet unsere Organisation hin?
Die Abbildung Ihrer Organisation hilft Ihnen dabei, die Realität der laufenden Arbeit darzustellen, die Teams aufeinander abzustimmen, die Arbeit effizient zu verteilen und jedem die Informationen zu geben, die er braucht, um herauszufinden, wie er am besten beitragen kann.
2. Wie ist Holaspirit organisiert?
Ihr Arbeitsbereich basiert auf Kreisen (d. h. Teams) und Rollen (Aktivitäten). Er ist das Herzstück der Plattform und bietet Ihnen eine organisierte Möglichkeit, Ihre Organisation in selbstorganisierte Elemente aufzugliedern und zu beschreiben, was im Rahmen klarer Ziele und Zuständigkeiten erreicht werden muss.
3. Mit der Abbildung beginnen
Es ist an der Zeit, Ihr Organigramm mit Inhalt zu füllen. Das Ziel ist es, die Arbeit in Rollen zu fassen, die aktiv zum Zweck Ihrer Organisation beitragen. Achten Sie darauf, Rollen zu beschreiben, die die aktuelle Realität widerspiegeln - nicht eine idealisierte Zukunft.
Schritt 1 – Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein
Schritt 2 – Bearbeiten Sie Ihren allgemeinen Kreis
Die Bearbeitung des breitesten Kreises in der Organisation ermöglicht es Ihnen, den ersten Stein Ihrer Organisation zu legen. Sie müssen nur ein Mitglied dieses Kreises sein, um daran arbeiten zu können!
Schritt 3 – Definieren Sie Rollen
In vielen Organisationen ist die Organisationsstruktur bereits in irgendeiner Form dokumentiert (z. B. in Diagrammen, Tabellenkalkulationen oder in PowerPoint). Wenn das Dokument auf dem neuesten Stand ist, können Sie damit beginnen. Wenn Sie hingegen zum ersten Mal Rollen und Zuständigkeiten aufschreiben, brauchen Sie nicht zu verzweifeln. Möglicherweise können Sie schriftliche Spuren Ihrer Struktur in anderen Dokumenten wie Stellenbeschreibungen, Stellenanzeigen oder E-Mail-Signaturen zusammenstellen.
Beginnen Sie mit dem Erstellen von Rollen.
Beginnen Sie mit dem Namen. Versuchen Sie deutlich zu machen, was die Rolle leistet, z. B. Webinar Master oder Key Accounts Manager. Geben Sie dann eine kurze Beschreibung des Zwecks der Rolle und beantworten Sie die Frage "Warum gibt es diese Rolle? Der Zweck des Key Accounts Manager könnte zum Beispiel lauten: "Für einen reibungslosen Ablauf und kontinuierlichen Erfolg unserer wichtigsten Kunden zu sorgen".
Wir werden oft gefragt, wie detailliert man bei der Beschreibung von Rollen und Zuständigkeiten vorgehen sollte. Wenn Sie unsicher sind, beschreiben Sie nur das Minimum, um ein gegenseitiges Verständnis im Team zu gewährleisten. Sie können immer mit einer minimalen Beschreibung beginnen und diese später ausarbeiten, wenn sich Ihre Abbildung weiterentwickelt.
Pro-Tipp: Verwenden Sie Rollenvorlagen
Sparen Sie Zeit, indem Sie eine Bibliothek mit Rollenvorlagen erstellen. Wenn Sie Rollen haben, die zu verschiedenen Teams gehören, erstellen Sie Vorlagen, die Sie in Ihr Diagramm importieren können.
Schritt 4 – Rollen in Kreise gruppieren
Nachdem Sie nun alle Rollen abgebildet haben, ist es an der Zeit, eine Struktur zu schaffen. Die Gruppierung von Rollen hilft dabei, diejenigen zusammenzubringen, die häufig zusammenarbeiten. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie die Rollen gruppieren können, hier einige Ideen: Sie können die Rollen z. B. nach Themen, Produktkategorien oder geografischen Gebieten gruppieren...
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Rollen in diesem ersten Entwurf in Gruppen einteilen, können Sie in Zukunft immer wieder umstrukturieren, um die Zusammenarbeit zu optimieren und der sich ständig ändernden Realität Ihrer tatsächlichen Zusammenarbeit gerecht zu werden.
Sie müssen zuerst den Kreis erstellen und dann die Rollen in den Kreis verschieben.
4. Laden Sie Ihr Team ein
Der Prozess der Erstellung Ihres Organigramms hängt eng damit zusammen, wen Sie einbeziehen.
Wer soll die gesamte Abbildung durchführen? Welche Möglichkeiten gibt es, wer an der Erstellung des Organigramms beteiligt ist? Wir haben unterschiedliche Methoden untersucht.
Das eine Extrem ist ein vollständig zentralisierter Prozess: Eine einzige Person beschreibt jede Rolle und ihre Zuständigkeiten und weist dann die Teammitglieder ihren Rollen zu. Das andere Extrem ist ein vollständig dezentralisierter Prozess: Jedes Mitglied der Organisation beteiligt sich, indem es seine eigenen Rollen erstellt und beschreibt.
Es gibt auch Zwischenlösungen. So könnte beispielsweise ein kleines Team von Freiwilligen das Projekt leiten, oder ein Vertreter aus jedem Team oder jeder Abteilung könnte die Verantwortung für das Ausfüllen seines eigenen Abschnitts der Karte übernehmen. Unabhängig von der Methode, mit der Sie die Abbildung beginnen, sollten Sie Ihr Organigramm später allen Mitarbeitern zugänglich machen, um ihnen zu helfen, diese neue Transparenz zu akzeptieren.
Laden Sie ein Mitglied ein – beziehen Sie die Personen ein, die in den Rollen arbeiten werden. Die Option "Mitglied hinzufügen" finden Sie unter dem Abschnitt "Benutzerverwaltung" im Menü "Verwaltung".
Was ist, wenn einige Nutzer keinen vollen Zugriff auf die Software benötigen? Informieren Sie sich über die verschiedenen Nutzertypen (Admins, Mitglieder, Inaktive) und wählen Sie je nach Ihren Bedürfnissen den richtigen aus.
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5. Rollen zuweisen
Jede Person in Ihrer Organisation kann mehrere Rollen innehaben. Rollen können auch mehrere Rolleninhaber haben. Als Administrator können Sie den Benutzern einfach Rollen zuweisen.
Nachdem Sie Personen Rollen zugewiesen haben, sollten Sie alle Personen bitten, zu überprüfen, ob ihre Rollen ihre laufende Arbeit umfassend repräsentieren und ob sie wissen, wie sie nach bestimmten Rollen oder Verantwortlichkeiten suchen können.
6. Richten Sie Ihre Organisation ein
Für Transparenz und Selbstverwaltung gibt es eine Reihe von Regeln. Schauen Sie in Ihren Administrationsbereich und nehmen Sie einige wichtige Einstellungen für die Struktur Ihrer Organisation vor.
Pro-Tipp: Rollen und Kreise können benutzerdefinierte Felder haben (Fähigkeiten, Vergütungsstufen...). Diese Informationen werden über die Suche angezeigt. Sie können sie verwenden, um Menschen zu helfen, das zu finden, was sie in Ihrer Organisation suchen.
Sehen Sie es im Video 🎬
In diesem Video lernen Sie:
Wie Sie die Einstellungen Ihrer Organisation ändern
Wie Sie einen Zweck zu Ihrer Organisation hinzufügen
Wie Sie neue Kreise und Rollen erstellen
Wie Sie Rollenvorlagen erstellen
Wie Sie die Regeln für Ihren Kreis definieren
Wie man neue Mitglieder hinzufügt